Kirjoitussarja Business Intelligencen hyödyntämisvinkeistä jatkuu…

Vinkki 3: Älä tee vääriä johtopäätöksiä raportointitarpeiden kartoituksista

Miksi niin usein liiketoimintatiedon hallinnan hankkeiden lopputulokset ja ratkaisut eivät kartoituksista ja esivalmisteluista huolimatta saavuta täyttä käyttöpotentiaaliaan, eivätkä houkuta käyttäjiä niitä hyödyntämään?

Usein Business Intelligence -hankkeiden kartoitusvaiheessa kysellään käyttäjiltä heidän tarpeitaan ja odotuksiaan BI:n suhteen. Kysellään esim. mitä informaatiota tarvitaan, tai missä muodossa. Vastaukset ovat usein samankaltaisia. Käyttäjät kaipaavat joustavuutta ja vastauksia esille tuleviin “ac hoc” -kysymyksiin, sillä tarvittava tieto muuttuu jatkuvasti.

Vastaukset ovat usein melko ympäripyöreitä ja monitulkintaisia, sillä käyttäjät eivät välttämättä osaa muotoilla ja ilmaista tarpeitaan selkeästi.

IT tulkitsee nämä vastaukset usein väärin ja suunnittelee Business Intelligence -ratkaisun pohjautuen keskitettyyn tietovarastoon ja sen päällä käytettävään BI-työkaluun. Loppukäyttäjien vastaukset eivät kuitenkaan viitanneet työkaluihin tai tietovarastoon…

Muutaman asian ylimääräisellä tarkastelulla voidaan päästä käytännönläheisempiin vastauksiin ja oikeampaan tarpeiden täyttämiseen:

1. Millaiset ovat käyttäjien tietotekniset taidot?

Yleensä vain 10-15 prosenttia kaikista liiketoimintatiedon tarvitsijoista yrityksessä on tietotekniseltä osaamiseltaan sillä tasolla, että he pystyvät täyttämään tietotarpeensa käyttämällä erillistä BI-työkalua. Nyrkkisääntönä voisi pitää sitä, osaako käyttäjä esimerkiksi sujuvasti käyttää taulukkolaskentaohjelman kaavoja ja vaativampia toimintoja. Jos osaa, on BI-työkalun käyttö heille teknisesti mahdollista. Usein kuitenkin tällöinkin törmätään seuraavaan seikkaan:

2. Kuinka paljon käyttäjät voivat kuluttaa tiedon etsintään ja analysointiin?

Vain tietyillä käyttäjäryhmillä on mahdollista panostaa merkittäviä osia työajastaan tiedon etsintään ja analysointiin, useimmilla ei tällaista mahdollisuutta ole, vaan tieto pitäisi saada mahdollisimman nopeasti ja hyödynnettävässä muodossa. Analyytikoille tarkoitetut BI-työkalut ovat siis vain pienelle joukolle sopiva ratkaisu.

3. Minkä tyyppisiä kysymyksiä käyttäjät esittävät?

Eri tyyppisiin kysymyksiin löytyy vastaus eri tavoin. Kun kysytään, mikä jonkin tunnetun asian tilanne tällä hetkellä on, puhutaan usein raporteista, mittaristoista tai tuloskorteista. Sen sijaan jos tarvitaan tietoa, jota ei saada valmiina, mutta jonka tiedetään olevan olemassa, voidaan hyödyntää “ohjattua ad hoc”-, ad hoc- tai parametroitua raportointia.

Joskus ei tiedetä, mistä tieto löytyy. Kysymykset kuuluvat esim. “onko … olemassa?”, “mikä on …?”, “kuinka tehdään …?” Tämän tyyppisiä kysymyksiä hakukoneet kuten Google käsittelevät lukemattomia määriä päivässä, joten myös yritysmaailmassa lähestymistapa kysymyksiin voisi olla luontevimmin hakuteknologioihin perustuva.

