Kirjoitussarja Business Intelligencen hyödyntämisvinkeistä jatkuu…

Vinkki 3: Älä tee vääriä johtopäätöksiä raportointitarpeiden kartoituksista

Miksi niin usein liiketoimintatiedon hallinnan hankkeiden lopputulokset ja ratkaisut eivät kartoituksista ja esivalmisteluista huolimatta saavuta täyttä käyttöpotentiaaliaan, eivätkä houkuta käyttäjiä niitä hyödyntämään?

Usein Business Intelligence -hankkeiden kartoitusvaiheessa kysellään käyttäjiltä heidän tarpeitaan ja odotuksiaan BI:n suhteen. Kysellään esim. mitä informaatiota tarvitaan, tai missä muodossa. Vastaukset ovat usein samankaltaisia. Käyttäjät kaipaavat joustavuutta ja vastauksia esille tuleviin “ac hoc” -kysymyksiin, sillä tarvittava tieto muuttuu jatkuvasti.

Vastaukset ovat usein melko ympäripyöreitä ja monitulkintaisia, sillä käyttäjät eivät välttämättä osaa muotoilla ja ilmaista tarpeitaan selkeästi.

IT tulkitsee nämä vastaukset usein väärin ja suunnittelee Business Intelligence -ratkaisun pohjautuen keskitettyyn tietovarastoon ja sen päällä käytettävään BI-työkaluun. Loppukäyttäjien vastaukset eivät kuitenkaan viitanneet työkaluihin tai tietovarastoon…

Muutaman asian ylimääräisellä tarkastelulla voidaan päästä käytännönläheisempiin vastauksiin ja oikeampaan tarpeiden täyttämiseen:

1. Millaiset ovat käyttäjien tietotekniset taidot?

Yleensä vain 10-15 prosenttia kaikista liiketoimintatiedon tarvitsijoista yrityksessä on tietotekniseltä osaamiseltaan sillä tasolla, että he pystyvät täyttämään tietotarpeensa käyttämällä erillistä BI-työkalua. Nyrkkisääntönä voisi pitää sitä, osaako käyttäjä esimerkiksi sujuvasti käyttää taulukkolaskentaohjelman kaavoja ja vaativampia toimintoja. Jos osaa, on BI-työkalun käyttö heille teknisesti mahdollista. Usein kuitenkin tällöinkin törmätään seuraavaan seikkaan:

2. Kuinka paljon käyttäjät voivat kuluttaa tiedon etsintään ja analysointiin?

Vain tietyillä käyttäjäryhmillä on mahdollista panostaa merkittäviä osia työajastaan tiedon etsintään ja analysointiin, useimmilla ei tällaista mahdollisuutta ole, vaan tieto pitäisi saada mahdollisimman nopeasti ja hyödynnettävässä muodossa. Analyytikoille tarkoitetut BI-työkalut ovat siis vain pienelle joukolle sopiva ratkaisu.

3. Minkä tyyppisiä kysymyksiä käyttäjät esittävät?

Eri tyyppisiin kysymyksiin löytyy vastaus eri tavoin. Kun kysytään, mikä jonkin tunnetun asian tilanne tällä hetkellä on, puhutaan usein raporteista, mittaristoista tai tuloskorteista. Sen sijaan jos tarvitaan tietoa, jota ei saada valmiina, mutta jonka tiedetään olevan olemassa, voidaan hyödyntää “ohjattua ad hoc”-, ad hoc- tai parametroitua raportointia.

Joskus ei tiedetä, mistä tieto löytyy. Kysymykset kuuluvat esim. “onko … olemassa?”, “mikä on …?”, “kuinka tehdään …?” Tämän tyyppisiä kysymyksiä hakukoneet kuten Google käsittelevät lukemattomia määriä päivässä, joten myös yritysmaailmassa lähestymistapa kysymyksiin voisi olla luontevimmin hakuteknologioihin perustuva.

