Management Eventsin järjestämässä Business Intelligence ja liiketoimintatiedon hallinta -konferenssissa 3.6.2010 osallistujien ryhmäkeskustelun aiheena käsiteltiin Business Intelligence -toiminnan hyötyjen mittaamista. Osallistujien tuli pohtia pöytäryhmittäin, miksi, mitä, milloin ja miten hyötyjä pitäisi mitata.

Ensi alkuun helpolta vaikuttanut aihe paljastuu kuitenkin lähemmässä tarkastelussa monimuotoiseksi vyyhdeksi. Kun puhutaan BI-toiminnasta eikä esim. BI-järjestelmistä, laajenee kysymys aika lailla…

BI-hankkeiden kustannuksia ja budjettia kyllä seurataan usein, mutta koko BI-toimintoa on vaikeaa mitata. Itse asia koko toimintoa on edes hyvin vaikea määritellä tai rajata. Ketkä itse asiassa ovat mukana yrityksen BI-toiminnossa ja mitkä kaikki tehtävät voidaan laskea liiketoimintatiedon hallinnaksi? Usein kysymyksessä on yrityksen toiminnan jatkuva kehittäminen osana muita prosesseja ja osana erilaisten ihmisten verkostoa, eivätkä pelkän yksittäisen yksikön tai vastuuhenkilön tehtävät.

Kun Business Intelligencen tavoitteena on tukea päätöksen tekoa jokaisella tasolla, pitäisi mitata päätöksentekoa, sen prosesseja, vaikuttavuutta ja tekokkuutta. 

Kyseessä on myös viestinnän tehokkuuden mittaaminen. Tiedetäänkö esim. ketkä saavat tarvitsemansa tiedot? Tai ketkä ymmärtävät ne ja pystyvät hyödyntämään niitä?

Eri osa-alueiden, kuten Business Intelligence -järjestelmien ja teknisten ratkaisuiden hyötyjen mittaamiseen löytyy kyllä keinoja, mutta on vaikeaa esim. arvioida, onko yrityksen tuloksen parantuminen peräisin paremmista päätöksistä, saati sitä, miten päätöksen tekoon on vaikuttanut se, millä tavoin BI-toiminto on järjestetty…

Helppoa on mitata, kuinka paljon järjestelmiä käytetään, ketkä hyödyntävät useita tietolähteitä ja millaisia tietoja ei käytetä niin paljon kuin muita. Voidaan myös laskea manuaalisen työn poiston vaikutusta esim. tietojen keruuseen käytettyyn työaikaan. Tiedon laadulle voidaan määritellä erilaisia mittareita. Järjestelmien vasteaikoja voidaan tarkastella ja käytettävien tietolähteiden suhteellista osuutta laskea. Näitä kaikkia voidaan verrata ja seurata ajan suhteen.

Toisaalta, vaikka BI-järjestelmien tai tiedon laadun parantaminen tehostaisikin työtä, tiedon analysointia tai päätöksen tekoa, ei henkilökustannuksia ehkä voida karsia. Lisääntyvä tietomäärä ja uudenlaiset tarpeet tuovat enemmän työtä. Samoilla resursseilla voidaan ehkä tehdä enemmän kuin ennen, mutta vaatimuksetkin ovat kovemmat.

Sinänsä on sääli, että hyvin harvoin sellaisiakaan osa-alueita, joita voisi mitata, ei mitata. Näistä voisi kuitenkin saada jonkinlaista lähtökohtaa kehittämiselle.

Ryhmässämme eräs lopputulema oli, että eri puolilta tuleva palaute on yksi keskeinen tekijä BI-toiminnan hyötyjen arviointiin. Toiminnan laadullinen arviointi ja ”benchmarkkaaminen” tämän tukena antaa kuvaa siitä, millaiset BI-toiminnon hyödyt yritykselle ovat. Varsinkin, mikäli joistain osa-alueista saadaan taustatiedoksi myös “kovia” mittareita.

Asian tarkastelu voidaan tehdä hyvin Balanced Scorecard -ajattelun mukaisesti useista näkökulmista, esim. siitä, mitä hyötyä BI-toiminnosta on asiakkaille, henkilöstölle, taloudelle ja prosesseille. Eri tyyppisiä mittareita näihin näkökulmiin on mahdollista kehittää, mutta kuten aina, lopulta kyse on määrittelyistä, rajauksista ja kunkin yrityksen tarpeista ja tavoitteista.

Mikko Muurinen

Huhtikuun linkkitiistaihin kerääntyi paljon materiaalia Gartnerin vuotuisesta Business Intelligence -konferenssista (http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=1118023). Varsinkin Intelligent Enterprise -verkkojulkaisu on kattanut monenlaisesta näkökulmasta tilaisuudessa käsiteltyjä aiheita ja trendejä.

Doug Henchen ja Rajan Chandras käsittelevät molemmat Gartnerin näkemystä BI-järjestelmien omistamiskustannuksista. Loppupäätelmänä on, että asiakkaiden tulee ymmärtää kaikki kustannusten komponenttien, esim. lisenssien, työn, infrastruktuurin ja ylläpidon osuudet ja vaikutukset kokonaisuuteen.

• intelligent Enterprise: Gartner’s Take on BI Cost of Ownership, Doug Henschen, 20.4.2010
• intelligent Enterprise: My Take on BI Cost of Ownership, Rajan Chandras, 21.4.2010 

Gartnerin seminaarissa käsiteltiin myös järjestelmien hankintoja ja sen yhteydessä tehtäviä sopimuksia, lisenssi- ja ylläpitomalleja. On varottava joutumasta epäedulliseen lukkiutumis-suhteesen toimittajan kanssa, huomioitava tulevat ylläpitomaksut, huolehdittava ja ettei osteta “hyllylisenssejä”. On aina oleellista myös miettiä mitkä omista vaatimuksista ovat oikeita ja kuinka kriittistä on, että kukin toiminnallisuus toteutetaan kuin on vaadittu. Usein liiketoiminnan ja IT:n yhteistyöllä voidaan saavuttaa uusia toimintatapoja tai “oikopolkuja” ja siten kustannussäästöjä.

“Pelastaako erillinen Data Warehouse Appliance Rescue tietovarastosi?”, oli analyytikko Donald Feinbergin kysymys, johon hän itse vastasi lyhyesti: Ei. Huonoa tiedon laatua tai tietovarastosuunnittelua ei pystytä peittämään laitteisto/softa-ratkaisuilla.

• intelligent Enterprise: Gartner’s BI Summit Warning: Buyer Beware, Doug Henschen, 19.4.2010
• intelligent Enterprise: BI Integration Fear Factors, Rajan Chandras, 21.4.2010

Myös muissa julkaisuissa käsiteltiin samaa tilaisuutta, ohessa pari poimintaa. SearchCIO:n blogissa Summitin keskeiset aihepiirit on vedetty hyvin ja tiiviisti yhteen. Emiel van Bockel puolestaan julkaisi omat muistiinpanonsa Lontoon seminaarista.

• SearchCIO: Gartner Business Intelligence Summit: New tech vs. old-school strategy, Christina Torode, 14.4.2010
• BI Facts: MyNotes: Gartner BI summit 2010, Emiel van Bockel, 1.3.2010

Viimeisenä vielä Doug Henchenin hauska artikkeli päämiehemme Information Buildersin toimitusjohtajasta Gerry Cohenista. Gerry on todellinen hands-on-johtaja, artikkelissa ei välttämättä edes paljastu missä mittakaavassa…

• intelligent Enterprise: Information Builders’ CEO Gets Intelligence First Hand, Doug Henschen, 20.4.2010

Hyvää keväänjatkoa ja Vappua!

Mikko Muurinen

Maaliskuun linkkitiistain kirjoituksessa käsitellään montaa aihetta: päätöksenteon tukea, tiedon laatua, epäonnistuneita visualisointeja, BI – mashupeja, sekä uusimpia trendejä.

Ensimmäinen linkki pitää sisällään oikeastaan kolmella sivustolla käydyn keskustelun.
on target -blogissa vedetään yhteen ja kommentoidaan keskustelua, joka käynnistyi James Taylorin kommentteista Stephen Few:n blogikirjoitukseen. Kirjoituksessa keskitytään siihen, miten useimmat BI hankkeet ovat vain IT:n yrityksiä yhdistää suuret määrät ajan kuluessa kerättyä tietoa. Tämän takia suurin osa  BI-työkaluista on vääriä valintoja päätöksenteon tukeen.