Tiedon visualisointi puolestaan voi auttaa vastaamaan kysymyksiin poikkeavuuksista, trendeistä, riippuvuuksista tai eri asioiden välisistä suhteista. Ennakoivaa analytiikkaa ja mallintamista tarvitaan taas vastaamaan kysymyksiin tulevasta, erilaisista skenarioista ja riskeistä.

4. Kuinka paljon käyttäjät ovat liikkeellä (kuinka usein toimistolla)?

Sellaiset käyttäjät, jotka ovat merkittävän ajan työajastaan muualla kuin oman työpisteen äärellä, tarvitsevat monipuolisempia mahdollisuuksia päästä tietoon käsiksi. Tällaisten käyttäjien osalta puhutaan mm. mobiiliratkaisuista tai offline-analysoinnista.

5. Kuinka ajantasaista tiedon tulee olla?

Tiedon ajantasaisuuden tarve voi vaihdella käyttötarkoituksittain. Ajastettua tietojen päivittämistä voidaan käyttää silloin, kun tietojen ei tarvitse olla kuin tietyllä tarkkuustasolla ajantasaisia. “On demand”- tai tarvittaessa suoritettavat raportit tulevat kysymykseen silloin, kun tarvitaan tietää ajantasainen tieto operatiivisten järjestelmien tietokannoissa, esimerkiksi varastosaldo. Vain tietovarastoon pohjautuva arkkitehtuuri ei mahdollista tällaisten ad hoc -tarpeiden täyttämistä.

Todellinen reaaliaikaisuuden tarve tulee esille silloin, kun on tarve hallita ja seurata todellisia liiketoiminnan operatiivisia prosesseja. Informaatiota, ilmiöiden esiintymistiheyksiä ja poikkeamia saatetaan joskus haluta seurata niin reaaliaikaisesti, että tapahtumat eivät ole välttämättä ehtineet päivittyä mihinkään tietokantaan saatika tietovarastoon. Mikään käyttäjän toimia vaativa ratkaisu ei tässä yhteydessä toimi, sillä tällöin syntyy aina viivettä. Ratkaisuiden on oltava dynaamisesti tapahtumien perusteella päivittyviä.

Mitä muuta on huomioitava?

Ratkaisuja suunniteltaessa on tämän jälkeen otettava huomioon käyttäjien tarpeiden suhde erilaisiin tekijöihin.

Riippuen käytettävästä

a) päätelaitteesta (selain työasemassa, kännykässä tai kannettava tietokoneessa, sähköpostiohjelma, RSS-syötteenlukija jne.),
b) kyselymenetelmästä (hakulaatikko, lomake, OLAP- tai Ad Hoc -työkalu jne.),
c) esitysmuodosta (taulukko, kaavio, mittaristo, kartta jne.) ja
d) tulostusmuodosta (Excel, PDF, PowerPoint, XML, CSV jne.),

sekä näiden yhdistelmistä, ja yllämainituista käyttäjäryhmittäisistä ominaisuuksista, voidaan tehdä huomattavasti käytännönläheisempiä päätöksiä siitä, millaisilla ratkaisuilla erilaisten käyttäjäryhmien tarpeet voidaan täyttää.

Todennäköisesti yrityksissä tämän pohdinnan perusteella havaitaan, että parhaaseen tulokseen päästään, kun ei lähdetä yhdestä lukkoon lyödystä BI-työkalusta, vaan tarjotaan erilaista “ratkaisu-mixiä” erilaisille käyttäjille.

Ensi kerralla vinkkejä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemisesta.
 

Mikko Muurinen

Linkkitiistain tämänkertaisissa nostoissa esitellään Business Intelligence -ohjelmistojen hankintaa, operatiivisen Business Intelligence -hankkeen ensiaskelia sekä filosofisemmin BI-sovellusten ja “Excel-taulukko-viidakon” ideologisia periaatteita.