Tiedon visualisointi puolestaan voi auttaa vastaamaan kysymyksiin poikkeavuuksista, trendeistä, riippuvuuksista tai eri asioiden välisistä suhteista. Ennakoivaa analytiikkaa ja mallintamista tarvitaan taas vastaamaan kysymyksiin tulevasta, erilaisista skenarioista ja riskeistä.

4. Kuinka paljon käyttäjät ovat liikkeellä (kuinka usein toimistolla)?

Sellaiset käyttäjät, jotka ovat merkittävän ajan työajastaan muualla kuin oman työpisteen äärellä, tarvitsevat monipuolisempia mahdollisuuksia päästä tietoon käsiksi. Tällaisten käyttäjien osalta puhutaan mm. mobiiliratkaisuista tai offline-analysoinnista.

5. Kuinka ajantasaista tiedon tulee olla?

Tiedon ajantasaisuuden tarve voi vaihdella käyttötarkoituksittain. Ajastettua tietojen päivittämistä voidaan käyttää silloin, kun tietojen ei tarvitse olla kuin tietyllä tarkkuustasolla ajantasaisia. “On demand”- tai tarvittaessa suoritettavat raportit tulevat kysymykseen silloin, kun tarvitaan tietää ajantasainen tieto operatiivisten järjestelmien tietokannoissa, esimerkiksi varastosaldo. Vain tietovarastoon pohjautuva arkkitehtuuri ei mahdollista tällaisten ad hoc -tarpeiden täyttämistä.

Todellinen reaaliaikaisuuden tarve tulee esille silloin, kun on tarve hallita ja seurata todellisia liiketoiminnan operatiivisia prosesseja. Informaatiota, ilmiöiden esiintymistiheyksiä ja poikkeamia saatetaan joskus haluta seurata niin reaaliaikaisesti, että tapahtumat eivät ole välttämättä ehtineet päivittyä mihinkään tietokantaan saatika tietovarastoon. Mikään käyttäjän toimia vaativa ratkaisu ei tässä yhteydessä toimi, sillä tällöin syntyy aina viivettä. Ratkaisuiden on oltava dynaamisesti tapahtumien perusteella päivittyviä.

Mitä muuta on huomioitava?

Ratkaisuja suunniteltaessa on tämän jälkeen otettava huomioon käyttäjien tarpeiden suhde erilaisiin tekijöihin.

Riippuen käytettävästä

a) päätelaitteesta (selain työasemassa, kännykässä tai kannettava tietokoneessa, sähköpostiohjelma, RSS-syötteenlukija jne.),
b) kyselymenetelmästä (hakulaatikko, lomake, OLAP- tai Ad Hoc -työkalu jne.),
c) esitysmuodosta (taulukko, kaavio, mittaristo, kartta jne.) ja
d) tulostusmuodosta (Excel, PDF, PowerPoint, XML, CSV jne.),

sekä näiden yhdistelmistä, ja yllämainituista käyttäjäryhmittäisistä ominaisuuksista, voidaan tehdä huomattavasti käytännönläheisempiä päätöksiä siitä, millaisilla ratkaisuilla erilaisten käyttäjäryhmien tarpeet voidaan täyttää.

Todennäköisesti yrityksissä tämän pohdinnan perusteella havaitaan, että parhaaseen tulokseen päästään, kun ei lähdetä yhdestä lukkoon lyödystä BI-työkalusta, vaan tarjotaan erilaista “ratkaisu-mixiä” erilaisille käyttäjille.

Ensi kerralla vinkkejä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemisesta.
 

Mikko Muurinen

Valtaosa yritysten toiminnoista on ollut huikean mylläyksen kohteena viimeisten vuosien ajan. Henkilöstöosastoja ei voi verrata muutaman vuoden takaiseen. Viestintäyksiköiden tehtävät ovat laajentuneet. Talousosastoilla ollaan aivan uudenlaisten haasteiden edessä. Kentällä vaatimukset ovat kasvaneet ja työn luonne muuttunut.