• on target: How much analytic are decision makers? Franco Graziosi, 23.3.2010

Data Quality Pro Expert Journalissa Dylan Jones antaa vinkkejä siihen, miten saadaan tiedon laadun hankeet haluttaviksi, sen sijaan, että ajettaisiin näitä hankkeita kovassa muutosvastarintassa kuin käärmettä pyssyyn. Projektit onnistuvat, jos yksittäiset työntekijät hyötyvät konkreettisesti käyttöön otettavista tietojen laatua parantavista prosesseista.

• Data Quality Pro Expert Journal: How Are You Creating a Pull for Data Quality in Your Organisation?, Dylan Jones, 16.3.2010

EagerEyes on Robert Kosaran ylläpitämä nettisivusto, jossa käsitellään tiedon visualisointia ja visuaalista viestintää. Hyvien käytäntöjen lisäksi blogissa esitellään välillä varoittavia esimerkkejä siitä, mitä tapahtuu, jos tietojen visualisoinnissa ei pidä järkeä mukana. Ohessa muutama tällainen esimerkki:

• March Chart Madness
• The Cost of a Sick Chart
• NY Times: The Best and Worst of Data Visualization
• Bring Out Your Dreadful Charts!

Seth Grimes on kirjoittanut artikkelin Business Intelligence -mashupeista, joiden avulla voidaan laajentaa itsepalveluna tarjottavaa BI:tä. Niiden avulla käyttäjät voivat nähdä ja tehdä enemmän, sekä myös käsitellä tarvittaessa helposti kolmansien osapuolten tietoja, ilman, että uusien tietolähteiden tai siilojen luomista tarvittaisiin. BI-mashupit voivat lisätä käyttäjien tyytyväisyyttä, parantaa heidän toimintakykyään ja vähentää tukikustannuksia.

• Nimble Intelligence: Enterprise BI Mashup Best Practices, Seth Grimes, 3/2010

Poimin myös kaksi BeyeNETWORKin artikkelia, joissa pohditaan trendejä ja suuntauksia Business Intelligence -markkinoilla.

Lyndsay Wise on koonnut TDWI:n vuotuisessa BI-konferenssissa käymistään keskusteluista esityksestä yhteen yleisiä suuntauksia  BI-markkinoilla. Tekniikoista nousevat esiin mm. Data Warehouse -laitteet, upotettu analytiikka, tiedonhallinnan alustat, interaktiivinen tiedon visualisointi. Keskeinen seikka on myös se, että yrityksissä pyritään yhä enemmän käyttämään Business Intelligenceä luomaan lisäarvoa liiketoiminnalle.

Steve Dine pohtii puolestaan kolumnissaan, ovatko ryhmätyöominaisuudet ja yhteisen näkemyksen muodostaminen seuraava iso juttu BI-maailmassa?

• BeyeNETWORK: TDWI Insights and General Trends, Lyndsay Wise, 28.2.2010
• BeyeNETWORK: Is Collaboration the Key to Pervasive BI? Steve Dine, 28.2.2010

Mikko Muurinen

Kirjoitussarja Business Intelligencen hyödyntämisvinkeistä jatkuu…

Vinkki 3: Älä tee vääriä johtopäätöksiä raportointitarpeiden kartoituksista

Miksi niin usein liiketoimintatiedon hallinnan hankkeiden lopputulokset ja ratkaisut eivät kartoituksista ja esivalmisteluista huolimatta saavuta täyttä käyttöpotentiaaliaan, eivätkä houkuta käyttäjiä niitä hyödyntämään?

Usein Business Intelligence -hankkeiden kartoitusvaiheessa kysellään käyttäjiltä heidän tarpeitaan ja odotuksiaan BI:n suhteen. Kysellään esim. mitä informaatiota tarvitaan, tai missä muodossa. Vastaukset ovat usein samankaltaisia. Käyttäjät kaipaavat joustavuutta ja vastauksia esille tuleviin “ac hoc” -kysymyksiin, sillä tarvittava tieto muuttuu jatkuvasti.

Vastaukset ovat usein melko ympäripyöreitä ja monitulkintaisia, sillä käyttäjät eivät välttämättä osaa muotoilla ja ilmaista tarpeitaan selkeästi.

IT tulkitsee nämä vastaukset usein väärin ja suunnittelee Business Intelligence -ratkaisun pohjautuen keskitettyyn tietovarastoon ja sen päällä käytettävään BI-työkaluun. Loppukäyttäjien vastaukset eivät kuitenkaan viitanneet työkaluihin tai tietovarastoon…

Muutaman asian ylimääräisellä tarkastelulla voidaan päästä käytännönläheisempiin vastauksiin ja oikeampaan tarpeiden täyttämiseen:

1. Millaiset ovat käyttäjien tietotekniset taidot?

Yleensä vain 10-15 prosenttia kaikista liiketoimintatiedon tarvitsijoista yrityksessä on tietotekniseltä osaamiseltaan sillä tasolla, että he pystyvät täyttämään tietotarpeensa käyttämällä erillistä BI-työkalua. Nyrkkisääntönä voisi pitää sitä, osaako käyttäjä esimerkiksi sujuvasti käyttää taulukkolaskentaohjelman kaavoja ja vaativampia toimintoja. Jos osaa, on BI-työkalun käyttö heille teknisesti mahdollista. Usein kuitenkin tällöinkin törmätään seuraavaan seikkaan:

2. Kuinka paljon käyttäjät voivat kuluttaa tiedon etsintään ja analysointiin?

Vain tietyillä käyttäjäryhmillä on mahdollista panostaa merkittäviä osia työajastaan tiedon etsintään ja analysointiin, useimmilla ei tällaista mahdollisuutta ole, vaan tieto pitäisi saada mahdollisimman nopeasti ja hyödynnettävässä muodossa. Analyytikoille tarkoitetut BI-työkalut ovat siis vain pienelle joukolle sopiva ratkaisu.

3. Minkä tyyppisiä kysymyksiä käyttäjät esittävät?

Eri tyyppisiin kysymyksiin löytyy vastaus eri tavoin. Kun kysytään, mikä jonkin tunnetun asian tilanne tällä hetkellä on, puhutaan usein raporteista, mittaristoista tai tuloskorteista. Sen sijaan jos tarvitaan tietoa, jota ei saada valmiina, mutta jonka tiedetään olevan olemassa, voidaan hyödyntää “ohjattua ad hoc”-, ad hoc- tai parametroitua raportointia.

Joskus ei tiedetä, mistä tieto löytyy. Kysymykset kuuluvat esim. “onko … olemassa?”, “mikä on …?”, “kuinka tehdään …?” Tämän tyyppisiä kysymyksiä hakukoneet kuten Google käsittelevät lukemattomia määriä päivässä, joten myös yritysmaailmassa lähestymistapa kysymyksiin voisi olla luontevimmin hakuteknologioihin perustuva.

Tiedon visualisointi puolestaan voi auttaa vastaamaan kysymyksiin poikkeavuuksista, trendeistä, riippuvuuksista tai eri asioiden välisistä suhteista. Ennakoivaa analytiikkaa ja mallintamista tarvitaan taas vastaamaan kysymyksiin tulevasta, erilaisista skenarioista ja riskeistä.

4. Kuinka paljon käyttäjät ovat liikkeellä (kuinka usein toimistolla)?

Sellaiset käyttäjät, jotka ovat merkittävän ajan työajastaan muualla kuin oman työpisteen äärellä, tarvitsevat monipuolisempia mahdollisuuksia päästä tietoon käsiksi. Tällaisten käyttäjien osalta puhutaan mm. mobiiliratkaisuista tai offline-analysoinnista.

5. Kuinka ajantasaista tiedon tulee olla?

Tiedon ajantasaisuuden tarve voi vaihdella käyttötarkoituksittain. Ajastettua tietojen päivittämistä voidaan käyttää silloin, kun tietojen ei tarvitse olla kuin tietyllä tarkkuustasolla ajantasaisia. “On demand”- tai tarvittaessa suoritettavat raportit tulevat kysymykseen silloin, kun tarvitaan tietää ajantasainen tieto operatiivisten järjestelmien tietokannoissa, esimerkiksi varastosaldo. Vain tietovarastoon pohjautuva arkkitehtuuri ei mahdollista tällaisten ad hoc -tarpeiden täyttämistä.

