BeyeNETWORKin tuoressa artikkelissa Craig Izydor tuo hyvin esille kuinka liiketoimintajohdon on oltava viime kädessä vastuussa tietojen laadusta. Ilman johdon ymmärrystä ja tukea ei tiedon laadun ja luotettavuuden ongelmista päästä. Johdon on luotava yrityksissä tietoisuus siitä, ettei ulkoisen tai sisäisen tiedon huonoa laatua sallita. 

Dan Power perustelee Hub Solution Design Blogissa miksi master-data -ratkaisut ovat järkeviä. On hyvä olla olemassa oikeasti neutraali paikka asiakas-, tuote- ja muiden master-tietojen hallintaan. CRM-ja ERP-järjestelmiä ei vain ole suunniteltu käsittelemään master-dataa tehokkaasti. Niissä ei ole tietojen laadun hallinnan prosesseja koko yrityksen master-tietojen täydelliseen, ajantasaiseen ja yhdenmukaiseen hallintaan.

Samassa blogissa käsiteltiin viime vuonna master-tiedon merkitystä operatiiviselle Business Intelligencelle. Reaali-aikainen raportointi tuo erilaisia vaatimuksia MDM-ratkaisuille kuin operatiivisten järjestelmien tarpeet.

• BeyeNETWORK: Data Quality is a Business Issue: Getting Back to Basics, Part 1, Craig Izydor, 22.6.2010
• Hub Solution Design: Intersection of MDM, CRM and ERP, Dan Power, 10.6.2010
• Hub Solution Design: MDM and Operational Business Intelligence, Joan Lawson, 10.2.2009

International Association for Information and Data Quality (IAIDQ) :n uutiskirjeessä professori Carlo Batini ja tutkija Monica Scannapieco käyvät perusteellisesti läpi kuinka suoritetaan kustannus-hyöty-analyysejä tiedon laadun alueella. Artikkelissa kerrotaan, miten mitataan puutteellisen tiedon laadun aiheuttamat kustannukset, kustannukset tiedon laadun parantamistyöstä ja hyödyt tällaisesta parantamisesta. 

Muutkin IDQ Newsletterin artikkelit ovat mielenkiintoista ja osuvaa luettavaa tiedon laadun aihepiiristä kiinnostuneille.

• IDQ Newsletter: Classifications of Data Quality Costs and Benefits, Carlo Batini ja Monica Scannapieco, 04/2010

Lopuksi Wayne Eckerson vastaa TDWI:n sivuilla seitsemään yleisimpään master-tiedon hallinnan hankkeista kysyttyyn kysymykseen:

1. Mikä on paras paikka aloittaa MDM-hanke?
2. Miten rahoittaa MDM-hanke?
3. Millainen arkkitehtuurin tulisi olla?
4. Mikä rooli tietovarastolla on?
5. Mitä organisatorisia sudenkuoppia tulee vastaan?
6. Mitä teknisiä sudenkuoppia tulee vastaan?
7. Miten toteuttaa onnistunut MDM-hanke?

• TDWI Experts: Answers to the Seven Most Commonly Asked Questions about MDM, Wayne Eckerson

Näiden linkkien myötä toivotan kaikille lukijoille oikein hauskaa Juhannusta!

Mikko Muurinen

Ensi alkuun helpolta vaikuttanut aihe paljastuu kuitenkin lähemmässä tarkastelussa monimuotoiseksi vyyhdeksi. Kun puhutaan BI-toiminnasta eikä esim. BI-järjestelmistä, laajenee kysymys aika lailla…

BI-hankkeiden kustannuksia ja budjettia kyllä seurataan usein, mutta koko BI-toimintoa on vaikeaa mitata. Itse asia koko toimintoa on edes hyvin vaikea määritellä tai rajata. Ketkä itse asiassa ovat mukana yrityksen BI-toiminnossa ja mitkä kaikki tehtävät voidaan laskea liiketoimintatiedon hallinnaksi? Usein kysymyksessä on yrityksen toiminnan jatkuva kehittäminen osana muita prosesseja ja osana erilaisten ihmisten verkostoa, eivätkä pelkän yksittäisen yksikön tai vastuuhenkilön tehtävät.

Kun Business Intelligencen tavoitteena on tukea päätöksen tekoa jokaisella tasolla, pitäisi mitata päätöksentekoa, sen prosesseja, vaikuttavuutta ja tekokkuutta. 

Kyseessä on myös viestinnän tehokkuuden mittaaminen. Tiedetäänkö esim. ketkä saavat tarvitsemansa tiedot? Tai ketkä ymmärtävät ne ja pystyvät hyödyntämään niitä?

Eri osa-alueiden, kuten Business Intelligence -järjestelmien ja teknisten ratkaisuiden hyötyjen mittaamiseen löytyy kyllä keinoja, mutta on vaikeaa esim. arvioida, onko yrityksen tuloksen parantuminen peräisin paremmista päätöksistä, saati sitä, miten päätöksen tekoon on vaikuttanut se, millä tavoin BI-toiminto on järjestetty…

Helppoa on mitata, kuinka paljon järjestelmiä käytetään, ketkä hyödyntävät useita tietolähteitä ja millaisia tietoja ei käytetä niin paljon kuin muita. Voidaan myös laskea manuaalisen työn poiston vaikutusta esim. tietojen keruuseen käytettyyn työaikaan. Tiedon laadulle voidaan määritellä erilaisia mittareita. Järjestelmien vasteaikoja voidaan tarkastella ja käytettävien tietolähteiden suhteellista osuutta laskea. Näitä kaikkia voidaan verrata ja seurata ajan suhteen.

Toisaalta, vaikka BI-järjestelmien tai tiedon laadun parantaminen tehostaisikin työtä, tiedon analysointia tai päätöksen tekoa, ei henkilökustannuksia ehkä voida karsia. Lisääntyvä tietomäärä ja uudenlaiset tarpeet tuovat enemmän työtä. Samoilla resursseilla voidaan ehkä tehdä enemmän kuin ennen, mutta vaatimuksetkin ovat kovemmat.

Sinänsä on sääli, että hyvin harvoin sellaisiakaan osa-alueita, joita voisi mitata, ei mitata. Näistä voisi kuitenkin saada jonkinlaista lähtökohtaa kehittämiselle.

Ryhmässämme eräs lopputulema oli, että eri puolilta tuleva palaute on yksi keskeinen tekijä BI-toiminnan hyötyjen arviointiin. Toiminnan laadullinen arviointi ja ”benchmarkkaaminen” tämän tukena antaa kuvaa siitä, millaiset BI-toiminnon hyödyt yritykselle ovat. Varsinkin, mikäli joistain osa-alueista saadaan taustatiedoksi myös “kovia” mittareita.

Asian tarkastelu voidaan tehdä hyvin Balanced Scorecard -ajattelun mukaisesti useista näkökulmista, esim. siitä, mitä hyötyä BI-toiminnosta on asiakkaille, henkilöstölle, taloudelle ja prosesseille. Eri tyyppisiä mittareita näihin näkökulmiin on mahdollista kehittää, mutta kuten aina, lopulta kyse on määrittelyistä, rajauksista ja kunkin yrityksen tarpeista ja tavoitteista.

Mikko Muurinen

Doug Henchen ja Rajan Chandras käsittelevät molemmat Gartnerin näkemystä BI-järjestelmien omistamiskustannuksista. Loppupäätelmänä on, että asiakkaiden tulee ymmärtää kaikki kustannusten komponenttien, esim. lisenssien, työn, infrastruktuurin ja ylläpidon osuudet ja vaikutukset kokonaisuuteen.