Organisaatioyksiköille on määritelty uusia tavoitteita, ulottuvuuksia, johtamismenetelmiä ja mittareita. Sama on tapahtunut yksittäisille työtehtäville ja toimenkuville.

Tämä trendi jatkuu varmasti myös jatkossa. Staattiseen yritysmaailmaan ei ole paluuta.

Keskeytä blogin lukeminen hetkeksi. Käy katsomassa nykyisestä BI- tai raportointijärjestelmästäsi, onko siinä otettu kaikki uudet kysymykset huomioon. Tee se nyt.

Siis heti.

Ok, pystytkö nyt kertomaan miten järjestelmissä otetaan muuttunut liiketoimintaympäristö huomioon? Lähestytäänkö järjestelmässä asioita työkalu- vai tuloslähtöisesti? Kuluuko asiantuntijoiden työaikaa vaikean systeemin selittämiseen? Tarkastellaanko yrityksen tilaa taustapeilistä?

Luulen, ettei suuressa osassa yrityksiä BI ole pysynyt vaatimusten mukana. Johtuisiko se väärästä ajattelumallista?

Olemassa olevia ajattelumalleja on vaikeaa kyseenalaistaa. Klaudios Ptolemaioksen maakeskeinen teoriakin vallitsi 1500 vuotta. Ihmiset uskoivat siihen, koska se toimi ainakin suurin piirtein, eikä juuri kenenkään intresseissä ollut teorian kyseenalaistaminen. Teoria murtui vasta 1600-luvun alussa Johannes Keplerin työn myötä.

Mitä uudet ajattelumallit voisivat olla Business Intelligencessä? Ehkä enemmän pitäisi viedä liiketoimintatiedon hyödyntämistä lähelle liiketoimintaa… Järjestelmien tulisi käyttäjilleen jotain eteenpäin kertomisen arvoista.

Operatiivista raportointia voi kohdentaa liiketoimintaprosesseissa todettuihin ongelmakohtiin ja tapahtumiin. Pelkkä raporttiportaaliin tai dashboardeihin tukeutuminen ei tyydytä kaikkia tarpeita. Kun esim. asiakaspalvelija saa rutiinista poikkeavan tapauksen, hänen päätöksentekoaan voidaan auttaa antamalla automaattisesti tietoa, kuinka muualla on vastaavissa tapauksissa menetelty.

Tietämystä ja toimintamalleja pitää pystyä tekemään päätöksentekoa varten jo ennakkoon. On erittäin tärkeää helpottaa mm. erilaisten skenarioiden vertailua. Sama asiakaspalvelija voisi saada huomattavaa apua siitä, jos hänellä olisi tilanteen ollessa päällä, käytössään tietoa, kuinka erilaisten päätöksen yksityiskohtien muutokset vaikuttavat lopputulokseen. Ennustemallit, simulointi ja analysointi tulisi tuoda helpossa ja kevyessä muodossa osaksi operatiivista toimintaa.

Mikään ajattelumallin muutos ei merkitse välttämättä suuria kustannuksia, päinvastoin, kustannustehokkuuden tulee olla tavoitteena ja asenteena.

Vaatikaa järjestelmätoimittajilta, meiltä ja muilta, enemmän. Vaatikaa että ratkaisut perustuvat omiin toimintamalleihinne. Nykytilanteessa kilpailuetua ei voi saavuttaa työkalulähtöisesti, samoin standardivälinein. Niillä voidaan pysyä vain pinnalla.

Onko sinun firmassasi kilpailuetu paremmassa jamassa kuin kolme vuotta sitten?

Kommentoi.

Mikko Muurinen

Tällä kertaa tarkastelemme operatiivista Business Intelligenceä sekä sitä, kuinka tavanomaisia BI:n hyötyjä voidaan laajentaa esim. nk. closed loop -ratkaisuilla tai yhdistämällä BI-ominaisuudet hakuteknologioiden kanssa.