Todellinen reaaliaikaisuuden tarve tulee esille silloin, kun on tarve hallita ja seurata todellisia liiketoiminnan operatiivisia prosesseja. Informaatiota, ilmiöiden esiintymistiheyksiä ja poikkeamia saatetaan joskus haluta seurata niin reaaliaikaisesti, että tapahtumat eivät ole välttämättä ehtineet päivittyä mihinkään tietokantaan saatika tietovarastoon. Mikään käyttäjän toimia vaativa ratkaisu ei tässä yhteydessä toimi, sillä tällöin syntyy aina viivettä. Ratkaisuiden on oltava dynaamisesti tapahtumien perusteella päivittyviä.

Mitä muuta on huomioitava?

Ratkaisuja suunniteltaessa on tämän jälkeen otettava huomioon käyttäjien tarpeiden suhde erilaisiin tekijöihin.

Riippuen käytettävästä

a) päätelaitteesta (selain työasemassa, kännykässä tai kannettava tietokoneessa, sähköpostiohjelma, RSS-syötteenlukija jne.),
b) kyselymenetelmästä (hakulaatikko, lomake, OLAP- tai Ad Hoc -työkalu jne.),
c) esitysmuodosta (taulukko, kaavio, mittaristo, kartta jne.) ja
d) tulostusmuodosta (Excel, PDF, PowerPoint, XML, CSV jne.),

sekä näiden yhdistelmistä, ja yllämainituista käyttäjäryhmittäisistä ominaisuuksista, voidaan tehdä huomattavasti käytännönläheisempiä päätöksiä siitä, millaisilla ratkaisuilla erilaisten käyttäjäryhmien tarpeet voidaan täyttää.

Todennäköisesti yrityksissä tämän pohdinnan perusteella havaitaan, että parhaaseen tulokseen päästään, kun ei lähdetä yhdestä lukkoon lyödystä BI-työkalusta, vaan tarjotaan erilaista “ratkaisu-mixiä” erilaisille käyttäjille.

Ensi kerralla vinkkejä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemisesta.
 

Mikko Muurinen

Tässä linkkitiistain kirjoituksessa käydään läpi muutamia Business Intelligenceen ja data-integraatioon liittyviä ennustuksia vuodelle 2010. Kirjoituksissa on hyvin monenlaisia näkemyksiä tulevasta vuodesta ja tulevaisuden suuntauksista.

BeyeNETWORKin kolumnissa Suresh Katta nostaa seuraaviksi trendeiksi mm. analytiikan nousemisen osaksi yritysten ydinstrategioita, mobiilikäytön lisääntymisen sekä visualisoinnin ja käyttöliittymäparannusten tuovan lisää käyttäjäkuntaa. Rajesh Ramaswamy puolestaan arvioi Business Intelligencen venyttävän rajojaan ja ilmenemään yhä mobiilimpana ja muihin järjestelmiin upotetumpana.

• BeyeNETWORK: Top 10 Trends in Business Intelligence and Analytics, Suresh Katta, 7.1.2010
• BeyeBlogs: Trends for 2010, Rajesh Ramaswamy, 11.12.2009

Focus-foorumin Michael E. Dortch arvioi Business intelligencen muuttuvan mm. yhä näkymättömämmäksi ja laajemmin käytetyksi. Hän arvioi myös Cloud-mallin yleistyvän ja yhteyksien ryhmätyövälineisiin lisääntyvän.

• Focus: Business Intelligence: 5 Things to Watch for in 2010, Michael E. Dortch, 15.12.2009

Intelligent Enterprisen Cindy Howson ennustaa mm. muistinvaraisten tietovarastojen ja Cloud-mallin yleistyvän. Hänen mukaansa myös pienet ja keskisuuret yritykset alkavat hyödyntää BI:tä enemmän.
Seth Grimes ei tee tälle vuodelle ennustuksia, sen sijaan hän kertoo, mitä aiheita tulee käsittelemään vuonna 2010. Listalle mahtuvat esim. tiedon epävarmuus, lukujen väärin tulkitseminen ja tekstitiedon visualisointi.

• Intelligent Enterprise: Predicting BI Highlights for 2010, Cindi Howson 12.1.2010
• Intelligent Enterprise: Eleven BI/Analytics Topics for 2010, Seth Grimes, 30.12.2009

Forresterin analyytikko James Kobielus arvioi itsepalveluna saatavan operatiivisen BI:n nostavan informaatiotyöntekijän takaisin kuskin paikalle. Myös hän arvioi käyttäjäystävällisen ennustemallien käyttämisen lyövän läpi tänä vuonna.

• Forrester: Advanced Analytics Predictions For 2010, James Kobielus, 15.12.2009

ebizQ:n Nenshad Bardoliwallan ennustuksissa nousee esiin luottamus siihen, että reaali-aikainen ja ennusteisiin kykenevä BI alkaa vihdoin lunastaa siihin kohdistettuja odotuksia. Hän ennustaa myös pyörittelytoiminnallisuuksien jäävän taka-alalle kun keskitytään päätöksentekoa tukevien järjestelmien rakentamiseen.

• ebizQ: Top 10 BI Predictions for 2010, Nenshad Bardoliwalla, 14.12.2009

Rick Sherman ennustaa The Data Doghouse-blogissaan mm. data-integraation tarpeen ja kysynnän ylittävän toteuttamiskapasiteetin, aiheen kasvavan perinteisen ETL- ja tietovarasto-ajattelun ulkopuolelle, sekä ETL:n “väärinkäytön” kasvavan vuonna 2010.

• The Data Doghouse: Ten Data Integration Trends for 2010, Rick Sherman, 26.1.2010

Lopuksi vielä yhdet ennustukset ranskaksi: MagIT:n Jean-Michel Franco ennustaa tulevan vuosikymmenen ratkaisuiden tuovan mm. uusia jakelumuotoja, ennustettavuutta, lisäävän itsepalvelua ja myös antavan käyttäjille mahdollisuuden rikastaa tietoa.

• MagIT: Tribune: BI 201x, l’an 4 de la Business Intelligence ? (partie 1), Jean-Michel Franco, 15.1.2010 

Nähtäväksi jää, kuinka hyvin nämä ennustukset tulevat toteutumaan kuluvana vuonna…

Mikko Muurinen

Vaihtui vuosikymmen ja vuosi, kuten Hector jo niin monta vuosikymmentä sitten lauloi… Nähtäväksi jää, millaisen kuosin liiketoimintatiedon hyödyntäminen 2010-luvulla saa. Vaihtuuko esim. jokin perinteinen raportointitapa uuteen?

Vanhaan tuttuun tapaan tässäkin blogissa tehdään omia arvioita tulevan vuoden trendeistä. En nyt heittele kivoja ja uusia teknisiä trendejä, vaan pohdin sitä, mitkä hiljaiset signaalit viime vuosina ovat voimistuneet asiakkaidemme kehitysprojekteissa. Tässä siis ennusteita vuoden 2010 Business Intelligence -trendeistä:

Ulkoisen ja sisäisen tiedon kattava yhdistäminen
Yksi keskeinen, jo vahvistunut suuntaus on se, että pyritään yhdistämään sisäiseen tietoon mahdollisimman paljon tietoa ympäröivästä maailmasta. Omat talous-, projekti- ja asiakastiedot saavat tukea mm. yleisistä talousluvuista, kilpailijatiedosta, uutisista, wiki-tyyppisestä tiedosta ja analyytikkoarvioista.

Kun näitä tietoja yhdistellään, esim. karttakäyttöliittymälle, saadaan huomattavan paljon kattavampi kokonaiskuva oman yrityksen tilanteesta suhteessa markkinoihin ja kilpailijoihin. Jokapäiväistä päätöksentekoa voi tukea helposti saattamalla tällainen palvelu kaikkien tarvitsijoiden saataville.

Business Intelligencen hyödyntäminen uusilla osa-alueilla
Vuosien varrella olemme useasti törmänneet sellaisiin osa-alueisiin, joissa yrityksissä on yleisemminkin paljon kehitettävää raportointi- / liiketoimintatiedon hyödyntämisen mielessä… Alla muutamia niistä:

Asiakkaille tarjottava raportointi
Yrityksistä ulospäin lähtevä tieto on usein hyvin alkeellista tai puutteellista. Asiakaspalvelua ja asiakastyytyväisyyttäkin voitaisiin parantaa tarjoamalla parempaa laatua myös raportoinnissa.

Tällaisia asiakkaille tarjottavia lisäpalveluita voisivat olla esim. ajastetusti tai hälytysrajoihin perustuva asiakkaille lähetettävä henkilökohtainen raportointi (mm. kuukausiyhteenvedot jne.) tai asiakkalle tarjottava mahdollisuus päästä extranet-palvelun kautta pyörittelemään omia tietojaan.