• intelligent Enterprise: Gartner’s Take on BI Cost of Ownership, Doug Henschen, 20.4.2010
• intelligent Enterprise: My Take on BI Cost of Ownership, Rajan Chandras, 21.4.2010 

Gartnerin seminaarissa käsiteltiin myös järjestelmien hankintoja ja sen yhteydessä tehtäviä sopimuksia, lisenssi- ja ylläpitomalleja. On varottava joutumasta epäedulliseen lukkiutumis-suhteesen toimittajan kanssa, huomioitava tulevat ylläpitomaksut, huolehdittava ja ettei osteta “hyllylisenssejä”. On aina oleellista myös miettiä mitkä omista vaatimuksista ovat oikeita ja kuinka kriittistä on, että kukin toiminnallisuus toteutetaan kuin on vaadittu. Usein liiketoiminnan ja IT:n yhteistyöllä voidaan saavuttaa uusia toimintatapoja tai “oikopolkuja” ja siten kustannussäästöjä.

“Pelastaako erillinen Data Warehouse Appliance Rescue tietovarastosi?”, oli analyytikko Donald Feinbergin kysymys, johon hän itse vastasi lyhyesti: Ei. Huonoa tiedon laatua tai tietovarastosuunnittelua ei pystytä peittämään laitteisto/softa-ratkaisuilla.

• intelligent Enterprise: Gartner’s BI Summit Warning: Buyer Beware, Doug Henschen, 19.4.2010
• intelligent Enterprise: BI Integration Fear Factors, Rajan Chandras, 21.4.2010

Myös muissa julkaisuissa käsiteltiin samaa tilaisuutta, ohessa pari poimintaa. SearchCIO:n blogissa Summitin keskeiset aihepiirit on vedetty hyvin ja tiiviisti yhteen. Emiel van Bockel puolestaan julkaisi omat muistiinpanonsa Lontoon seminaarista.

• SearchCIO: Gartner Business Intelligence Summit: New tech vs. old-school strategy, Christina Torode, 14.4.2010
• BI Facts: MyNotes: Gartner BI summit 2010, Emiel van Bockel, 1.3.2010

Viimeisenä vielä Doug Henchenin hauska artikkeli päämiehemme Information Buildersin toimitusjohtajasta Gerry Cohenista. Gerry on todellinen hands-on-johtaja, artikkelissa ei välttämättä edes paljastu missä mittakaavassa…

• intelligent Enterprise: Information Builders’ CEO Gets Intelligence First Hand, Doug Henschen, 20.4.2010

Hyvää keväänjatkoa ja Vappua!

Mikko Muurinen

Ensimmäinen linkki pitää sisällään oikeastaan kolmella sivustolla käydyn keskustelun.
on target -blogissa vedetään yhteen ja kommentoidaan keskustelua, joka käynnistyi James Taylorin kommentteista Stephen Few:n blogikirjoitukseen. Kirjoituksessa keskitytään siihen, miten useimmat BI hankkeet ovat vain IT:n yrityksiä yhdistää suuret määrät ajan kuluessa kerättyä tietoa. Tämän takia suurin osa  BI-työkaluista on vääriä valintoja päätöksenteon tukeen.

• on target: How much analytic are decision makers? Franco Graziosi, 23.3.2010

Data Quality Pro Expert Journalissa Dylan Jones antaa vinkkejä siihen, miten saadaan tiedon laadun hankeet haluttaviksi, sen sijaan, että ajettaisiin näitä hankkeita kovassa muutosvastarintassa kuin käärmettä pyssyyn. Projektit onnistuvat, jos yksittäiset työntekijät hyötyvät konkreettisesti käyttöön otettavista tietojen laatua parantavista prosesseista.

• Data Quality Pro Expert Journal: How Are You Creating a Pull for Data Quality in Your Organisation?, Dylan Jones, 16.3.2010

EagerEyes on Robert Kosaran ylläpitämä nettisivusto, jossa käsitellään tiedon visualisointia ja visuaalista viestintää. Hyvien käytäntöjen lisäksi blogissa esitellään välillä varoittavia esimerkkejä siitä, mitä tapahtuu, jos tietojen visualisoinnissa ei pidä järkeä mukana. Ohessa muutama tällainen esimerkki:

• March Chart Madness
• The Cost of a Sick Chart
• NY Times: The Best and Worst of Data Visualization
• Bring Out Your Dreadful Charts!

Seth Grimes on kirjoittanut artikkelin Business Intelligence -mashupeista, joiden avulla voidaan laajentaa itsepalveluna tarjottavaa BI:tä. Niiden avulla käyttäjät voivat nähdä ja tehdä enemmän, sekä myös käsitellä tarvittaessa helposti kolmansien osapuolten tietoja, ilman, että uusien tietolähteiden tai siilojen luomista tarvittaisiin. BI-mashupit voivat lisätä käyttäjien tyytyväisyyttä, parantaa heidän toimintakykyään ja vähentää tukikustannuksia.

• Nimble Intelligence: Enterprise BI Mashup Best Practices, Seth Grimes, 3/2010

Poimin myös kaksi BeyeNETWORKin artikkelia, joissa pohditaan trendejä ja suuntauksia Business Intelligence -markkinoilla.

Lyndsay Wise on koonnut TDWI:n vuotuisessa BI-konferenssissa käymistään keskusteluista esityksestä yhteen yleisiä suuntauksia  BI-markkinoilla. Tekniikoista nousevat esiin mm. Data Warehouse -laitteet, upotettu analytiikka, tiedonhallinnan alustat, interaktiivinen tiedon visualisointi. Keskeinen seikka on myös se, että yrityksissä pyritään yhä enemmän käyttämään Business Intelligenceä luomaan lisäarvoa liiketoiminnalle.

Steve Dine pohtii puolestaan kolumnissaan, ovatko ryhmätyöominaisuudet ja yhteisen näkemyksen muodostaminen seuraava iso juttu BI-maailmassa?

• BeyeNETWORK: TDWI Insights and General Trends, Lyndsay Wise, 28.2.2010
• BeyeNETWORK: Is Collaboration the Key to Pervasive BI? Steve Dine, 28.2.2010

Mikko Muurinen

Vinkki 3: Älä tee vääriä johtopäätöksiä raportointitarpeiden kartoituksista

Miksi niin usein liiketoimintatiedon hallinnan hankkeiden lopputulokset ja ratkaisut eivät kartoituksista ja esivalmisteluista huolimatta saavuta täyttä käyttöpotentiaaliaan, eivätkä houkuta käyttäjiä niitä hyödyntämään?

Usein Business Intelligence -hankkeiden kartoitusvaiheessa kysellään käyttäjiltä heidän tarpeitaan ja odotuksiaan BI:n suhteen. Kysellään esim. mitä informaatiota tarvitaan, tai missä muodossa. Vastaukset ovat usein samankaltaisia. Käyttäjät kaipaavat joustavuutta ja vastauksia esille tuleviin “ac hoc” -kysymyksiin, sillä tarvittava tieto muuttuu jatkuvasti.

Vastaukset ovat usein melko ympäripyöreitä ja monitulkintaisia, sillä käyttäjät eivät välttämättä osaa muotoilla ja ilmaista tarpeitaan selkeästi.

IT tulkitsee nämä vastaukset usein väärin ja suunnittelee Business Intelligence -ratkaisun pohjautuen keskitettyyn tietovarastoon ja sen päällä käytettävään BI-työkaluun. Loppukäyttäjien vastaukset eivät kuitenkaan viitanneet työkaluihin tai tietovarastoon…

Muutaman asian ylimääräisellä tarkastelulla voidaan päästä käytännönläheisempiin vastauksiin ja oikeampaan tarpeiden täyttämiseen:

1. Millaiset ovat käyttäjien tietotekniset taidot?

Yleensä vain 10-15 prosenttia kaikista liiketoimintatiedon tarvitsijoista yrityksessä on tietotekniseltä osaamiseltaan sillä tasolla, että he pystyvät täyttämään tietotarpeensa käyttämällä erillistä BI-työkalua. Nyrkkisääntönä voisi pitää sitä, osaako käyttäjä esimerkiksi sujuvasti käyttää taulukkolaskentaohjelman kaavoja ja vaativampia toimintoja. Jos osaa, on BI-työkalun käyttö heille teknisesti mahdollista. Usein kuitenkin tällöinkin törmätään seuraavaan seikkaan:

2. Kuinka paljon käyttäjät voivat kuluttaa tiedon etsintään ja analysointiin?

Vain tietyillä käyttäjäryhmillä on mahdollista panostaa merkittäviä osia työajastaan tiedon etsintään ja analysointiin, useimmilla ei tällaista mahdollisuutta ole, vaan tieto pitäisi saada mahdollisimman nopeasti ja hyödynnettävässä muodossa. Analyytikoille tarkoitetut BI-työkalut ovat siis vain pienelle joukolle sopiva ratkaisu.