James Taylor hahmottelee BeyeNETWORKin blogissa askelia, joita yritysten tulisi ottaa siirtyessään perinteisestä BI:stä kohti operatiivista business intelligenceä ja päätöksenteon tukijärjestelmiä. Neil Raden puolestaan pohtii tarkemmin syitä, miksi operatiivinen business intelligence on niin tärkeää. Usein BI-järjestelmät ovat suunniteltu informoimaan ihmisiä, ei auttamaan reagoinnissa. Enterprise Systemsin Linda Brigg kirjoittaa artikkelissaan kuinka business intelligence voi suoraan vaikuttaa tulokseen, kun se on yhä laajemman käyttäjäkunnan saatavilla.

• BeyeNETWORK: First Steps To and Beyond Operational Business Intelligence, James Taylor, 30.9.2008
• BeyeNETWORK: Why You Should Be Thinking About Operational BI, Neil Raden, 10.4.2009
• Enterprise Systems: Q&A;: Pushing BI Beyond Business Managers, Linda Briggs, 25.3.2009

BeyeNETWORKin blogissa Colin White kirjoittaa, että tehokas päätöksenteko vaatii muutakin kuin aina vain enemmän ja enemmän tietoa. Informaation pitää olla helposti kulutettavaa ja integroitu nk. closed-loop päätöksentekojärjestelmään. Jake Freivaldin kolumnissa ebizQ:ssa puhutaan siitä, kuinka suurin osa yrityksen tiedoista saataisiin tarvitsevien saataville. Yli 80 prosenttia tiedoista on strukturoimatonta, kuten dokumentteja, sähköposteja jne., eikä niitä voida saada helposti analyysien ja päätöksenteon tueksi, ellei tehokkaasti hyödynnetä esim. hakuteknologioita.

• BeyeNETWORK: Closed-Loop Business Intelligence: Reality or Simply Another Buzzword?, Colin White, 22.4.2009
• ebizQ: BI + Search: Opening Doors to Enterprise Data, Jake Freivald, 30.3.2009

Lopuksi vielä kaksi kirjoitusta tärkeistä Business Intelligence -hankkeen käynnistämisessä huomioitavista asioista. Doug Lautzenheiser kirjoittaa blogissaan mitkä asiat tulisi ottaa huomioon BI-tiimien, standardien ja infrastruktuurien suunnittelussa. Information Managementin artikkelissa käydään tarkasti läpi esimerkkejä siitä, kuinka hankkeiden alkuvaiheessa voidaan kaivaa oikeat business caset ja liiketoimintahyödyt tavoitteiksi.

• Business Intelligence Foundations, Doug Lautzenheiser, 26.3.2009
• Information Management: Show Me the Money: A DM/BI Business Value Primer, Bob Lambert & Tri Truong, 24.3.2009

Mikko Muurinen

Kurja sanoa, mutta Business Intelligence ja raportointijärjestelmät ovat omiaan juuri tällaisina aikoina. Kun tilanteet yrityksissä ja niiden ympäristössä muuttuvat nopeasti, on pystyttävä ajantasaisesti seuraamaan muutoksia, saamaan oikeaa tietoa ja toimimaan sen perusteella.

Kun pitää kiristää vyötä, parhaiten pärjäävät ne, jotka tietävät eniten asiakkaistaan, toimittajistaan ja voivat käyttää tietojaan kulujensa oikein kohdistettuun karsimiseen. Juuri nyt on viimeinen hetki alkaa optimoimaan resurssien tarvetta, tuotteiden valmistusta, toimittajaverkostoa ja logistiikkaa.

On annettava, ei vain analyytikoille, vaan jokaiselle työntekijälle, mahdollisuus nähdä, kuinka heidän toimensa vaikuttavat yrityksen tavoitteisiin pääsyssä. Jokapäiväisen päätöksenteon tuen parantaminen parantaa työntekijöiden motivaatiota ja tuottavuutta.

Sen lisäksi, että strateginen raportointi ja suortuskyvyn hallinta auttaa pidemmän aikavälin tavoitteiden saavuttamisessa, operatiivisella raportoinnilla ja mittareilla voidaan saada kustannuksia alas ja parannettua tehokkuutta ja kannattavuutta.