HR-raportointi

HR:n tarpeet ovat jääneet usein talous- ja tuotantonäkökulmien alle niin toiminnanohjausjärjestelmien, kuin muidenkin järjestelmien raportoinnissa ja niiden tietojen hyödyntämisessä. Eri järjestelmistä löytyvää HR-tietoja voitaisiin hyödyntää huomattavasti enemmän esim. päivittäisjohtamisen tukena, työsuhteiden elinkaarten analysoinnissa ja osaamisen hallinnassa.

Henkilöstöhallinnossa pitäisi pystyä arvioimaan mahdollisimman hyvin tulevia tilanteita. Eteenpäin katsominen ja proaktiivinen toiminta kaipaisi esim. mahdollisuuksia mallintaa, simuloida ja ennustaa erilaisia skenarioita olemassa olevan tiedon pohjalta.

Tällä hetkellä monessa yrityksessä henkilöstöön liittyvien tietojen yhdistely on pitkälti käsityötä, eikä erilaisia esittämis- ja visualisointikeinoja käytetä ymmärrettävyyden parantamiseksi samalla tavalla kuin esim. johdon raportoinnissa.

Toiminnanohjausjärjestelmän tietojen raportointi

ERPeissä käyttämättä makaava tieto voisi olla erittäin tärkeä voimavara yrityksille. Toiminnanohjausjärjestelmiin on usein satsattu paljon rahaa ja resursseja, mutta raportointi on usein jäänyt vakioraporttien varaan.

Tietojen jakaminen ERP-järjestelmän käyttäjien ulkopuolelle saattaa olla mahdotonta tai vaatia ylimääräisiä työvaiheita. Tietojen yhdistäminen erp-järjestelmän ”tietosiiloista” sekä muista sisäisistä ja ulkoisista lähteistä on tehty hankalaksi. Tietojen esittäminen ja visualisointi sekä helppokäyttöisyys ei ole perinteisesti se asia, joista ERP-järjestelmiä kiitellään. Tämän lisäksi raporttien kehittämisen työmäärät voivat olla ERPien välinein melkoisia ja raportit vaikeasti toteutettavia.

Tämä vuosi on useimmissa yrityksessä liiketoimintatiedon kehittämisen aikaa. Miten pystytään ennakoimaan tapahtuvat muutokset niin taloudessa, henkilöstössä, asiakaskunnassa ja prosessien toimivuudessa? Miten varmistetaan, että päätöksen tukena oleva tieto on ajantasaista, ristiriidatonta ja luotettavaa? Miten saadaan lukuisista järjestelmistä, uutislähteistä, tiedostoista ja ulkoisista palveluista koottua kokonaiskuva liiketoiminnan sujumisesta? Uskoisin, että mm. tällaisten kysymysten parissa meilläkin riittää työsarkaa kuluvana vuonnakin.
Seuraavassa Linkkitiistai-kirjoituksessa poimin näitä pohdintoja täydentämään ja haastamaan muutamia muita näkemyksiä netistä…

Mitkä ovat teidän ennusteenne vuodelle 2010? Kommentteja?

Mikko Muurinen

Kirjoitussarja Business Intelligencen hyödyntämisvinkeistä jatkuu…

Vinkki 2: Anna asiakkaiden kanssa työskenteleville (ja työskentelevistä) tarvittava tieto

Harvemmin törmää erinomaiseen asiakaspalveluun. Kun niin tapahtuu, on usein seurauksena selkeä etu kilpailijoihin nähden. Itse sain todella hyvän kokemuksen erään aiemmin minulle tuntemattoman yrityksen asiakaspalvelusta, kun heiltä otettiin minuun yhteyttä erittäin ammattitaitoisesti. Yritys pääsi minun mielessäni heti aiemmin käyttämiemme kilpailijoiden tasalle ja harkitsemme varmasti vakavasti heidän kanssaan toimimista kun seuraava tarve tulee.

Yleisesti yrityksen tulos rakentuu asiakkaiden kanssa työskentelevien henkilöiden jokapäiväisten yksittäisten pienten päätösten seurauksena. Kun ero kilpailijoiden välillä on pieni, ratkaiseviksi tekijöiksi nousevat helposti inhimilliset seikat; kuinka asiakaspalvelija on toiminut ja käyttäytynyt sekä kuinka hyvin hän on asiansa osannut.

Jos yrityksestänne valitaan satunnaisesti henkilö, joka on nk. “operatiivisissa tehtävissä”, kuinka hyvin luulet hänen tietävän firman liiketoiminnan todellisen tilanteen ja sen, kuinka hänen toimintansa siihen vaikuttaa?

Kuinka moni tietää, onko ollut palkkansa arvoinen kuluneen viikon tai puolen vuoden aikana? Miten omat toimet ovat vaikuttaneet siihen, onko kassassa enemmän rahaa kuin kuukausi sitten? Entä asiakastyytyväisyystavoitteiden saavuttamiseen?

Monessa paikassa vielä alkutekijöissään oleva kannattavuusraportointi pitäisikin uskaltaa ulottaa – tavoitteiden seurannan ohella – mahdollisimman monen käytettäväksi.

Tämän lisäksi kokonaiskuva asiakkaasta eri järjestelmissä, ennusteineen ja arvioineen tulisi saattaa “lattiatasolle” saakka.

Miten arvokasta olisikaan asiakkaalle, että henkilöllä, joka hänen asiaansa hoitaa, olisi tarvittavat tiedot käsillä, päätöksenteon apuna ja asiakkaalle lisäarvoa tuottamassa?

Sen lisäksi että tietoa annetaan jokaiselle tarvitsevalle, sitä pitää tuottaa myös henkilöstöstä. Henkilöstörakenteen ja suoritteiden lisäksi tärkeitä tietoja ovat mm. työtyytyväisyys sekä ilmapiiriin ja jaksamiseen liittyvät asiat.

Pienikin henkilöstön motivaation tai työjaksamisen parannus voi olla ratkaiseva tekijä kilpailuedun syntymisessä. Lähiesimiehet toivottavasti saavat signaaleja työssä jaksamisesta, mutta tieto saattaa olla kadoksissa jo kolmannella portaalla, jossa voitaisiin paremmin tehdä esim. osamiseen, koulutukseen ja jaksamiseen liittyviä linjauksia. Joskus tuloksen syntyminen voi olla kiinni niinkin pienestä asiasta kuin äänenpaino tai sanaton viestintä.

Kannattaa siis pitää huoli siitä, että asiakkaiden kanssa työskentelevien tietotarpeet täyttyvät, mutta myös siitä, että osaamista ja jaksamista seurataan.

Ensi kerralla vinkkejä raportointitarpeiden ja hyödyntäjien kartoituksesta, sekä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemista.

Mikko Muurinen

Linkkitiistain lokakuun linkeissä tutustutaan kahteen tutkimukseen, mobiililaitteisiin, BI-investointien hyödyntämiseen sekä Business Intelligence -ratkaisuiden käytettävyyteen.

TDWI:n artikkelissa vedetään yhteen Aberdeen Groupin tutkimusta parhaista BI-käytännöistä laman aikana. Taantumasta selviämiseen tarvitaan sekä strategisia toimia, organisaation kykyä ja mahdollistavia teknologioita. Tutkittujen yritysten suunnittelemat toimet olivat myynnin analysointi ja vahvimmille markkinoille paneutuminen sekä kasvun optimointi ilman lisäpääomaa. BeyeNetworkin artikkelissa John Colbert käy läpi BPM Partnersin tekemää tutkimusta kuinka budjetointia ja suunnittelua hoidetaan keskisuurissa yrityksissä. Tutkimus nostaa esiin monta saavutettua etua suorituskyvyn hallinnan ratkaisuiden hyödyntämisestä excel-pyörittelyn sijaan.

• TDWI: BI or Bust Study Highlights Best Practices for a Tough Economy, James E. Powell, 26.8.2009
• BeyeNetwork: New Research on Spreadsheet Usage for Budgeting and Planning in Midsize Organizations, John Colbert, 15.9.2009

Toisessa TDWI:n jutussa Carl Weinschenk tarkastelee, kuinka mobiililaitteet muuttavat Business Intelligencen roolia ja hyödyntämistä. BI:n mobilisointi vaatii yritykseltä perusteellisempia muutoksia kun vain uusien teknologioiden hankkimista. On tärkeää vakavasti tarkastella koko Business Intelligence -aluetta ja infrastruktuuria.