3. Minkä tyyppisiä kysymyksiä käyttäjät esittävät?

Eri tyyppisiin kysymyksiin löytyy vastaus eri tavoin. Kun kysytään, mikä jonkin tunnetun asian tilanne tällä hetkellä on, puhutaan usein raporteista, mittaristoista tai tuloskorteista. Sen sijaan jos tarvitaan tietoa, jota ei saada valmiina, mutta jonka tiedetään olevan olemassa, voidaan hyödyntää “ohjattua ad hoc”-, ad hoc- tai parametroitua raportointia.

Joskus ei tiedetä, mistä tieto löytyy. Kysymykset kuuluvat esim. “onko … olemassa?”, “mikä on …?”, “kuinka tehdään …?” Tämän tyyppisiä kysymyksiä hakukoneet kuten Google käsittelevät lukemattomia määriä päivässä, joten myös yritysmaailmassa lähestymistapa kysymyksiin voisi olla luontevimmin hakuteknologioihin perustuva.

Tiedon visualisointi puolestaan voi auttaa vastaamaan kysymyksiin poikkeavuuksista, trendeistä, riippuvuuksista tai eri asioiden välisistä suhteista. Ennakoivaa analytiikkaa ja mallintamista tarvitaan taas vastaamaan kysymyksiin tulevasta, erilaisista skenarioista ja riskeistä.

4. Kuinka paljon käyttäjät ovat liikkeellä (kuinka usein toimistolla)?

Sellaiset käyttäjät, jotka ovat merkittävän ajan työajastaan muualla kuin oman työpisteen äärellä, tarvitsevat monipuolisempia mahdollisuuksia päästä tietoon käsiksi. Tällaisten käyttäjien osalta puhutaan mm. mobiiliratkaisuista tai offline-analysoinnista.

5. Kuinka ajantasaista tiedon tulee olla?

Tiedon ajantasaisuuden tarve voi vaihdella käyttötarkoituksittain. Ajastettua tietojen päivittämistä voidaan käyttää silloin, kun tietojen ei tarvitse olla kuin tietyllä tarkkuustasolla ajantasaisia. “On demand”- tai tarvittaessa suoritettavat raportit tulevat kysymykseen silloin, kun tarvitaan tietää ajantasainen tieto operatiivisten järjestelmien tietokannoissa, esimerkiksi varastosaldo. Vain tietovarastoon pohjautuva arkkitehtuuri ei mahdollista tällaisten ad hoc -tarpeiden täyttämistä.

Todellinen reaaliaikaisuuden tarve tulee esille silloin, kun on tarve hallita ja seurata todellisia liiketoiminnan operatiivisia prosesseja. Informaatiota, ilmiöiden esiintymistiheyksiä ja poikkeamia saatetaan joskus haluta seurata niin reaaliaikaisesti, että tapahtumat eivät ole välttämättä ehtineet päivittyä mihinkään tietokantaan saatika tietovarastoon. Mikään käyttäjän toimia vaativa ratkaisu ei tässä yhteydessä toimi, sillä tällöin syntyy aina viivettä. Ratkaisuiden on oltava dynaamisesti tapahtumien perusteella päivittyviä.

Mitä muuta on huomioitava?

Ratkaisuja suunniteltaessa on tämän jälkeen otettava huomioon käyttäjien tarpeiden suhde erilaisiin tekijöihin.

Riippuen käytettävästä

a) päätelaitteesta (selain työasemassa, kännykässä tai kannettava tietokoneessa, sähköpostiohjelma, RSS-syötteenlukija jne.),
b) kyselymenetelmästä (hakulaatikko, lomake, OLAP- tai Ad Hoc -työkalu jne.),
c) esitysmuodosta (taulukko, kaavio, mittaristo, kartta jne.) ja
d) tulostusmuodosta (Excel, PDF, PowerPoint, XML, CSV jne.),

sekä näiden yhdistelmistä, ja yllämainituista käyttäjäryhmittäisistä ominaisuuksista, voidaan tehdä huomattavasti käytännönläheisempiä päätöksiä siitä, millaisilla ratkaisuilla erilaisten käyttäjäryhmien tarpeet voidaan täyttää.

Todennäköisesti yrityksissä tämän pohdinnan perusteella havaitaan, että parhaaseen tulokseen päästään, kun ei lähdetä yhdestä lukkoon lyödystä BI-työkalusta, vaan tarjotaan erilaista “ratkaisu-mixiä” erilaisille käyttäjille.

Ensi kerralla vinkkejä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemisesta.
 

Mikko Muurinen

UX Magazinen Max Steenbergen nostaa esille seikkoja, joita erityisesti dashboardien tai mittaristojen käyttöliittymien suunnittelussa ja sommittelussa tulisi ottaa huomioon. Saman julkaisun Theresa Neil  vetää erittäin hyvin yhteen käyttöliittymätyypit, joita nettipohjaisten sovellusten suunnittelussa voidaan hyödyntää. Katso erityisesti Theresan esimerkki Slideshare-esitys sivun loppuosassa. Theresan ja Bill  elokuussa 2009 pitämien esitelmien kalvosarjat ovat myös erittäin hyödyllisiä lisiä aihepiiriin.

• UX Magazine: Dashboard UIs: An Introduction, Max Steenbergen, 23.2.2010
• UX Magazine: Rich Internet Application Screen Design, Theresa Neil, 11.2.2010
• SlideShare: Designing Rich Applications, Theresa Neil, 6.8.2009
• SlideShare: Designing for Interesting Moments, Bill Scott, 24.8.2009

Jakob Nielsenin useit.com on tietysti käytettävyyden kehittämisen keskeinen tietolähde. Oheiset kirjoitukset ovat oivia aloituspisteitä laajan aiheen pariin.

• Top Ten Mistakes in Web Design
• Top 10 Information Architecture Mistakes
• Usability in the Movies — Top 10 Bloopers

Lopuksi vielä kaksi sivustoa, joista saa paljon hyviä ajatuksia ja vinkkejä: Suomalainen UI Pattern Factory kerää hyviä esimerkkejä erilaisista käyttöliittymäelementeistä ja neuvoo milloin ja miten kutakin tulee käyttää. Stephen Few kirjoittaa Visual Business Intelligence -blogiinsa tavanomaista bloggailua syvemmin Business Intelligence -ratkaisuiden käytettävyydestä ja tietojen visualisoinnista. Few’n kirjat kuuluvat tietysti suositeltavaan alan kirjallisuuteen.

• UI Pattern Factory
• Visual Business Intelligence

Näitä vinkkejä kannattaa käydä läpi kun arvioidaan nykyisen mittariston toimivuutta, suunnitellaan uutta tai vertaillaan erilaisia vaihtoehtoja toteutukseen. 

Mikko Muurinen

BeyeNETWORKin kolumnissa Suresh Katta nostaa seuraaviksi trendeiksi mm. analytiikan nousemisen osaksi yritysten ydinstrategioita, mobiilikäytön lisääntymisen sekä visualisoinnin ja käyttöliittymäparannusten tuovan lisää käyttäjäkuntaa. Rajesh Ramaswamy puolestaan arvioi Business Intelligencen venyttävän rajojaan ja ilmenemään yhä mobiilimpana ja muihin järjestelmiin upotetumpana.

• BeyeNETWORK: Top 10 Trends in Business Intelligence and Analytics, Suresh Katta, 7.1.2010
• BeyeBlogs: Trends for 2010, Rajesh Ramaswamy, 11.12.2009

Focus-foorumin Michael E. Dortch arvioi Business intelligencen muuttuvan mm. yhä näkymättömämmäksi ja laajemmin käytetyksi. Hän arvioi myös Cloud-mallin yleistyvän ja yhteyksien ryhmätyövälineisiin lisääntyvän.