Raportointijärjestelmien visualisointi- ja paikkatietomahdollisuudet saattavat paljastaa esim. parantamista vaativia kohteita, kannattamattomia reittejä tai väärin sijoitettuja palveluja.

Tietovarastojen lisäksi on raportoinnin ja analysoinnin lähteiksi otettava kaikki mahdolliset tietolähteet, olivat ne sitten perinteisiä operatiivisia lähteitä, web service -rajapintojen päässä olevia markkinatietolähteitä tai strukturoimatonta tietoa. Vain tällöin voidaan hyödyntää kaikki se tieto mitä on kerätty.

BI voi paljastaa myös uusia tulonlähteitä, alikäytettyjä mahdollisuuksia, uusia asiakassegmenttejä tai kasvumahdollisuuksia. Ennustamis- ja simulointiominaisuudet tukevat näiden pohjalta esiin tulevissa päätöksentekotilanteissa.

Tavoitteena on saada kilpailuetua muihin toimijoihin nähden, tämän takia BI-ratkaisun on oltava reaaliaikaisempi, joustavampi ja suuremman osan tarvitsijoista käytössä kuin kilpailijoilla. Taantuman tai laman aikana tämä on entistä elintärkeämpää.

Mikko Muurinen

Tänä linkkitiistaina esitellään mielenkiintoinen, mutta myös aavistettavissa ollut tutkimustulos maailmalta.

Tutkimuslaitos Dynamic Markets teki kyselyn business intelligence -järjestelmien hyödyntämisestä suurten yritysten operatiivisessa toiminnassa USAssa ja Britanniassa.

Tutkimus osoittaa, että suurin osa otoksen yrityksistä ei saa kaikkea haluaamansa hyötyä irti investoinneistaan. 76 % johtajista joutuu tekemään päätöksiä puutteellisin tiedoin ja 63 % pitää raportteja vain referenssitietona. Yli 70 % haastatelluista ei saa ennakoivaa tietoa mahdollisista ongelmista. Myös hälytysten saapumiseen oltiin tyytymättömiä, 55 % sai hälytykset ongelmista liian myöhään ja epätarkkoina.

Tutkimus kartoitti myös operatiivisen BI:n etuja. Yli 90 % haastatelluista uskoi, että BI:n upottaminen jokapäiväisiin operatiivisiin prosesseihin toisi merkittävää etua.

Tutkimuksen kohdejoukosta

• 72% uskoi yrityksensä saavan parannettua prosessejaan
• 71% uskoi yrityksensä pystyvän parantamaan asiakaspalvelua
• 65% uskoi tuottojen ja kannattavuuden kasvavan
• 59% uskoi liiketoimintariskien pienentyvän
• 57% uskoi kilpailukykynsä kasvavan

Tarkempia tietoja tutkimuksesta: http://dssresources.com/news/2253.php

Mikko Muurinen

Business Intelligence on vaarallista. Eikö olekin parempi johtaa ihan mutu-pohjalta?

Ei kai niillä tiedoilla ole kuitenkaan mitään yhteyttä tosi-elämään? Vanhalla totutulla tavalla voi hyvin mennä, järjestelmistä ei ole ennenkään ollut kuin harmia… Se vähä mitä tarvitsee, hoituu hyvin Excelissäkin. Pitäisi muuttaa vielä johtamistapaa…

Jos nyt on pakko BI-hanke käynnistää, ei kuitenkaan kannata yhdistellä aiempia tietoja. Aikaisemmin turvassa eri siiloissa ollut tieto saattaa paljastaa jotain kiusallista.