• TDWI: How Mobile Devices Change BI, Carl Weinschenk, 9.9.2009

Financial Chroniclen artikkeli käsittelee sitä, kuinka tärkeää on hyödyntää yritysten sisäistä informaatiota siten, että sen avulla pystytään lisäämään kyvykkyyttä. BI:llä voi olla ratkaiseva rooli yritysten päätöksenteossa. Artikkelissa pohditaan mm. Business Intelligencen käytettävyyttä, tiedon saatavuutta ja BI:n käyttöä Saas-palveluna.

• Financial Chronicle: How to drive greater returns on your BI investments, Sunny Pokala, 6.10.2009

Hieman vanhempi, mutta vielä hyvin ajankohtainen juttu löytyy destinationCRM.com-verkkojulkaisusta. Siinä käsitellään neljää suunnitteluperiaatetta, joiden avulla Business Intelligence -järjestelmien käytettävyytä voidaan lisätä.

• destinationCRM.com: 4 Simple Tips for Business Intelligence, Mike Psenka, 10.7.2008

Mikko Muurinen

Business Intelligence -blogissa alkaa nyt kirjoitussarja, jossa käydään tosielämän esimerkkien kautta läpi muutamia tärkeitä asioita, joita kannattaa huomioida omien liiketoimintatietojen hyödyntämisessä.

Vinkki 1: Panosta tiedon laatuun edes ulospäin näkyvissä järjestelmissä

Kuinka monta kertaa olet saanut lehtitarjouksen lehdestä, joka sinulle tulee jo? Autohuoltotarjouksia edellisille autoillesi? Laskuja virheellisellä nimellä tai osoitteella? Virheellistä saatavuustietoa nettipalvelusta?

Vaihdoin itse muutama vuosi takaperin sähköntoimittajaa. Jostain syystä uuden toimittajan järjestelmiin oli kirjaantunut osoite vähän virheellisesti kirjoitettuna. Posti toi joskus laskut oikeaan aikaan, mutta joinain kertoina erillisen selvitysmerkinnän kanssa… Halusin selvittää asian ja otin yhteyttä asiakaspalveluun. Asiakaspalvelu ottikin korjaustiedot vastaan ja laskut tulivat taas oikeaan osoitteeseen. Jonkin ajan kuluttua laskut alkoivat taas kiertää postin selvityksen kautta, osoite oli palautunut vääräksi, mutta asiakaslehti tuli kummallista kyllä oikealla osoitteella…

Pyysin asiaa korjattavaksi ja näin taas tapahtui. Jostain kumman syystä aiempi virheellinen osoite ponnahti taas hiljattain laskujen ongelmaksi. Kun tällä kertaa otin asiaa korjattaessa puheeksi sen, että voisimme tulla keskustelemaan tiedon laatuun liittyvissä asioissa, todettiin yrityksestä, että kaikki tiedon laatuun liittyvät ratkaisut ovat kunnossa. Ovatkohan?

Tämän esimerkin kaltaisia tapauksia sattuu tässäkin maassa varmasti jollekulle päivittäin. Liiketoimintatietojen lähteet alkavat itsepalvelun lisäämisen ja järjestelmien liittymien ansiosta olla yhä moninaisempia. Huonot tietojen syöttämisen käyttöliittymät, ohjeistukset ja prosessit tuovat lisää mahdollisuuksia inhimillisille virheille. Kerran jossain järjestelmässä korjattu tieto ei leviä muualle ja saattaa korvautua satunnaisesti virheellisellä tiedolla muualta.

Se mitä huono tiedon laatu maksaa, ei synny ainoastaan siitä, että jokin prosessi ei toimi ja se joudutaan tekemään uudestaan. Kustannuksia voi tulla myös laadun varmistamisen manuaalisesta työstä, sekä siitä, että jotkin prosessit eivät toimi niin tehokkaasti kuin olisi mahdollista. Huono tiedon laatu voi tarkoittaa turhia kustannuksia esim. suoralähetysten kohderyhmän väärin mitoittamisessa, vastuukysymyksiä virhetilanteissa, asiakastyytymättömyyttä, turhaa manuaalityötä, toistettavia työvaiheita tai menetettyjä liiketoimintamahdollisuuksia.

Liiketoimintatiedon oikeellisuus on yksi yrityksen luotettavuuden kulmakivistä. Ainakin ulospäin näkyvissä palveluissa sen kannattaisi olla kunnossa. Tiedon laadun pitää näkyä viivan alapuolella.

Seuraavissa kirjoituksissa käsitellään mm. asiakaspalvelun tarvitsemia tietoja, raportointitarpeiden ja hyödyntäjien kartoitusta sekä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemista.

Mikko Muurinen

Kesälomien jälkeen on taas aika käydä läpi useita hyviä Business Intelligence- ja integraatio-aiheisia kirjoituksia. Linkit vievät kirjoituksiin, jotka käsittelevät Business Intelligencen hyötyjä ja niiden mittaamista, hyvää tietoa ja sen hallintaa sekä edellytyksiä onnistuneeseen data-integraatioon.

Sarah Burnett kirjoittaa vuoden takaisessa blogissaan siitä, miten tärkeää on esittää tieto sillä tavoin, että niiden perusteella on mahdollisimman helppo toimia. Tiedon pitää olla relevanttia, sidoksissa muihin muuttujiin, kerätty useasta luotettavasta lähteestä ja toimitettu oikeaan aikaan. Mitä helpompaa tietoa on käyttää laajalti ja ryhmän viisautta keräten, sen paremmin sen pohjalta tehdyt päätökset tukevat liiketoimintaa.

• Sarah Burnett’s Web Musings: Actionable Information, Sarah Burnett, 5.8.2008

Sekä Dorothy Millerin että Peter Thomasin kirjoitukset antavat hyviä vinkkejä siihen, mitä asioita kannattaa mitata BI:n hyödyn arvioinnissa. Hyvä BI antaa käyttäjille mahdollisuuden tehdä parempia liiketoimintapäätöksiä. Tästä syntyvät vaikutukset saattavat olla yrityksen kannalta massiivisia.

• IT Business Edge: Measuring the Return on Investment for Business Intelligence, Dorothy Miller, 24.2.2009
• Measuring the benefits of Business Intelligence, Peter Thomas, 26.2.2009

BI Question Blogissa Timo Elliott vetää yhteen onnistuneen BI:n edellytyksiä. Standardoimalla ja rationalisoimalla BI koko yrityksessä voidaan saavuttaa kustannussäästöjä, parempi hallinta tietoon sekä parempi tuki liiketoiminnan tavoitteiden seurannalle. Näistä seuraa suoria kilpailuetuja.

• BI Question Blog: Implementing Business Intelligence Standards: Save Money and Improve Business Insight, Timo Elliott, 13.7.2009

Datan hallinnasta on kirjoitettu muutamassa blogissa. Markkinoinnin asiantuntija Mary Schmidt arvioi sitä, miten tärkeää on, että yrityksellä on hyvää dataa. Mitä kaikkea tiedon hallinta oikein on, kysytään puolestaan BeyeNetworkin blogissa.

• It All Comes Back To The (Yawn) Data, Mary Schmidt, 3.8.2009
• BeyeNetwork: What Does It Mean to ‘Govern Data’?, Robert S. Seiner, 6.7.2009

Data Doghousen People, Process & Politics -sarja on päivittynyt kolmella uudella kirjoituksella. Rick Sherman jatkaa aihetta kertomalla edellytyksistä, joilla taataan data-integraation hyöty liiketoiminnalle. Tarvitaan konkreettisia liiketoiminta-ongelmia, joita lähdetään ratkomaan. Integraatioratkaisuiden hankinta-portfoliolla voidaan taata integraatioratkaisuiden hyödynnettävyys yli liiketoiminta- ja it-sektorien. Integraatio-kompetenssi-keskuksen avulla voidaan organisoida ja järkeistää integraatioponnistukset koko yrityksen tasolla.

• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Integration Competency Centers, Rick Sherman, 31.7.2009
• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Integration Portfolio, Rick Sherman, 14.7.2009
• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Business & Integration, Rick Sherman, 24.6.2009

Mikko Muurinen

Tällä kertaa tarkastelemme Business Intelligence -kulttuuria ja sen ihmisnäkökulmaa, Business Intelligence- ja liiketoimintasovellusten yhteiseen kehittämiseen liittyviä kuvioita sekä sitä, kuinka yritykset voivat välttää joutumasta erillisten ja keskenään keskustelemattomien data-siilojen vangiksi.