• Focus: Business Intelligence: 5 Things to Watch for in 2010, Michael E. Dortch, 15.12.2009

Intelligent Enterprisen Cindy Howson ennustaa mm. muistinvaraisten tietovarastojen ja Cloud-mallin yleistyvän. Hänen mukaansa myös pienet ja keskisuuret yritykset alkavat hyödyntää BI:tä enemmän.
Seth Grimes ei tee tälle vuodelle ennustuksia, sen sijaan hän kertoo, mitä aiheita tulee käsittelemään vuonna 2010. Listalle mahtuvat esim. tiedon epävarmuus, lukujen väärin tulkitseminen ja tekstitiedon visualisointi.

• Intelligent Enterprise: Predicting BI Highlights for 2010, Cindi Howson 12.1.2010
• Intelligent Enterprise: Eleven BI/Analytics Topics for 2010, Seth Grimes, 30.12.2009

Forresterin analyytikko James Kobielus arvioi itsepalveluna saatavan operatiivisen BI:n nostavan informaatiotyöntekijän takaisin kuskin paikalle. Myös hän arvioi käyttäjäystävällisen ennustemallien käyttämisen lyövän läpi tänä vuonna.

• Forrester: Advanced Analytics Predictions For 2010, James Kobielus, 15.12.2009

ebizQ:n Nenshad Bardoliwallan ennustuksissa nousee esiin luottamus siihen, että reaali-aikainen ja ennusteisiin kykenevä BI alkaa vihdoin lunastaa siihin kohdistettuja odotuksia. Hän ennustaa myös pyörittelytoiminnallisuuksien jäävän taka-alalle kun keskitytään päätöksentekoa tukevien järjestelmien rakentamiseen.

• ebizQ: Top 10 BI Predictions for 2010, Nenshad Bardoliwalla, 14.12.2009

Rick Sherman ennustaa The Data Doghouse-blogissaan mm. data-integraation tarpeen ja kysynnän ylittävän toteuttamiskapasiteetin, aiheen kasvavan perinteisen ETL- ja tietovarasto-ajattelun ulkopuolelle, sekä ETL:n “väärinkäytön” kasvavan vuonna 2010.

• The Data Doghouse: Ten Data Integration Trends for 2010, Rick Sherman, 26.1.2010

Lopuksi vielä yhdet ennustukset ranskaksi: MagIT:n Jean-Michel Franco ennustaa tulevan vuosikymmenen ratkaisuiden tuovan mm. uusia jakelumuotoja, ennustettavuutta, lisäävän itsepalvelua ja myös antavan käyttäjille mahdollisuuden rikastaa tietoa.

• MagIT: Tribune: BI 201x, l’an 4 de la Business Intelligence ? (partie 1), Jean-Michel Franco, 15.1.2010 

Nähtäväksi jää, kuinka hyvin nämä ennustukset tulevat toteutumaan kuluvana vuonna…

Mikko Muurinen

Vanhaan tuttuun tapaan tässäkin blogissa tehdään omia arvioita tulevan vuoden trendeistä. En nyt heittele kivoja ja uusia teknisiä trendejä, vaan pohdin sitä, mitkä hiljaiset signaalit viime vuosina ovat voimistuneet asiakkaidemme kehitysprojekteissa. Tässä siis ennusteita vuoden 2010 Business Intelligence -trendeistä:

Ulkoisen ja sisäisen tiedon kattava yhdistäminen
Yksi keskeinen, jo vahvistunut suuntaus on se, että pyritään yhdistämään sisäiseen tietoon mahdollisimman paljon tietoa ympäröivästä maailmasta. Omat talous-, projekti- ja asiakastiedot saavat tukea mm. yleisistä talousluvuista, kilpailijatiedosta, uutisista, wiki-tyyppisestä tiedosta ja analyytikkoarvioista.

Kun näitä tietoja yhdistellään, esim. karttakäyttöliittymälle, saadaan huomattavan paljon kattavampi kokonaiskuva oman yrityksen tilanteesta suhteessa markkinoihin ja kilpailijoihin. Jokapäiväistä päätöksentekoa voi tukea helposti saattamalla tällainen palvelu kaikkien tarvitsijoiden saataville.

Business Intelligencen hyödyntäminen uusilla osa-alueilla
Vuosien varrella olemme useasti törmänneet sellaisiin osa-alueisiin, joissa yrityksissä on yleisemminkin paljon kehitettävää raportointi- / liiketoimintatiedon hyödyntämisen mielessä… Alla muutamia niistä:

Asiakkaille tarjottava raportointi
Yrityksistä ulospäin lähtevä tieto on usein hyvin alkeellista tai puutteellista. Asiakaspalvelua ja asiakastyytyväisyyttäkin voitaisiin parantaa tarjoamalla parempaa laatua myös raportoinnissa.

Tällaisia asiakkaille tarjottavia lisäpalveluita voisivat olla esim. ajastetusti tai hälytysrajoihin perustuva asiakkaille lähetettävä henkilökohtainen raportointi (mm. kuukausiyhteenvedot jne.) tai asiakkalle tarjottava mahdollisuus päästä extranet-palvelun kautta pyörittelemään omia tietojaan.

HR-raportointi

HR:n tarpeet ovat jääneet usein talous- ja tuotantonäkökulmien alle niin toiminnanohjausjärjestelmien, kuin muidenkin järjestelmien raportoinnissa ja niiden tietojen hyödyntämisessä. Eri järjestelmistä löytyvää HR-tietoja voitaisiin hyödyntää huomattavasti enemmän esim. päivittäisjohtamisen tukena, työsuhteiden elinkaarten analysoinnissa ja osaamisen hallinnassa.

Henkilöstöhallinnossa pitäisi pystyä arvioimaan mahdollisimman hyvin tulevia tilanteita. Eteenpäin katsominen ja proaktiivinen toiminta kaipaisi esim. mahdollisuuksia mallintaa, simuloida ja ennustaa erilaisia skenarioita olemassa olevan tiedon pohjalta.

Tällä hetkellä monessa yrityksessä henkilöstöön liittyvien tietojen yhdistely on pitkälti käsityötä, eikä erilaisia esittämis- ja visualisointikeinoja käytetä ymmärrettävyyden parantamiseksi samalla tavalla kuin esim. johdon raportoinnissa.

Toiminnanohjausjärjestelmän tietojen raportointi

ERPeissä käyttämättä makaava tieto voisi olla erittäin tärkeä voimavara yrityksille. Toiminnanohjausjärjestelmiin on usein satsattu paljon rahaa ja resursseja, mutta raportointi on usein jäänyt vakioraporttien varaan.

Tietojen jakaminen ERP-järjestelmän käyttäjien ulkopuolelle saattaa olla mahdotonta tai vaatia ylimääräisiä työvaiheita. Tietojen yhdistäminen erp-järjestelmän ”tietosiiloista” sekä muista sisäisistä ja ulkoisista lähteistä on tehty hankalaksi. Tietojen esittäminen ja visualisointi sekä helppokäyttöisyys ei ole perinteisesti se asia, joista ERP-järjestelmiä kiitellään. Tämän lisäksi raporttien kehittämisen työmäärät voivat olla ERPien välinein melkoisia ja raportit vaikeasti toteutettavia.

Tämä vuosi on useimmissa yrityksessä liiketoimintatiedon kehittämisen aikaa. Miten pystytään ennakoimaan tapahtuvat muutokset niin taloudessa, henkilöstössä, asiakaskunnassa ja prosessien toimivuudessa? Miten varmistetaan, että päätöksen tukena oleva tieto on ajantasaista, ristiriidatonta ja luotettavaa? Miten saadaan lukuisista järjestelmistä, uutislähteistä, tiedostoista ja ulkoisista palveluista koottua kokonaiskuva liiketoiminnan sujumisesta? Uskoisin, että mm. tällaisten kysymysten parissa meilläkin riittää työsarkaa kuluvana vuonnakin.
Seuraavassa Linkkitiistai-kirjoituksessa poimin näitä pohdintoja täydentämään ja haastamaan muutamia muita näkemyksiä netistä…

Mitkä ovat teidän ennusteenne vuodelle 2010? Kommentteja?