Etelä-Afrikassakin kävivät kerran esittelemässä mahdolliselle asiakkaalle WebFOCUSin SAP-raportoinnin etuja ja saivat tehdä demon yrityksen tiedoista. Demon esittelemisen aika yrityksen BI-hankkeen johtoryhmälle tuli, ja edustajat esittelivät tekemiään raportteja. Aiemmin kahdessa eri SAP-modulissa ollut tieto kertoi että eräällä käyttäjätunnuksella oli kierretty yhtiön hankintasääntöjä ja pilkottu hankintoja pienempiin osiin, jotta omat valtuudet hankintojen tekemiseen riittäisivät. Huoneeseen levisi kiusallinen hiljaisuus. Selvisi, että kyseinen käyttäjätunnus kuului tilaisuuden puheenjohtajalle. Sillä kertaa kauppoja ei syntynyt.

No, jos yhdistelette tietoja, älkää ainakaan ruvetko raportoimaan mitään uutta. Erään ulkomaisen yhtiön kirjanpito-osastosta suurin osa sai lähtöpassit, kun laajentunut raportointi paljasti vuosien huolimattomuuden ja tehtävien laiminlyöntejä. Mitä ne kpi:t, mittarit ja tuloskortitkin ovat olevinaan?

Missään nimessä ei tule Business Intelligence -ratkaisuja saattaa kaikkien saataville. Mitä siitäkin nyt tulisi jos vallan olennaista osaa, tietoa, alettaisiin jakaa kaikille? Kyllä se on parempi, että muutama henkilö kammioissaan saa yrityksen tilannetta tutkailla. Heidän hommiinsahan se kuitenkin kuuluu tietää mitä tietoa tarvitaan. Eikös se ole liian vaikeaa, eikä niitä kuitenkaan käytettäisi…

Yhteistyömahdollisuudetkin pitää karsia minimiin, saavat vielä jotain ajatuksia avoimuuden lisäämisestä. Mitä jos joku vaikka tekee jotain mitä en ole suunnitellut?

Liika tieto on vain haitaksi, pitäisi riittää kun tekee vain mitä johto käskee. Kerran kuussa riittää sitten myös tiedon ajantasaisuudeksi, kenellä nyt olisi tarvetta sitä tarkempaan tietoon? Eihän päivän tarkkuudella kukaan kuitenkaan pysty reagoimaan. Ovathan pärjänneet tähänkin asti.

Vai miten se nyt oli?

Mikko Muurinen

Linkkitiistain tämänkertaisissa nostoissa esitellään Business Intelligence -ohjelmistojen hankintaa, operatiivisen Business Intelligence -hankkeen ensiaskelia sekä filosofisemmin BI-sovellusten ja “Excel-taulukko-viidakon” ideologisia periaatteita.

SearchDataManagement.com antaa 11 todella oivallista suositusta Business Intelligence -ohjelmiston hankintaa harkitseville. 8 harkittavan asian lisäksi Mark Whitehorn kirjoittaa 3 asiasta joiden ei tulisi ratkaista hankintaa.

• SearchDataManagement.com: Buying business intelligence software: Top 11 considerations, Mark Whitehorn, 19.3.2008

Beyen kolumnissa Claudia Imhoff antaa omat näkemyksensä siitä, mitä pitää ottaa huomioon operatiivista Business Intelligenceä suunniteltaessa. Jotta operatiivinen BI olisi tehokasta, se pitää sijoittaa juuri oikealla hetkellä niihin operatiivisiin menettelyihin ja prosesseihin, joissa operatiivisen henkilöstön päätöksentekoa voidaan tukea. Lauren McKay kirjoittaa destinationCRM.com:in artikkelissa TDWI:n, Forrester Researchin ja Dresner Advisory Services:in analyytikkojen paneelikeskustelusta Information Buildersin käyttäjäkonferenssissa kesäkuun alussa. Panelistit keskustelivat siitä, miten tärkeää on että Business Intelligence tulee yhä lähemmäs käyttäjiä, todella ulos pääkonttorin tukipalveluista.