SearchDataManagement.com antaa 11 todella oivallista suositusta Business Intelligence -ohjelmiston hankintaa harkitseville. 8 harkittavan asian lisäksi Mark Whitehorn kirjoittaa 3 asiasta joiden ei tulisi ratkaista hankintaa.

• SearchDataManagement.com: Buying business intelligence software: Top 11 considerations, Mark Whitehorn, 19.3.2008

Beyen kolumnissa Claudia Imhoff antaa omat näkemyksensä siitä, mitä pitää ottaa huomioon operatiivista Business Intelligenceä suunniteltaessa. Jotta operatiivinen BI olisi tehokasta, se pitää sijoittaa juuri oikealla hetkellä niihin operatiivisiin menettelyihin ja prosesseihin, joissa operatiivisen henkilöstön päätöksentekoa voidaan tukea. Lauren McKay kirjoittaa destinationCRM.com:in artikkelissa TDWI:n, Forrester Researchin ja Dresner Advisory Services:in analyytikkojen paneelikeskustelusta Information Buildersin käyttäjäkonferenssissa kesäkuun alussa. Panelistit keskustelivat siitä, miten tärkeää on että Business Intelligence tulee yhä lähemmäs käyttäjiä, todella ulos pääkonttorin tukipalveluista.

• Beye: First Steps in Operational BI, Claudia Imhoff, 31.5.2008
• destinationCRM.com: Business Intelligence Comes Out of the Back Office, Lauren McKay, 4.6.2008

Intelligent Enterprise kirjoittaa siitä, kuinka perinteisessä BI-maailmassa Excel nähdään piruna ja BI-työkalut pelastajana. Asiat eivät yleensä kuitenkaan ole aivan näin mustavalkoisia. Tiukka dogmaattisuus ei sovi hyvin yhteen nykyisten asiakaslähtöisten joustavuusvaatimusten kanssa.

• intelligent enterprise: Spreadmarts and the Ideology of BI, Mark Madsen, 2.6.2008

Näitä ajatuksia kannattaa pohtia BI-hankkeiden alkuvaiheissa. Kevennykseksi vielä kirjoitus, joka erittäin hyvin selvittää mittariston ja tuloskortin (dashboard ja scorecard) keskeiset erot.

• Dashboards by Example: Dashboard or Scorecard, 14.5.2008

Hyvää Juhannusta!
Mikko Muurinen

Blogissamme esittelemme joka toinen tiistai strategisen kilpailuedun saavuttamiseen liittyviä linkkivinkkejä eri puolilta Internetiä.

Tämän tiistain linkkivinkit liittyvät kahteen aihepiiriin, josta kummastakin kannattaa tutustua kahteen eri sivuston kirjoitukseen.

Aihepiirit ovat:

1.) Analyytikko David Stodderin ennustukset

Analyytikkofirma Ventana Researchin tutkimusjohtaja David Stodder kirjoittaa kahdessa eri lehden artikkelissa näkemyksiään Business Intelligencen nykytilasta ja tulevasta vuodesta:

• intelligent enterprise: Special Report: BI Megatrends 2008
  http://www.intelligententerprise.com/info_centers/data_int/showArticle.jhtml?articleID=205602945
• InformationWeek Report: The State of Business Intelligence
  http://informationweekreports.com/login.jhtml?id=168900008&doc;_id=0402f2BI
  (vaatii rekisteröitymisen)

2.) Dashboardit eli mittaristot

Oheisissa kirjoituksissa saat ensin hauskan ja kansantajuisen johdatuksen mittaristoihin ja “digitaalisiin kojelautoihin”, jälkimmäisessä muistutetaan siitä, että dashboardien ja mittaristojen ei tarvitse välttämättä olla perinteisellä tavalla tylsiä…

• The Lazy Person’s Guide to Digital Dashboards
  Dale Long, Chips Magazine
  http://www.chips.navy.mil/archives/07_Dec/PDF/Digital_Dashboards.pdf
• http://dashboardspy.com/dashboards/43/dashboards-as-works-of-art

Mikko Muurinen