Aika alkaa olla kypsä sosiaalisen median palveluiden hyödyntämiselle liiketoiminnassa. Facebookin ja Twitterin kaltaisia palveluita on suunniteltu ja kehitetty moniin liiketoimintatarkoituksiin.

Tietoa halutaan “seurata” sen sijaan että sitä kaivettaisiin ja etsittäisiin eri portaaleista ja järjestelmistä. Kavereiden seuraamisen sijaan halutaan seurata asiakkaita, taloustietoja tai erilaisia prosesseja, kuten tilauksia, toimituksia tai tuotekehitystä. Perinteisen raportoinnin lisäksi halutaan saada reaaliaikaisia tietoja muutoksista ja poikkeavista tapahtumista.

Suurena kysymyksenä on kuitenkin, kuinka nämä uudenlaiset sovellukset integroidaan muihin järjestelmiin, esim. toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP), HR-järjestelmiin, tuotehallintajärjestelmiin tai tuotantojärjestelmiin? Järjestelmät saattavat olla ulkopuolisia SaaS-mallisia pilvipalveluita, ostettuja pakettisovelluksia tai itse rakennettuja “legacy”-järjestelmiä.

Kuinka sekä sosiaalisen median tapahtumat ja liiketoimintatapahtumat linkitetään yhteen? Kuinka tämä tehdään niin, että saadaan käyttäjät innostumaan ja todella hyödyntämään uusia mahdollisuuksia? Kuinka saavutetaan järjestelmäriippumattomuus, jotta esim. voidaan haluttaessa vaihtaa jokin komponentti toiseen, esim. vanha asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) uuteen SaaS-pohjaiseen ratkaisuun?

Integraatioratkaisut ovat usein pitäneet siiloajattelun paikallaan – dataa on kyllä siirrelty ja rikastettu – mutta erilaiset työnkulut eri sovellusten välillä ovat olleet harvinaisia. Yhä useammassa yrityksessä on käymässä juuri päinvastoin, uudet palvelut tuovat kukin omat prosessinsa ja työnkulkunsa olemassa olevien lisäksi. Työnkulkujen yhdistäminen saisi kuitenkin usein monia manuaalisia vaiheita liiketoimintaprosesseista pois.

Oheisessa YouTube-videossa on esitetty eräs tällainen käyttötapaus:
Salesforce.com:in uuden Chatter-ominaisuuden ja SAP:n laskun hyväksynnän integraatio. Tällainen integraatio pudottaa useita manuaalisia vaiheita työstä pois ja mahdollistaa tiedon nopean välittämisen kaikille osallisille.

Ongelmana yrityksissä on se, etteivät arkkitehtuurit kaikesta hypestä huolimatta oikeasti ole palvelu-orientoituneita, kaikki osat eivät kykene tuottamaan ja hyödyntämään Web Service -palveluita, vaan joukossa on vanhoja järjestelmiä, vanhoja versioita, pakettisovelluksia ja kotikutoisia ratkaisuita. Näiden yhdistämiseksi tarvittaisiin valtavasti työtä ja osaamista, jos rajapinnat tehtäisiin koodaamalla. Rajapintojen tapahtuma- ja virhekäsittely sekä lokiinkirjoitusrutiinit vielä tähän päälle…

Lähestymällä asiaa valmiiden adapterien avulla päästään koodauksesta kokonaan ja säästetään huomattavasti aikaa. Hyötynä on myös se, että liittymät on sertifioitu ja testattu ja ne saadaan tuen ja SLA-sopimusten piiriin, eivätkä muutokset integroiduissa järjestelmissä tuota työläitä uudelleen koodauksia.

Erillisten siilojen tiedot voidaan integroida entiseen tapaan ja käyttäjille saada reaaliaikaisestikin tieto muissa siiloissa tapahtuneista muutoksista, mutta oikeasti hyötyä tulee siitä, jos pystytään vähentämään työnkulkujen katkeaminen, oli kyseessä sitten hyväksymisketju tai kommentointi.

Ilman erilaisten työnkulkujen yhdistämistä vanhat keinot, kuten puhelin- ja sähköpostiyhteydenpito saattavat muodostaa suuren osan kokonaisprosessista; “Moi, kävin juuri SAPissa hyväksymässä tilauksen, voit nyt kirjata sen CRM:ään…”-tyylisistä yhteydenotoista ei päästä tällöin eroon.

Mikko Muurinen

Vaihtui vuosikymmen ja vuosi, kuten Hector jo niin monta vuosikymmentä sitten lauloi… Nähtäväksi jää, millaisen kuosin liiketoimintatiedon hyödyntäminen 2010-luvulla saa. Vaihtuuko esim. jokin perinteinen raportointitapa uuteen?