BeyeNETWORKin blogissa Dave Wells kirjoittaa Business Intelligencen ihmisaspektista ja Business Intelligence -kulttuurista. Business Intelligence pitäisi määrittää enemmän ihmiskeskeisesti. Intelligence – älykkyys syntyy siitä, että pystytään järkeistämään, suunnittelemaan, ratkaisemaan ongelmia, abstraktoimaan, ymmärtämään, innovoimaan ja oppimaan. Nämä ovat inhimillisiä ominaisuuksia. Teknologian tulee avustaa, ei olla lähtökohta.

• BeyeNETWORK: Analytic Culture – Does It Matter?, Dave Wells, 3.6.2009

CIO Newsin artikkelissa käsitellään sitä, kuinka tärkeää on saada liiketoimintasovellusten kehittäjät työskentelemään tiiviisti BI-kehittäjien, jotta saadaan luotua integroitu liiketoimintatiedon hyödyntämisen strategia. Shaku Atre kirjoittaa BeyeNETWORKin kolumnissa samaan asiaan liittyen siitä, kuinka nykyisten BI-ratkaisuiden kehittämisessä tulee ottaa entistä laajemmalti asioita huomioon.

• CIO News: Integrated business intelligence strategy spans app, BI developers, Christina Torode, 9.6.2009
• BeyeNETWORK: What Is So Different About Business Intelligence Today?, Shaku Atre, 18.6.2009

Rick Sherman pohtii Data Doghousen kahdessa blogikirjoituksessa erilaisia syitä, joiden takia yritykset ajautuvat erillisiin data-siiloihin yhtenäisen ja keskitetyn “yksi versio totuudesta” tavoitteen sijaan. Yritykset eivät ajoissa näe integraatioon liittyviä ongelmia, vaan elävät erillisten ERP, DW, BI, CPM, MDM, CDI ja PIM -ratkaisuiden tietokantojen kanssa. Tietojen yhdistäminen kokonaisen liiketoimintanäkymän saamiseksi voi olla hyvin työlästä. Ristiriitaiset tiedot johtuvat usein siitä, että taustalla olevat järjestelmät määrittelevät samojakin tietoja eri tavoin.

• The Data Doghouse: People, Process and Politics – We All Hate Data Silos, So Why do They Happen?, 29.5.2009
• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Stop the (Integration) Madness, 18.6.2009

Mikko Muurinen

Linkkitiistai on taas lukutiistai.

Ennustaminen, erilaisten syiden ja seurausten ymmärtäminen ja tuleviin tapahtumiin varautuminen ovat yleensä oleellinen osa liiketoiminnan johtamista ja otettava huomioon siten myös business intelligence- tai liiketoimintatiedon hallinta-ratkaisuissa. Seuraavat tiedettä popularisoivat kirjat vievät lukijan hyvin vauhdikkaalla ja kiinnostavalla tavalla mukaan monisyiseen ja ongelmalliseenkin aihepiiriin:

Taleb, Nassim Nicholas (2007): Musta Joutsen – Erittäin epätodennäköisen vaikutus
http://beta.wikiversity.org/wiki/Nassim_Nicholas_Taleb_(2007):_Musta_Joutsen

Levitt, Steven D., Dubner, Stephen, J. (2006): Freakonomics – outoustalous
http://readme.fi/product.php?isbn=9789525592436

Gladwell, Malcolm (2007): Leimahduspiste.
http://beta.wikiversity.org/wiki/Gladwell,_Malcolm_(2000):_The_Tipping_Point

Nassim Nicholas Talebin kirja Musta Joutsen kertoo erittäin epätodennäkösistä tapahtumista, joita on mahdoton ennustaa ja joiden vaikutukset ovat erittäin vakavia.
Kirjassa käsitellään ennustamista melko monipuolisesti, useasta näkökulmasta, kritisoiden asiantuntijoita ja erilaisia menetelmiä.

Levittin ja Dubnerin Freakonomics-kirja käsittelee jokapäiväisten, mutta näennäisesti toisiinsa liittymättömien asioiden välisiä syy-seuraus-yhteyksiä. Kirja nostaa esiin useita outojakin yhteyksiä, jotka todistavat usein yleistä käsitystä vastaan. Lue myös uusia juttuja Freakonimics-blogista…

Malcolm Gladwellin Leimahduspiste kuvaa ideoiden, menestystuotteiden, trendien ja käyttäytymismallien leviämisen logiikkaa. Gladwell rinnastaa niiden leviämisen epidemioihin, ja osoittaa niiden leviävän kuin virusten. Gladwellin kaikki kirjat ovat herättäneet paljon keskustelua, ja Gladwell on saanut kiertää suosittuja talk show’t kertomassa esim. uusimmasta kirjastaan Outliers.

Kesä on lukemisen kulta-aikaa… Mainitut kirjat löydät hyvinvarustellusta kirjastosta tai jos pidät oman kappaleen omistamisesta, vaihtoehtoisesti kirjakaupasta.

Hyviä lukuhetkiä,
Mikko Muurinen

Valtaosa yritysten toiminnoista on ollut huikean mylläyksen kohteena viimeisten vuosien ajan. Henkilöstöosastoja ei voi verrata muutaman vuoden takaiseen. Viestintäyksiköiden tehtävät ovat laajentuneet. Talousosastoilla ollaan aivan uudenlaisten haasteiden edessä. Kentällä vaatimukset ovat kasvaneet ja työn luonne muuttunut.

Organisaatioyksiköille on määritelty uusia tavoitteita, ulottuvuuksia, johtamismenetelmiä ja mittareita. Sama on tapahtunut yksittäisille työtehtäville ja toimenkuville.

Tämä trendi jatkuu varmasti myös jatkossa. Staattiseen yritysmaailmaan ei ole paluuta.

Keskeytä blogin lukeminen hetkeksi. Käy katsomassa nykyisestä BI- tai raportointijärjestelmästäsi, onko siinä otettu kaikki uudet kysymykset huomioon. Tee se nyt.

Siis heti.

Ok, pystytkö nyt kertomaan miten järjestelmissä otetaan muuttunut liiketoimintaympäristö huomioon? Lähestytäänkö järjestelmässä asioita työkalu- vai tuloslähtöisesti? Kuluuko asiantuntijoiden työaikaa vaikean systeemin selittämiseen? Tarkastellaanko yrityksen tilaa taustapeilistä?

Luulen, ettei suuressa osassa yrityksiä BI ole pysynyt vaatimusten mukana. Johtuisiko se väärästä ajattelumallista?

Olemassa olevia ajattelumalleja on vaikeaa kyseenalaistaa. Klaudios Ptolemaioksen maakeskeinen teoriakin vallitsi 1500 vuotta. Ihmiset uskoivat siihen, koska se toimi ainakin suurin piirtein, eikä juuri kenenkään intresseissä ollut teorian kyseenalaistaminen. Teoria murtui vasta 1600-luvun alussa Johannes Keplerin työn myötä.

Mitä uudet ajattelumallit voisivat olla Business Intelligencessä? Ehkä enemmän pitäisi viedä liiketoimintatiedon hyödyntämistä lähelle liiketoimintaa… Järjestelmien tulisi käyttäjilleen jotain eteenpäin kertomisen arvoista.

Operatiivista raportointia voi kohdentaa liiketoimintaprosesseissa todettuihin ongelmakohtiin ja tapahtumiin. Pelkkä raporttiportaaliin tai dashboardeihin tukeutuminen ei tyydytä kaikkia tarpeita. Kun esim. asiakaspalvelija saa rutiinista poikkeavan tapauksen, hänen päätöksentekoaan voidaan auttaa antamalla automaattisesti tietoa, kuinka muualla on vastaavissa tapauksissa menetelty.

Tietämystä ja toimintamalleja pitää pystyä tekemään päätöksentekoa varten jo ennakkoon. On erittäin tärkeää helpottaa mm. erilaisten skenarioiden vertailua. Sama asiakaspalvelija voisi saada huomattavaa apua siitä, jos hänellä olisi tilanteen ollessa päällä, käytössään tietoa, kuinka erilaisten päätöksen yksityiskohtien muutokset vaikuttavat lopputulokseen. Ennustemallit, simulointi ja analysointi tulisi tuoda helpossa ja kevyessä muodossa osaksi operatiivista toimintaa.

Mikään ajattelumallin muutos ei merkitse välttämättä suuria kustannuksia, päinvastoin, kustannustehokkuuden tulee olla tavoitteena ja asenteena.

Vaatikaa järjestelmätoimittajilta, meiltä ja muilta, enemmän. Vaatikaa että ratkaisut perustuvat omiin toimintamalleihinne. Nykytilanteessa kilpailuetua ei voi saavuttaa työkalulähtöisesti, samoin standardivälinein. Niillä voidaan pysyä vain pinnalla.