• Beye: First Steps in Operational BI, Claudia Imhoff, 31.5.2008
• destinationCRM.com: Business Intelligence Comes Out of the Back Office, Lauren McKay, 4.6.2008

Intelligent Enterprise kirjoittaa siitä, kuinka perinteisessä BI-maailmassa Excel nähdään piruna ja BI-työkalut pelastajana. Asiat eivät yleensä kuitenkaan ole aivan näin mustavalkoisia. Tiukka dogmaattisuus ei sovi hyvin yhteen nykyisten asiakaslähtöisten joustavuusvaatimusten kanssa.

• intelligent enterprise: Spreadmarts and the Ideology of BI, Mark Madsen, 2.6.2008

Näitä ajatuksia kannattaa pohtia BI-hankkeiden alkuvaiheissa. Kevennykseksi vielä kirjoitus, joka erittäin hyvin selvittää mittariston ja tuloskortin (dashboard ja scorecard) keskeiset erot.

• Dashboards by Example: Dashboard or Scorecard, 14.5.2008

Hyvää Juhannusta!
Mikko Muurinen

Yrityksen tietojen oikea-aikaisuuden tarve on kasvanut ympäröivän maailman muuttumisen myötä. Uutiset eivät ole enää päiviä jälkijunassa, vaan niitä virtaa luoksemme reaaliajassa. Pankin (useimpien ) nettipalvelussa voit tarkistaa todellisen ja reaaliaikaisen saldosi. Lentoja varatessa saat reaaliaikaiset tiedot paikkojen saatavuudesta, ja voit valita haluamasi istuimen.

Oikea-aikaisen ja yhä laajemmalle laajenevan tietojen tarpeen täyttäminen vaatii myös Business Intelligence-ratkaisuilta uudenlaista lähestymistapaa.

Oikeastaan paras BI on sitä, jota kukaan ei ole koskaan nähnyt. Loppukäyttäjien ei tarvitse tietää, että jokin ratkaisu on BI-ratkaisu, kullekin tärkeintä on saada omat työnsä tehtyä mahdollisimman tehokkaasti ja vaivattomasti.

BI:n arvo operatiivisille työntekijöille tarkoittaa siis sitä, että BI on näkymätön. Pitkät luettelot teknisiä ominaisuuksia, jotka ovat tärkeitä muutamille tehokäyttäjille, eivät ole oleellisia. Operatiiviset työntekijät eivät voi osallistua kolmen päivän luokkakoulutukseen vain jonkin monimutkaisen työkalun oppimista varten.

BI:n on oltava joustava ja upotettavissa erilaisiin prosesseihin. Ratkaisun arkkitehtuurin tulee myös mahdollistaa komponenttien integroimisen muihin teknologioihin, jopa sellaisiin, joita ei vielä ole edes olemassa.

Joustavan käyttöliittymän tulee mahdollistaa yrityksen kaikille käyttäjille, raporttien saamisen lisäksi, helppojen, ratkaisulähtöisten ad hoc-analyysien tekemisen ilman, että täytyy siirtyä erilliseen työkaluohjelmistoon analyysia tai raporttia luomaan.

Tämä vaatimus juontaa siitä, että BI on enemmän kuin pelkkää raportointia. Myös metatiedot, analysointi, suorituskyvyn mittaaminen, paikkatiedon yhdistäminen raportteihin jne. on otettava huomioon.

Raportointi mittaa tapahtumia ja asioita, jotka ovat hyvin ymmärretty ja ennustettavissa. Analyysi puolestaan auttaa kehittämään ymmärrystä. Raportit estävät toistamasta virheitä, mutta analysoinnin ja ennakoinnin avulla voit välttää tekemästä uusia virheitä.

Pelkkä raporttien jakelun parantaminen ei muuta ihmisten käyttäytymistä tai paranna prosesseja. Analytiikka tulisikin rakentaa raportoinnin ohella osaksi yrityskulttuuria. Tämä onnistuu kehittämällä ratkaisuita, joita ihmiset haluavat käyttää ja pitämällä painopisteenä kokeilunhalun lisääminen sekä tutkiva ja leikittelevä lähestymistapa. Millainen on Business Intelligence-kulttuuri sinun yrityksessäsi?

Mikko Muurinen