Vanhaan tuttuun tapaan tässäkin blogissa tehdään omia arvioita tulevan vuoden trendeistä. En nyt heittele kivoja ja uusia teknisiä trendejä, vaan pohdin sitä, mitkä hiljaiset signaalit viime vuosina ovat voimistuneet asiakkaidemme kehitysprojekteissa. Tässä siis ennusteita vuoden 2010 Business Intelligence -trendeistä:

Ulkoisen ja sisäisen tiedon kattava yhdistäminen
Yksi keskeinen, jo vahvistunut suuntaus on se, että pyritään yhdistämään sisäiseen tietoon mahdollisimman paljon tietoa ympäröivästä maailmasta. Omat talous-, projekti- ja asiakastiedot saavat tukea mm. yleisistä talousluvuista, kilpailijatiedosta, uutisista, wiki-tyyppisestä tiedosta ja analyytikkoarvioista.

Kun näitä tietoja yhdistellään, esim. karttakäyttöliittymälle, saadaan huomattavan paljon kattavampi kokonaiskuva oman yrityksen tilanteesta suhteessa markkinoihin ja kilpailijoihin. Jokapäiväistä päätöksentekoa voi tukea helposti saattamalla tällainen palvelu kaikkien tarvitsijoiden saataville.

Business Intelligencen hyödyntäminen uusilla osa-alueilla
Vuosien varrella olemme useasti törmänneet sellaisiin osa-alueisiin, joissa yrityksissä on yleisemminkin paljon kehitettävää raportointi- / liiketoimintatiedon hyödyntämisen mielessä… Alla muutamia niistä:

Asiakkaille tarjottava raportointi
Yrityksistä ulospäin lähtevä tieto on usein hyvin alkeellista tai puutteellista. Asiakaspalvelua ja asiakastyytyväisyyttäkin voitaisiin parantaa tarjoamalla parempaa laatua myös raportoinnissa.

Tällaisia asiakkaille tarjottavia lisäpalveluita voisivat olla esim. ajastetusti tai hälytysrajoihin perustuva asiakkaille lähetettävä henkilökohtainen raportointi (mm. kuukausiyhteenvedot jne.) tai asiakkalle tarjottava mahdollisuus päästä extranet-palvelun kautta pyörittelemään omia tietojaan.

HR-raportointi

HR:n tarpeet ovat jääneet usein talous- ja tuotantonäkökulmien alle niin toiminnanohjausjärjestelmien, kuin muidenkin järjestelmien raportoinnissa ja niiden tietojen hyödyntämisessä. Eri järjestelmistä löytyvää HR-tietoja voitaisiin hyödyntää huomattavasti enemmän esim. päivittäisjohtamisen tukena, työsuhteiden elinkaarten analysoinnissa ja osaamisen hallinnassa.

Henkilöstöhallinnossa pitäisi pystyä arvioimaan mahdollisimman hyvin tulevia tilanteita. Eteenpäin katsominen ja proaktiivinen toiminta kaipaisi esim. mahdollisuuksia mallintaa, simuloida ja ennustaa erilaisia skenarioita olemassa olevan tiedon pohjalta.

Tällä hetkellä monessa yrityksessä henkilöstöön liittyvien tietojen yhdistely on pitkälti käsityötä, eikä erilaisia esittämis- ja visualisointikeinoja käytetä ymmärrettävyyden parantamiseksi samalla tavalla kuin esim. johdon raportoinnissa.

Toiminnanohjausjärjestelmän tietojen raportointi

ERPeissä käyttämättä makaava tieto voisi olla erittäin tärkeä voimavara yrityksille. Toiminnanohjausjärjestelmiin on usein satsattu paljon rahaa ja resursseja, mutta raportointi on usein jäänyt vakioraporttien varaan.

Tietojen jakaminen ERP-järjestelmän käyttäjien ulkopuolelle saattaa olla mahdotonta tai vaatia ylimääräisiä työvaiheita. Tietojen yhdistäminen erp-järjestelmän ”tietosiiloista” sekä muista sisäisistä ja ulkoisista lähteistä on tehty hankalaksi. Tietojen esittäminen ja visualisointi sekä helppokäyttöisyys ei ole perinteisesti se asia, joista ERP-järjestelmiä kiitellään. Tämän lisäksi raporttien kehittämisen työmäärät voivat olla ERPien välinein melkoisia ja raportit vaikeasti toteutettavia.

Tämä vuosi on useimmissa yrityksessä liiketoimintatiedon kehittämisen aikaa. Miten pystytään ennakoimaan tapahtuvat muutokset niin taloudessa, henkilöstössä, asiakaskunnassa ja prosessien toimivuudessa? Miten varmistetaan, että päätöksen tukena oleva tieto on ajantasaista, ristiriidatonta ja luotettavaa? Miten saadaan lukuisista järjestelmistä, uutislähteistä, tiedostoista ja ulkoisista palveluista koottua kokonaiskuva liiketoiminnan sujumisesta? Uskoisin, että mm. tällaisten kysymysten parissa meilläkin riittää työsarkaa kuluvana vuonnakin.
Seuraavassa Linkkitiistai-kirjoituksessa poimin näitä pohdintoja täydentämään ja haastamaan muutamia muita näkemyksiä netistä…

Mitkä ovat teidän ennusteenne vuodelle 2010? Kommentteja?

Mikko Muurinen