Mikko Muurinen

Luetuimmat blogikirjoitukset 2009

• Business Intelligence -trendit 2009
  16.1.2009
• Miten hyödyntää SaaS-ohjelmien tietoja?
  1.7.2009 
• OLAP ei ole kuutio
  25.3.2009 
• Maailma muuttuu, muuttuuko Business Intelligence?
  8.5.2009
• Mikä mättää tiedon hyödyntämisessä?
  31.8.2009

Palaamme taas vuodenvaihteen jälkeen mm. uusien trendien ja Business Intelligence-vinkkien kera…

Onnellista vuotta 2010!

Mikko Muurinen

Hub Solution Designsin blogissa Dan Power käy läpi tutkimuksia, joissa on tutkittu useaan kertaan tallennetun tiedon kustannusvaikutuksia. Duplikaattitieto voi olla todellinen kustannustekijä mm. siinä, että se saattaa lisätä postituskuluja, aiheuttaa tyytymättömyyttä asiakkaissa, aikaansaada manuaalista korjaustyötä, vaikeuttaa uusien järjestelmien toteuttamista ja käyttöönottoa sekä lisätä päällekkäistä työtä. Esimerkiksi eräs tutkimus paljasti, että keskimäärin yksittäinen duplikaattitieto sairaalan potilastietojärjestelmissä maksaa organisaatiolle n. 96 dollaria. Useat tutkimukset osoittavat, että ennen tiedon laadun ja master tiedon hallinnan kehittämistä duplikaattitietoa saattaa olla jopa 10-20 % kaikesta tietojärjestelmien tiedoista.

• Hub Solution Designs: Hidden Costs of Duplicate Customer Data, Dan Power, 13.12.2009

BeyeNETWORKin jutussa tarkastellaan, kuinka tiedon laadun parantaminen pienentää yritysten riskejä, mahdollistaa yritysten kasvaa ja skaalautua, sekä pienentää epävarmuustekijöitä päätöksenteossa. Jutussa annetaan käytännön ohjeita lähestymistavan valintaan sekä organisointiin. Lähestymistapoja John Thuma linjaa kolme: ei tehdä mitään, “do nothing approach (DNA)”, korjataan tiedon laatua integraatiovaiheessa, “fix it in integration or ETL” (FINE), tai valvotaan tiedon laatua lähdejärjestelmissä, “source system governance”

• BeyeNETWORK: Practical Approaches to Data Quality Management in Business Intelligence and Performance Management, John Thuma, 20.10.2009

Vanhempi artikkeli hollantilaisen konsulttiyrityksen newsletterissä vuodelta 2006 pitää sisällään vieläkin ajankohtaisia teesejä tiedon laadusta. Artikkeli vetää yhteen tiedon laadun hallinnan perusteita, kuten sitä, että tiedon laadun parantaminen on prosessi, ei projekti. Tieto ei ole vain järjestelmien sivutuote, vaan sitä tulisi pitää strategisena resurssina. Artikkelissa tulee hyvin myös esille se, että tiedon laadun hallinta on kilpailuedun keskeinen osa.

• XLNT Consulting: Tom’s Ten Data Tips, Tom Breur, 5/2006

Data Quality Pro -verkkoyhteisön blogissa kerrotaan kyselystä, jossa tutkittiin tiedon laadun prosesseista Business Intelligence -ratkaisuiden yhteydessä. Suuri osa vastanneista oli tyypillisessä tilanteessa: on toteutettu päätöksen tekoa tukevia BI-järjestelmiä, mutta päätösten ja järjestelmän tiedon laatuun ei olla kiinnitetty huomiota. 50 % vastanneista kertoi, että BI-järjestelmässä on havaittu vakavia tiedon laatuun liittyviä ongelmia.

• Data Quality Pro: Data Quality in Business Intelligence: Survey Results, Dylan Jones, 5/2009

Uudet linkit seuraavan kerran vuoden 2010 puolella. Oikein hyvää joulua kaikille!

Mikko Muurinen

Tieteiden historiaa on hyvä tarkastella aika ajoin, jotta tämänhetkisiin ratkaisuihin esim. tietotekniikassa saadaan perspektiiviä. Perustarpeet tietojen välittämisessä ovat olleet aina samankaltaisia. Seuraavat kirjat käyvät läpi luonnontieteiden, avaruuskilvan ja tietotekniikan historiaa tuoreista näkökulmista:

Susiluoto, Ilmari (2006): Suuruuden laskuoppi. Venäläisen tietoyhteiskunnan synty ja kehitys
http://wsoy.fi/yk/products/show?isbn10=951-0-31431-5

Ilpo Lagerstedt (2008): Rakettimiehiä – Kilpajuoksu Kuuhun.
http://www.karisto.fi/portal/suomi/kustannusliike/kirjat/?action=kirja&pid;=1088

Bryson, Bill (2006): Lyhyt historia lähes kaikesta
http://wsoy.fi/yk/products/show?isbn10=951-0-30972-9

Suuruuden laskuoppi -kirjassa Ilmari Susiluoto käy läpi Neuvostoliiton koko tietoteknisen kehityksen salaisimmista it-sotateollisuus-hankkeista yleisempään tietoyhteiskuntaan. Susiluoto kertoo seikkaperäisesti ja selvästi intohimolla tarinaa ihmisistä itänaapurin tietoteknisen kehityksen taustalla. Kirja tuo aivan uuden perspektiivin aiempiin länsimaisiin tietoteknisiin historiikkeihin.

Ilpo Lagerstedtin Rakettimiehiä-kirjassa käydään läpi avaruuden valloituksen historia toisen maailmansodan lopusta alkaen. Kirja tarjoaa mielenkiintoista ja ihmiskeskeistä tietoa esim. kuulennoista ja avaruusohjelmien vaiheista. Tarinaa kerrotaan kiehtovasti mutta seikkaperäisesti. Kirjan miinuspuolena on se, että se on häpeällisen huonosti toimitettu. Kirjassa niin paljon kirjoitusvirheitä, että tulee mieleen, onko sitä oikoluettu lainkaan. Kirjaa voi siis suositella vain niille, jotka pystyvät sivuuttamaan poikkeuksellisen paljon kirjoitusvirheitä.

Bill Bryson käy läpi luonnontieteiden suuria arvoituksia läpi kirjassaan Lyhyt historia lähes kaikesta. Erittäin helppolukuinen, viihdyttävä ja hyvin käännetty kirja, joka koostaan huolimatta pitää hallussaan loppuun saakka. Bryson korostaa sattuman vaikutusta sekä sitä, ettei ihminen ole minkään kehitysprosessin huipentuma.

Joulun vapaiden lähestyessä on hyvä varata lukemista etukäteen… Mars kirjastoon näitä kirjoja metsästämään.

Hyviä lukuhetkiä,
Mikko Muurinen

Vinkki 2: Anna asiakkaiden kanssa työskenteleville (ja työskentelevistä) tarvittava tieto

Harvemmin törmää erinomaiseen asiakaspalveluun. Kun niin tapahtuu, on usein seurauksena selkeä etu kilpailijoihin nähden. Itse sain todella hyvän kokemuksen erään aiemmin minulle tuntemattoman yrityksen asiakaspalvelusta, kun heiltä otettiin minuun yhteyttä erittäin ammattitaitoisesti. Yritys pääsi minun mielessäni heti aiemmin käyttämiemme kilpailijoiden tasalle ja harkitsemme varmasti vakavasti heidän kanssaan toimimista kun seuraava tarve tulee.