Onko sinun firmassasi kilpailuetu paremmassa jamassa kuin kolme vuotta sitten?

Kommentoi.

Mikko Muurinen

Tällä kertaa tarkastelemme operatiivista Business Intelligenceä sekä sitä, kuinka tavanomaisia BI:n hyötyjä voidaan laajentaa esim. nk. closed loop -ratkaisuilla tai yhdistämällä BI-ominaisuudet hakuteknologioiden kanssa.

James Taylor hahmottelee BeyeNETWORKin blogissa askelia, joita yritysten tulisi ottaa siirtyessään perinteisestä BI:stä kohti operatiivista business intelligenceä ja päätöksenteon tukijärjestelmiä. Neil Raden puolestaan pohtii tarkemmin syitä, miksi operatiivinen business intelligence on niin tärkeää. Usein BI-järjestelmät ovat suunniteltu informoimaan ihmisiä, ei auttamaan reagoinnissa. Enterprise Systemsin Linda Brigg kirjoittaa artikkelissaan kuinka business intelligence voi suoraan vaikuttaa tulokseen, kun se on yhä laajemman käyttäjäkunnan saatavilla.

• BeyeNETWORK: First Steps To and Beyond Operational Business Intelligence, James Taylor, 30.9.2008
• BeyeNETWORK: Why You Should Be Thinking About Operational BI, Neil Raden, 10.4.2009
• Enterprise Systems: Q&A;: Pushing BI Beyond Business Managers, Linda Briggs, 25.3.2009

BeyeNETWORKin blogissa Colin White kirjoittaa, että tehokas päätöksenteko vaatii muutakin kuin aina vain enemmän ja enemmän tietoa. Informaation pitää olla helposti kulutettavaa ja integroitu nk. closed-loop päätöksentekojärjestelmään. Jake Freivaldin kolumnissa ebizQ:ssa puhutaan siitä, kuinka suurin osa yrityksen tiedoista saataisiin tarvitsevien saataville. Yli 80 prosenttia tiedoista on strukturoimatonta, kuten dokumentteja, sähköposteja jne., eikä niitä voida saada helposti analyysien ja päätöksenteon tueksi, ellei tehokkaasti hyödynnetä esim. hakuteknologioita.

• BeyeNETWORK: Closed-Loop Business Intelligence: Reality or Simply Another Buzzword?, Colin White, 22.4.2009
• ebizQ: BI + Search: Opening Doors to Enterprise Data, Jake Freivald, 30.3.2009

Lopuksi vielä kaksi kirjoitusta tärkeistä Business Intelligence -hankkeen käynnistämisessä huomioitavista asioista. Doug Lautzenheiser kirjoittaa blogissaan mitkä asiat tulisi ottaa huomioon BI-tiimien, standardien ja infrastruktuurien suunnittelussa. Information Managementin artikkelissa käydään tarkasti läpi esimerkkejä siitä, kuinka hankkeiden alkuvaiheessa voidaan kaivaa oikeat business caset ja liiketoimintahyödyt tavoitteiksi.

• Business Intelligence Foundations, Doug Lautzenheiser, 26.3.2009
• Information Management: Show Me the Money: A DM/BI Business Value Primer, Bob Lambert & Tri Truong, 24.3.2009

Mikko Muurinen

OLAP liitetään usein Business Intelligencestä puhuttaessa kuutioiden pyörittämiseen ja lataukseen. OLAP, Online Analytical Processing – termi ei kuitenkaan pidä sisällään mitään viittausta taustalla käytettäviin tekniikoihin. Termi kertoo oivallisesti keskeisen asian, eli kyse on onlinenä tapahtuvasta analyyttisestä prosessoinnista.

Erilaisten määritelmien keskeiset ja melko yhteiset kantavat teemat ovat näkökulmien vaihtamisen mahdollisuus monien ulottuvuuksien välillä, tarkempaan tietoon porautuminen sekä datan manipulaatio. Määritelmissä harvoin sanellaan tiedon tallentamismuodoista mitään.

Loppukäyttäjän kannalta ei pitäisikään olla millään tavalla merkityksellistä millä lailla järjestellyistä tietolähteistä tieto tulee, kuutiosta, kartiosta vai juuttisäkistä… Kuten ei väliä ole myöskään sillä, tehdäänkö analysointia OLAP-palvelimen muistissa, oman työaseman muistissa vai missä. Kunhan oikea lopputulos ja tehokkuus saavutetaan loppukäyttäjälle helpolla tavalla, ei käytettävä menetelmä ole käyttäjälle mitenkään oleellinen.

Pikemminkin, analyyttiseen käsittelyyn pitäisi saada tietoa useista tietolähteistä ja ajantasaisena. Esimerkiksi asiakastietoa pitäisi pystyä lennosta yhdistelemään laskutus-, tilaus- ja tuotantojärjestelmistä saatavaan ajantasaiseen tietoon. Tätä tietoa pitää pystyä pilkkomaan ja pyörittämään analysoinnin tueksi ilman, että se pitää ladata johonkin tiettyyn, ennalta määrättyyn muotoon, jota voidaan käyttää vain tietyillä välineillä. Teknologian kehittyminenhän on poistanut rajoitteet tietomassojen pyörittelystä vain tietyllä tavalla.

Määriteltyjen kuutioiden pitääkin olla vain yksi monista analysoinnin muuttuvista tietolähteistä, ei ainoa mahdollinen. Tietojen ei myöskään pidä olla vain luettavissa, mutta usean käyttäjän päivitettävissä ja käytettävissä.

Analysoinnin pitää myös olla päätelaitteeseen sitomatonta. Jos tukeudutaan asennettavaan työkaluun, ollaan väistämättä rajoitettu käyttömahdollisuuksia. Aina ei BI-hankkeissa kuitenkaan muisteta, että liiketoimintatiedon hallinnassa lähestymisen pitää lähteä liiketoiminnan tarpeiden ja halujen ratkaisemisesta, ei tuotteista tai työkaluista.

Hankkeissa kannattaa pitää mielessä se, että loppukäyttäjät tarvitsevat tietoa jotakin liiketoiminnan ratkaistavaa ongelmaa varten, eivät tietorakennemallia.

Vai keksiikö joku pakottavaa tarvetta, miksi OLAPin pitäisi olla esim. kuutiomuotoon sidottu?

Mikko Muurinen

Maaliskuun alun linkkeinä on kirjoituksia, joissa käsitellään Business Intelligencen kulutuksen helppoutta, reaaliaikaisen tiedon hyödyntämistä, data-integraation nykymahdollisuuksia sekä R tilasto-ohjelmistoa.

Claudia Imhoff kirjoittaa BeyeNETWORKin blogissa kuinka Business Intelligencen ei tulisi olla vain helppokäytöistä, vaan myös helposti kulutettavaa. BI-hankkeissa tulisi keskittyä myös siihen, miten, missä ja kuinka ihmiset hyödyntävät iformaatiota, eikä vain kuinka valitaan aineisto, muotoillaan raportti, luodaan graafi jne.

• BeyeNETWORK: Easy To Use? Nah. We Need BI That Is Easy To Consume!, Claudia Imhoff, 19.2.2009

Doug Henschen kirjoittaa InformationWeekissä kuinka reaaliaikaista tietoa ja analyyttistä näkemystä voidaan käyttää ratkaisemaan todellisia liiketoiminnan ongelmia. Tuottava teollisuus ja jälleenmyyjät ovat tarttumassa uudenlaiseen kysynnän ennustamiseen, jonka takia ajantasaisen ja yksityiskohtaisen tiedon tarve on kasvamassa huomattavasti. BusinessWeekin artikkelissa puolestaan käsitellään BI-ratkaisuiden kykyä auttaa yrityksiä analysoimaan tietojaan kustannusten säästämiseksi tai myyntimahdollisuuksien luomiseksi.

• InformationWeek: In A Down Economy, Companies Turn To Real-Time Analytics To Track Demand, Doug Henschen, 28.2.2009
• BusinessWeek: Business Intelligence Software’s Time Is Now, Rachael King, 2.3.2009

Data-integraation imago-ongelmaa käsitellään Information Managementin Rick Shermanin kolumnissa. Data-integraatio mielletään vain ETL:n synonyymiksi, joka puolestaan on rinnastettu tietovarastointivälineeksi. Nykyiset mahdollisuudet integroida tietoja kaikkiin yrityksen liiketoimintatilanteisiin ja tarpeisiin usein unohdetaan. Shermanin mukaan yritykset ovat haaskanneet paljon mahdollisuuksia jättämällä informaatioonsa aukkoja. Tietojen integroinnin ja puuttuvan tiedon paikkaamisen kustannukset ovat olleet siilo-ajattelun takia kovia.

