Management Eventsin järjestämässä Business Intelligence ja liiketoimintatiedon hallinta -konferenssissa 3.6.2010 osallistujien ryhmäkeskustelun aiheena käsiteltiin Business Intelligence -toiminnan hyötyjen mittaamista. Osallistujien tuli pohtia pöytäryhmittäin, miksi, mitä, milloin ja miten hyötyjä pitäisi mitata.
Ensi alkuun helpolta vaikuttanut aihe paljastuu kuitenkin lähemmässä tarkastelussa monimuotoiseksi vyyhdeksi. Kun puhutaan BI-toiminnasta eikä esim. BI-järjestelmistä, laajenee kysymys aika lailla…
BI-hankkeiden kustannuksia ja budjettia kyllä seurataan usein, mutta koko BI-toimintoa on vaikeaa mitata. Itse asia koko toimintoa on edes hyvin vaikea määritellä tai rajata. Ketkä itse asiassa ovat mukana yrityksen BI-toiminnossa ja mitkä kaikki tehtävät voidaan laskea liiketoimintatiedon hallinnaksi? Usein kysymyksessä on yrityksen toiminnan jatkuva kehittäminen osana muita prosesseja ja osana erilaisten ihmisten verkostoa, eivätkä pelkän yksittäisen yksikön tai vastuuhenkilön tehtävät.
Kun Business Intelligencen tavoitteena on tukea päätöksen tekoa jokaisella tasolla, pitäisi mitata päätöksentekoa, sen prosesseja, vaikuttavuutta ja tekokkuutta.
Kyseessä on myös viestinnän tehokkuuden mittaaminen. Tiedetäänkö esim. ketkä saavat tarvitsemansa tiedot? Tai ketkä ymmärtävät ne ja pystyvät hyödyntämään niitä?
Eri osa-alueiden, kuten Business Intelligence -järjestelmien ja teknisten ratkaisuiden hyötyjen mittaamiseen löytyy kyllä keinoja, mutta on vaikeaa esim. arvioida, onko yrityksen tuloksen parantuminen peräisin paremmista päätöksistä, saati sitä, miten päätöksen tekoon on vaikuttanut se, millä tavoin BI-toiminto on järjestetty…
Helppoa on mitata, kuinka paljon järjestelmiä käytetään, ketkä hyödyntävät useita tietolähteitä ja millaisia tietoja ei käytetä niin paljon kuin muita. Voidaan myös laskea manuaalisen työn poiston vaikutusta esim. tietojen keruuseen käytettyyn työaikaan. Tiedon laadulle voidaan määritellä erilaisia mittareita. Järjestelmien vasteaikoja voidaan tarkastella ja käytettävien tietolähteiden suhteellista osuutta laskea. Näitä kaikkia voidaan verrata ja seurata ajan suhteen.
Toisaalta, vaikka BI-järjestelmien tai tiedon laadun parantaminen tehostaisikin työtä, tiedon analysointia tai päätöksen tekoa, ei henkilökustannuksia ehkä voida karsia. Lisääntyvä tietomäärä ja uudenlaiset tarpeet tuovat enemmän työtä. Samoilla resursseilla voidaan ehkä tehdä enemmän kuin ennen, mutta vaatimuksetkin ovat kovemmat.
Sinänsä on sääli, että hyvin harvoin sellaisiakaan osa-alueita, joita voisi mitata, ei mitata. Näistä voisi kuitenkin saada jonkinlaista lähtökohtaa kehittämiselle.
Ryhmässämme eräs lopputulema oli, että eri puolilta tuleva palaute on yksi keskeinen tekijä BI-toiminnan hyötyjen arviointiin. Toiminnan laadullinen arviointi ja ”benchmarkkaaminen” tämän tukena antaa kuvaa siitä, millaiset BI-toiminnon hyödyt yritykselle ovat. Varsinkin, mikäli joistain osa-alueista saadaan taustatiedoksi myös “kovia” mittareita.
Asian tarkastelu voidaan tehdä hyvin Balanced Scorecard -ajattelun mukaisesti useista näkökulmista, esim. siitä, mitä hyötyä BI-toiminnosta on asiakkaille, henkilöstölle, taloudelle ja prosesseille. Eri tyyppisiä mittareita näihin näkökulmiin on mahdollista kehittää, mutta kuten aina, lopulta kyse on määrittelyistä, rajauksista ja kunkin yrityksen tarpeista ja tavoitteista.
Mikko Muurinen