Yleisesti yrityksen tulos rakentuu asiakkaiden kanssa työskentelevien henkilöiden jokapäiväisten yksittäisten pienten päätösten seurauksena. Kun ero kilpailijoiden välillä on pieni, ratkaiseviksi tekijöiksi nousevat helposti inhimilliset seikat; kuinka asiakaspalvelija on toiminut ja käyttäytynyt sekä kuinka hyvin hän on asiansa osannut.

Jos yrityksestänne valitaan satunnaisesti henkilö, joka on nk. “operatiivisissa tehtävissä”, kuinka hyvin luulet hänen tietävän firman liiketoiminnan todellisen tilanteen ja sen, kuinka hänen toimintansa siihen vaikuttaa?

Kuinka moni tietää, onko ollut palkkansa arvoinen kuluneen viikon tai puolen vuoden aikana? Miten omat toimet ovat vaikuttaneet siihen, onko kassassa enemmän rahaa kuin kuukausi sitten? Entä asiakastyytyväisyystavoitteiden saavuttamiseen?

Monessa paikassa vielä alkutekijöissään oleva kannattavuusraportointi pitäisikin uskaltaa ulottaa – tavoitteiden seurannan ohella – mahdollisimman monen käytettäväksi.

Tämän lisäksi kokonaiskuva asiakkaasta eri järjestelmissä, ennusteineen ja arvioineen tulisi saattaa “lattiatasolle” saakka.

Miten arvokasta olisikaan asiakkaalle, että henkilöllä, joka hänen asiaansa hoitaa, olisi tarvittavat tiedot käsillä, päätöksenteon apuna ja asiakkaalle lisäarvoa tuottamassa?

Sen lisäksi että tietoa annetaan jokaiselle tarvitsevalle, sitä pitää tuottaa myös henkilöstöstä. Henkilöstörakenteen ja suoritteiden lisäksi tärkeitä tietoja ovat mm. työtyytyväisyys sekä ilmapiiriin ja jaksamiseen liittyvät asiat.

Pienikin henkilöstön motivaation tai työjaksamisen parannus voi olla ratkaiseva tekijä kilpailuedun syntymisessä. Lähiesimiehet toivottavasti saavat signaaleja työssä jaksamisesta, mutta tieto saattaa olla kadoksissa jo kolmannella portaalla, jossa voitaisiin paremmin tehdä esim. osamiseen, koulutukseen ja jaksamiseen liittyviä linjauksia. Joskus tuloksen syntyminen voi olla kiinni niinkin pienestä asiasta kuin äänenpaino tai sanaton viestintä.

Kannattaa siis pitää huoli siitä, että asiakkaiden kanssa työskentelevien tietotarpeet täyttyvät, mutta myös siitä, että osaamista ja jaksamista seurataan.

Ensi kerralla vinkkejä raportointitarpeiden ja hyödyntäjien kartoituksesta, sekä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemista.

Mikko Muurinen

TDWI:n artikkelissa vedetään yhteen Aberdeen Groupin tutkimusta parhaista BI-käytännöistä laman aikana. Taantumasta selviämiseen tarvitaan sekä strategisia toimia, organisaation kykyä ja mahdollistavia teknologioita. Tutkittujen yritysten suunnittelemat toimet olivat myynnin analysointi ja vahvimmille markkinoille paneutuminen sekä kasvun optimointi ilman lisäpääomaa. BeyeNetworkin artikkelissa John Colbert käy läpi BPM Partnersin tekemää tutkimusta kuinka budjetointia ja suunnittelua hoidetaan keskisuurissa yrityksissä. Tutkimus nostaa esiin monta saavutettua etua suorituskyvyn hallinnan ratkaisuiden hyödyntämisestä excel-pyörittelyn sijaan.

• TDWI: BI or Bust Study Highlights Best Practices for a Tough Economy, James E. Powell, 26.8.2009
• BeyeNetwork: New Research on Spreadsheet Usage for Budgeting and Planning in Midsize Organizations, John Colbert, 15.9.2009

Toisessa TDWI:n jutussa Carl Weinschenk tarkastelee, kuinka mobiililaitteet muuttavat Business Intelligencen roolia ja hyödyntämistä. BI:n mobilisointi vaatii yritykseltä perusteellisempia muutoksia kun vain uusien teknologioiden hankkimista. On tärkeää vakavasti tarkastella koko Business Intelligence -aluetta ja infrastruktuuria.

• TDWI: How Mobile Devices Change BI, Carl Weinschenk, 9.9.2009

Financial Chroniclen artikkeli käsittelee sitä, kuinka tärkeää on hyödyntää yritysten sisäistä informaatiota siten, että sen avulla pystytään lisäämään kyvykkyyttä. BI:llä voi olla ratkaiseva rooli yritysten päätöksenteossa. Artikkelissa pohditaan mm. Business Intelligencen käytettävyyttä, tiedon saatavuutta ja BI:n käyttöä Saas-palveluna.

• Financial Chronicle: How to drive greater returns on your BI investments, Sunny Pokala, 6.10.2009

Hieman vanhempi, mutta vielä hyvin ajankohtainen juttu löytyy destinationCRM.com-verkkojulkaisusta. Siinä käsitellään neljää suunnitteluperiaatetta, joiden avulla Business Intelligence -järjestelmien käytettävyytä voidaan lisätä.

• destinationCRM.com: 4 Simple Tips for Business Intelligence, Mike Psenka, 10.7.2008

Mikko Muurinen

Vinkki 1: Panosta tiedon laatuun edes ulospäin näkyvissä järjestelmissä

Kuinka monta kertaa olet saanut lehtitarjouksen lehdestä, joka sinulle tulee jo? Autohuoltotarjouksia edellisille autoillesi? Laskuja virheellisellä nimellä tai osoitteella? Virheellistä saatavuustietoa nettipalvelusta?

Vaihdoin itse muutama vuosi takaperin sähköntoimittajaa. Jostain syystä uuden toimittajan järjestelmiin oli kirjaantunut osoite vähän virheellisesti kirjoitettuna. Posti toi joskus laskut oikeaan aikaan, mutta joinain kertoina erillisen selvitysmerkinnän kanssa… Halusin selvittää asian ja otin yhteyttä asiakaspalveluun. Asiakaspalvelu ottikin korjaustiedot vastaan ja laskut tulivat taas oikeaan osoitteeseen. Jonkin ajan kuluttua laskut alkoivat taas kiertää postin selvityksen kautta, osoite oli palautunut vääräksi, mutta asiakaslehti tuli kummallista kyllä oikealla osoitteella…

Pyysin asiaa korjattavaksi ja näin taas tapahtui. Jostain kumman syystä aiempi virheellinen osoite ponnahti taas hiljattain laskujen ongelmaksi. Kun tällä kertaa otin asiaa korjattaessa puheeksi sen, että voisimme tulla keskustelemaan tiedon laatuun liittyvissä asioissa, todettiin yrityksestä, että kaikki tiedon laatuun liittyvät ratkaisut ovat kunnossa. Ovatkohan?

Tämän esimerkin kaltaisia tapauksia sattuu tässäkin maassa varmasti jollekulle päivittäin. Liiketoimintatietojen lähteet alkavat itsepalvelun lisäämisen ja järjestelmien liittymien ansiosta olla yhä moninaisempia. Huonot tietojen syöttämisen käyttöliittymät, ohjeistukset ja prosessit tuovat lisää mahdollisuuksia inhimillisille virheille. Kerran jossain järjestelmässä korjattu tieto ei leviä muualle ja saattaa korvautua satunnaisesti virheellisellä tiedolla muualta.

Se mitä huono tiedon laatu maksaa, ei synny ainoastaan siitä, että jokin prosessi ei toimi ja se joudutaan tekemään uudestaan. Kustannuksia voi tulla myös laadun varmistamisen manuaalisesta työstä, sekä siitä, että jotkin prosessit eivät toimi niin tehokkaasti kuin olisi mahdollista. Huono tiedon laatu voi tarkoittaa turhia kustannuksia esim. suoralähetysten kohderyhmän väärin mitoittamisessa, vastuukysymyksiä virhetilanteissa, asiakastyytymättömyyttä, turhaa manuaalityötä, toistettavia työvaiheita tai menetettyjä liiketoimintamahdollisuuksia.