Hub Solution Designsin blogissa katsotaan, miten yksi informaation hallinan pala, master-tiedon hallinta, MDM, sopii yritysten arkkitehtuureihin, varsinkin SOA-mielessä. Saman blogin vanha kirjoitus kymmenestä parhaasta MDM-ratkaisun käytännöstä on tässä yhteydessä vielä oikein hyvin ajan tasalla.

• Information Management: Beyond ETL and Data Warehousing, Rick Sherman, 19.2.2009
• Hub Solution Designs: MDM and SOA, a Strong Partnership, Joan Lawson, 19.1.2009
• Hub Solution Designs: Ten Best Practices for Master Data Management and Customer Data Integration, Dan Power, 10.10.2007

Lopuksi vielä hieman Open Source -tilasto-ohjelmisto R:stä. Data Evolution -blogissa referoidaan paneelikeskustelua R-ohjelmiston käytöstä muutamissa suurissa R-käyttäjäyrityksissä, kuten Google ja Facebook. Kirjoituksessa on hyvin vedetty yhteen R:n vahvuudet ja heikkoudet yrityskäytössä.

• Data Evolution Blog: How Google and Facebook are using R, Michael E. Driscoll, 19.2.2009

Mikko Muurinen

Tämänviikkoisissa nostoissa esitellään kirjoituksia, joissa käsitellään Business Intelligence -termin määritelmän muuttumista, Business Intelligence -hankkeiden epäonnistumismahdollisuuksia, mobiili-BI:n ensiaskelia sekä SOA-palveluiden hallinnan valintastrategioita.

Visual Business Intelligence -blogin Stephen Few kommentoi Beye Networkin Dave Wellsin ajatuksia Business Intelligencen muuttuvasta määritelmästä. Alkuperäisiin määritelmiin palaaminen on tarpeen, jotta tavoitteet saataisiin taas selkeiksi.

• Visual Business Intelligence: About Face — Returning BI to Its Roots, Stephen Few, 26.12.2008
• Beye Network: The Changing Face of Business Intelligence, Dave Wells, 18.11.2008

Timo Elliott pohtii BI Questions Blogissaan mikä voisi mennä pieleen Business Intelligence -hankkeissa vuonna 2009. Ilman BI:n kunnollista organisointia on erittäin todennäköistä, että projektit eivät saa kaikkia näkökulmia mukaan, Excel-viidakot jäävät valtaan eikä tiedon hyödyntäminen lisäänny. Toisessa kirjoituksessaan hän esittää tyypillisen skenarion “klassisesta” BI:stä. Tyypillisesti BI-projektit keskittyvät teknologiaan ja alustoihin, eivät ihmisiin ja kulttuuriin.

• BI Questions Blog: What Might Go Wrong in Business Intelligence in 2009, Timo Elliott, 14.12.2008
• BI Questions Blog: Classic BI. Sigh., Timo Elliott, 5.8.2008

Kanadan Computerworldin artikkelissa pohditaan kuinka tarjoilla onnistuneesti data-analyysimahdollisuuksia suurille käyttäjämäärille. Onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka hyvin käyttäjien tarpeet tunnetaan.

• Computerworld Canada: How would you like your BI?, Kathleen Lau, 9.1.2009

Lopuksi SOA Magazine antaa kymmenen hyvää neuvoa kuinka organisaatiot saavat täyden hyödyn SOA-palveluiden hallintaratkaisuistaan.

• SOA Magazine: Ten Strategies for Overcoming the Technological Impact of SOA Governance, Robert Schneider, 17.11.2008

Mikko Muurinen

Uusi vuosi, uudet kujeet… Perinteiseen blogityyliin vuoden alkaessa on hauska tehdä omia arvioita tulevan vuoden trendeistä. InfoBuildin Strategista kilpailuetua -blogin uuden vuoden tina -tyyliin tehtyjä, enemmän tai vähemmän itse itseään toteuttavia ennusteita vuoden 2009 Business Intelligence -trendeistä, olkaa hyvät:

Yksi ja ainoa asiasana vuodelle 2009: TALOUS

Taantuman jatkuessa riskien välttäminen nousee esille liki kaikissa yrityksissä. Vuonna 2009 kannattaa ottaa enemmän selville oman yrityksen tilanteesta, markkinoista ja kustannustekijöistä. Tärkeitä ja vaikeita säästö- ja leikkauspäätöksiäkin tehtäessä on parasta olla varma, että nuo päätökset tehdään oikean tiedon pohjalta.

Ennuste Business Intelligence -alueen kehittymisestä nyt taantumankin aikana on siksi melko positiivinen. Trendinä toivottavasti tulemme näkemään Business Intelligencen kehittämistä yhä enemmän kilpailuedun tuomiseen.

Tulojen vähentyessä ja toiminnan hidastuessa oman toiminnan kehittäminen nousee esille. Kehittämishankkeita esim. tulosohjauksen, rullaavan suunnittelun, analysoinnin, tietojen visualisoinnin ja jakelun suhteen nousee esille kaikilla toimialoilla.

Kun matkustamista ja aikaavieviä kokouksia tehostamissyistä karsitaan, Business Intelligence -ratkaisuiden mobiilikäyttö lisääntyy ja vaatimukset erilaisille ryhmätyömahdollisuuksille kasvavat. Trendinä 2009 on kasvava tarve saada tietoja saadaan oikea-aikaisesti ja missä vain.

Vuonna 2009 IT-rautakauppa varmasti hidastuu. Tästä syystä olemassa olevan infrastruktuurin hyödyntäminen raportoinnin alustana on yhä useammassa tapauksessa hyödyllistä ja tarpeen. Business Intelligencen laajentaminen ilman uusia hardware-investointeja on tämän vuoden trendi. Ratkaisuiden skaalautuvuus nousee päätöksentekokriteereissä entistä korkeammalle.

Näitä pohdintoja täydentämään ja haastamaan muutamia muita näkemyksiä:

BI Questions Blogin Timo Elliott on kerännyt listaa erilaisista ennusteista, kuinka Business Intelligence -alue tulee muuttumaan vuonna 2009. Listalla on hyvin monenlaisia näkemyksiä kuumista aiheista ja tulevaisuden suuntauksista.

• BI Questions Blog: The Complete List of 2009 BI Predictions?, Timo Elliott, 5.1.2009 

Mitkä ovat teidän ennusteenne vuodelle 2009? Kommentteja?

Mikko Muurinen

Linkkitiistain joulukuun nostossa esitellään kirjoituksia, joissa käsitellään Business Intelligence -hankkeiden viimeistelyvaikeuksia, operatiivista Business Intelligenceä, mobiili-BI:n ensiaskelia sekä Business Intelligencen laman-torjunta-ominaisuuksia.

JuiceAnalyticsin Zach Gemignani kirjoittaa seikoista, jotka usein Business Intelligence -ratkaisuissa jäävät loppusuoralla syystä tai toisesta (Zach esittää muutaman teorian) viimeistelyä vaille.

• JuiceAnalytics: The Last Mile of Business Intelligence, Zach Gemignani, 1.11.2007

Intelligent Enterprisen kolumnisti Neil Raden kirjoittaa siitä, kuinka perinteinen Data Warehouse -keskeinen ajattelu alkaa vähitellen murtumaan. Ainoa oikea tapa ei ole käyttää yhtä tietolähdettä, vaan yhä useammin tarvitaan tukitietoa useista eri lähteistä.

• intelligent enterprise: Surround the Warehouse: Prediction for 2009, Neil Raden, 11.12.2008

Toinen Intelligent Enterprisen artikkeli kertoo siitä, miten yritykset hyödyntävät ja aikovat hyödyntää mobiili-BI-ratkaisuja nyt ja lähitulevaisuudessa.

• intelligent enterprise: Why BI Vendors Won’t Drive Mobile BI, Doug Henschen, 11.12.2008

Business Intelligencen laman-torjunta-ominaisuuksista on kirjoittanut useampikin lähde. Ohessa viittaukset muutamaan artikkeliin:

• Ovum: Business intelligence: a bull in a bear economy, Madan Sheina
• Network World: Recession fears put focus on business intelligence, James Kobielus, 3.4.2008
• ZDNet: Business intelligence tools up for the recession, Cath Everett, 1.12.2008
• Tietoviikko: Bi voi auttaa taantumassa, Ville Mäkinen, 6.12.2008

Hyvää Joulua ja onnellista Uutta Vuotta!

Mikko Muurinen