Liiketoimintatiedon oikeellisuus on yksi yrityksen luotettavuuden kulmakivistä. Ainakin ulospäin näkyvissä palveluissa sen kannattaisi olla kunnossa. Tiedon laadun pitää näkyä viivan alapuolella.

Seuraavissa kirjoituksissa käsitellään mm. asiakaspalvelun tarvitsemia tietoja, raportointitarpeiden ja hyödyntäjien kartoitusta sekä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemista.

Mikko Muurinen

SearchDataManagement.com kertoo Gartnerin tekemästä tutkimuksesta, jossa 140 amerikkalaista yritystä arvioi sitä, kuinka paljon huonolaatuinen tieto maksaa yritykselle vuodessa. Tutkimus kertoo keskimääräisten summien olevan valtavia, jopa 8.2 miljoonaa dollaria vuodessa keskimääräisessä yrityksessä.

• SearchDataManagement.com: Poor data quality costing companies millions of dollars annually, Jeff Kelly, 25.8.2009

Gopal Shenoyn blogissa pohditaan sitä, miten monissa yrityksissä on herätty siihen, että hyviä päätöksiä varten on kerättävä tietoa, mutta asiaa ei viedä pohtien loppuun saakka. Loppujen lopuksi pelkkä data ei autakaan päätöksenteossa, sillä pelkkä keräämisen takia kerätty tieto ei tue sen perusteella toimimista.

• Product Management Tips: Lots of data, no information, Gopal Shenoy, 18.9.2009

Datan tärkeyttä yrityksen pääomana käsitellään puolestaan eri näkökulmista kolmessa BeyeNetworkin artikkelissa ja blogissa. Euro pystytään käyttämään vain kerran, yrityksen avainhenkilöt saattavat olla muualla huomenna, mutta hyvin hallittu tietämys ei kulu käytettäessä. Jos yrityksen suonissa virtaava data on virheellistä, ei yritys voi menestyä. Johdonmukaisen informaation ja raportoinnin tuottamisen on oltava jatkuva prosessi, ei kertatyö. Mitä sitten pitäisi tehdä huonolle tiedolle? Pitäisikö dataa puhdistaa esimerkiksi tietovarastoon vietäessä vai vasta sieltä ulos haettaessa? Joskus tietoisuus huonolaatuisesta datasta voi auttaa paljonkin yritysten prosessien ja järjestelmien kehittämisessä.

• BeyeNetwork: Data is and will always be the ultimate proprietary asset, Ronald Damhof, 27.8.2009
• BeyeNetwork: The Need to Simplify Data and Reporting, Timothy Leonard, 17.9.2009
• BeyeNetwork: What to Do with Bad Data? When and How to Dispose of It, Tom Breur, 23.9.2009

Data Doghousen People, Process & Politics -sarjan viimeisimmässä osassa pohditaan integraatio-osaamiskeskuksen perustamisen erilaisten lähtökohtien ja organisointimallien hyviä ja huonoja puolia.

• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Pros & Cons of ICC Organizational Models, Rick Sherman, 25.8.2009

Mikko Muurinen

Tyypillisesti liiketoimintatietoja pystyy hyödyntämään ainoastaan pieni osa yritysten henkilöstöstä. Lisäksi hyvin harva yritys hyödyntää yli puolta siitä tiedosta, mitä heillä on kerättynä.

Jos tietoihin kuitenkin päästään, ongelmaksi nousee usein se, että kokonaiskuvaa täytyy metsästää usealta luukulta. Jos tiedot pitää vielä yhdistää käsin, vaikeiden työkalujen ehdoilla, jää tämä usein tekemättä.

Kaiken lisäksi tiedot eivät usein ole ajantasaisia, oikealla tarkkuustasolla, ristiriidattomia tai ylipäätään laadukkaita.

Miksi ihmeessä tietämykseen tehtyjä investointeja ei hyödynnetä paremmin? Henkilöt ja asiakkaat vaihtuvat, teknologiat muuttuvat, mutta tieto, joka on kerätty, on pysyvä pääoma.

Ongelmat eivät ole ihan pieniä. Suomessakin yli puolet työvoimasta kuuluu Tilastokeskuksen mukaan nk. informaatioammattilaisiin. Jos esimerkiksi keskikokoisessa firmassa puolet porukasta yrittää turhaan etsiä, koota ja analysoida tietoa päivän viikossa, merkitsee se miljoonien kustannuksia vuodessa. IDC:n tutkimus¹ kertoo jopa 20% tietotyöläisten työajasta menevän tällaisiin tehtäviin… Ajatella, jos tästä saisi nipistettyä vaikkapa 5% pois!

Usein unohdetaan, että päätöksiä ja kilpailuetua syntyy jokapäiväisessä toiminnassa, ei ainoastaan johdon ja analyytikoiden työpöydillä. Jos taataan helppokäyttöinen pääsy informaatioon kaikille tarvitsijoille, hoidetaan jakelu kuntoon, yhdistellään tietoa valmiiksi ja huolehditaan tiedon oikea-aikaisuudesta ja oikeellisuudesta, ollaan jo ihan eri tasolla yrityksen lähtökohdissa päihittää kilpailijat.

Kannattaa nähdä hieman vaivaa ja miettiä, miten oikeasti oma yritys saadaan hyödyntämään jo tehtyjä investointeja ja tietopääomaa, tekniikasta asia ei ole kiinni. Vaatikaa sekä sisäisesti että yhteistyökumppaneilta Business Intelligence- eli liiketoimintatiedon hyödyntämisen alueella enemmän.

Haasteena voisi ehkä heittää ajatuksen; jos Business Intelligence ei ole säästänyt tai tuottanut miljoonaa, ei sitä käytetä oikein. Käytetäänkö teillä?

Oikein hyvää syksynalkua,

Mikko Muurinen

Sarah Burnett kirjoittaa vuoden takaisessa blogissaan siitä, miten tärkeää on esittää tieto sillä tavoin, että niiden perusteella on mahdollisimman helppo toimia. Tiedon pitää olla relevanttia, sidoksissa muihin muuttujiin, kerätty useasta luotettavasta lähteestä ja toimitettu oikeaan aikaan. Mitä helpompaa tietoa on käyttää laajalti ja ryhmän viisautta keräten, sen paremmin sen pohjalta tehdyt päätökset tukevat liiketoimintaa.

• Sarah Burnett’s Web Musings: Actionable Information, Sarah Burnett, 5.8.2008

Sekä Dorothy Millerin että Peter Thomasin kirjoitukset antavat hyviä vinkkejä siihen, mitä asioita kannattaa mitata BI:n hyödyn arvioinnissa. Hyvä BI antaa käyttäjille mahdollisuuden tehdä parempia liiketoimintapäätöksiä. Tästä syntyvät vaikutukset saattavat olla yrityksen kannalta massiivisia.

• IT Business Edge: Measuring the Return on Investment for Business Intelligence, Dorothy Miller, 24.2.2009
• Measuring the benefits of Business Intelligence, Peter Thomas, 26.2.2009

BI Question Blogissa Timo Elliott vetää yhteen onnistuneen BI:n edellytyksiä. Standardoimalla ja rationalisoimalla BI koko yrityksessä voidaan saavuttaa kustannussäästöjä, parempi hallinta tietoon sekä parempi tuki liiketoiminnan tavoitteiden seurannalle. Näistä seuraa suoria kilpailuetuja.

• BI Question Blog: Implementing Business Intelligence Standards: Save Money and Improve Business Insight, Timo Elliott, 13.7.2009

Datan hallinnasta on kirjoitettu muutamassa blogissa. Markkinoinnin asiantuntija Mary Schmidt arvioi sitä, miten tärkeää on, että yrityksellä on hyvää dataa. Mitä kaikkea tiedon hallinta oikein on, kysytään puolestaan BeyeNetworkin blogissa.

• It All Comes Back To The (Yawn) Data, Mary Schmidt, 3.8.2009
• BeyeNetwork: What Does It Mean to ‘Govern Data’?, Robert S. Seiner, 6.7.2009

Data Doghousen People, Process & Politics -sarja on päivittynyt kolmella uudella kirjoituksella. Rick Sherman jatkaa aihetta kertomalla edellytyksistä, joilla taataan data-integraation hyöty liiketoiminnalle. Tarvitaan konkreettisia liiketoiminta-ongelmia, joita lähdetään ratkomaan. Integraatioratkaisuiden hankinta-portfoliolla voidaan taata integraatioratkaisuiden hyödynnettävyys yli liiketoiminta- ja it-sektorien. Integraatio-kompetenssi-keskuksen avulla voidaan organisoida ja järkeistää integraatioponnistukset koko yrityksen tasolla.

• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Integration Competency Centers, Rick Sherman, 31.7.2009
• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Integration Portfolio, Rick Sherman, 14.7.2009
• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Business & Integration, Rick Sherman, 24.6.2009

Mikko Muurinen

Palveluna käytettävien software as a service (SaaS) -ohjelmistojen käyttö on kovaa vauhtia yleistymässä. IDC:n arvion mukaan palveluna tarjottavien ohjelmistojen käyttö kasvaa vuoden 2009 aikana 40 %, ja eri arviot ennustavat SaaS-ohjelmistoille 9–30 % markkinaosuutta muutaman vuoden sisällä. SaaS-palveluista suosittuja ovat erityisesti CRM- ja taloushallintosovellukset.

Monia yrityksiä houkuttaa SaaS-mallin helppous: ei asennuksia, ei ylläpitoa. Ongelmana on kuitenkin usein integroitavuus muihin tietojärjestelmiin. Kun SaaS-ohjelmisto pyörii muista järjestelmistä erillään, sen sisältämää tietoa ei pystytä kunnolla hyödyntämään.

Tietojen tuominen SaaS-ohjelmistoista toisi yrityksille monia hyötyjä. Esimerkiksi myynnin ja varastonhallinnan tietojen yhdistäminen helpottaisi kysynnän ennakointia, jolloin varastoja voisi optimoida entistä paremmin. Myynnin tietojen yhdistäminen taloushallintoon taas parantaisi talouskehityksen ennakoitavuutta.

Myynnin, markkinoinnin, laskutuksen, puhelinpalvelun ja muiden järjestelmien tietoja voisi myös integroida yhdeksi asiakaskohtaiseksi näkymäksi, jolloin asiakkuuksien kehitystä voitaisiin seurata paljon paremmin ja asiakaspalvelu nopeutuisi. Myös asiakaspalautteena tulevat tiedot tuotteiden ja palvelujen puutteista voitaisiin hyödyntää tehokkaammin, jos tiedot integroitaisiin myynnin, tuotekehityksen ja laadunhallinnan järjestelmiin.

Integrointipanostus kannattaa, sillä jo melko pienessäkin yrityksessä työntekijöiltä kuluu niin paljon vuosittaista työaikaa manuaaliseen tiedonhakuun ja -käsittelyyn, että investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin. Puhumattakaan sen aiheuttamista kustannuksista, kun tärkeä tieto jää kokonaan käyttämättä ja bisnespäätöksiä tehdään mutu-tuntumalla.

Markku Sillanmikko

BeyeNETWORKin blogissa Dave Wells kirjoittaa Business Intelligencen ihmisaspektista ja Business Intelligence -kulttuurista. Business Intelligence pitäisi määrittää enemmän ihmiskeskeisesti. Intelligence – älykkyys syntyy siitä, että pystytään järkeistämään, suunnittelemaan, ratkaisemaan ongelmia, abstraktoimaan, ymmärtämään, innovoimaan ja oppimaan. Nämä ovat inhimillisiä ominaisuuksia. Teknologian tulee avustaa, ei olla lähtökohta.

• BeyeNETWORK: Analytic Culture – Does It Matter?, Dave Wells, 3.6.2009

CIO Newsin artikkelissa käsitellään sitä, kuinka tärkeää on saada liiketoimintasovellusten kehittäjät työskentelemään tiiviisti BI-kehittäjien, jotta saadaan luotua integroitu liiketoimintatiedon hyödyntämisen strategia. Shaku Atre kirjoittaa BeyeNETWORKin kolumnissa samaan asiaan liittyen siitä, kuinka nykyisten BI-ratkaisuiden kehittämisessä tulee ottaa entistä laajemmalti asioita huomioon.

• CIO News: Integrated business intelligence strategy spans app, BI developers, Christina Torode, 9.6.2009
• BeyeNETWORK: What Is So Different About Business Intelligence Today?, Shaku Atre, 18.6.2009

Rick Sherman pohtii Data Doghousen kahdessa blogikirjoituksessa erilaisia syitä, joiden takia yritykset ajautuvat erillisiin data-siiloihin yhtenäisen ja keskitetyn “yksi versio totuudesta” tavoitteen sijaan. Yritykset eivät ajoissa näe integraatioon liittyviä ongelmia, vaan elävät erillisten ERP, DW, BI, CPM, MDM, CDI ja PIM -ratkaisuiden tietokantojen kanssa. Tietojen yhdistäminen kokonaisen liiketoimintanäkymän saamiseksi voi olla hyvin työlästä. Ristiriitaiset tiedot johtuvat usein siitä, että taustalla olevat järjestelmät määrittelevät samojakin tietoja eri tavoin.

• The Data Doghouse: People, Process and Politics – We All Hate Data Silos, So Why do They Happen?, 29.5.2009
• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Stop the (Integration) Madness, 18.6.2009

Mikko Muurinen

Maailmantalouden tilanteesta, sekä tietyn influenssapandemian uhasta huolimatta konferenssin avauspäivänä suuri sali täyttyi laajasta kirjosta business intelligence -osaajia – niin käyttäjiä kuin kehittäjiäkin. Tilaisuuden ensimmäisen ohjelmanumeron tarjonneen koomikon poistuessa lavalta hymyt konferenssivieraiden suupielillä kertoivat, ettei kukaan tullut paikalle ainakaan synkistelemään. Countrymusiikin kyllästämä Nashville ei muutenkaan ollut huono valinta konferenssin pitopaikaksi tyytyväisen ja virkeän oloisista vieraista päätellen.

Itse konferenssin informaatioanti jakaantui karkeasti teknis- ja businesspainotteisiin linjoihin. Teknisemmille osaajille tarjottiin pintaa syvemmälle meneviä esityksiä Information Buildersin tuotepaletista sekä erityisiä tilaisuuksia (“labroja”) joissa käyttäjä itse pääsi käsiksi työkaluihin.
Enemmän liiketoimintapuolelle kallellaan oleville vieraille mielenkiintoista antia olivat erityisesti luennot, joissa asiakkaat itse esittelivät edellä mainitun tuotepaletin kautta toteutettuja yrityskohtaisia ratkaisuja.

Esitellyt ratkaisut osoittivat, kuinka erilaisin ja innovatiivisin tavoin oikeanlaisen liiketoimintatiedon jakaminen ja hyväksikäyttö voidaan valjastaa kilpailuetua luovaksi tekijäksi yrityksissä. Ratkaisujen tuottamat tulokset puhuivat myös omaa kieltään; oikeanlaisen informaation jakaminen ja niiden pohjalta oikeiden päätösten tekeminen on tärkeä tekijä yrityksen menestyksessä. Menestyskään ei tarkoita ainoastaan kustannussäästöjä tai kasvaneita tulovirtoja; esimerkiksi yhdysvaltalaisen kaupungin Richmondin poliisilaitos esitteli oman business intelligence -ratkaisunsa, jonka avulla rikollisuus kaupungissa oli huomattavasti vähentynyt.

Tilaisuuksien ja esittelyjen lisäksi tämän käyttäjäkonferenssin tiedonjaossa oli kyse vieraiden keskinäisestä kanssakäymisestä. Konferenssi oli oivallinen tilaisuus verkostoitua ja ennen kaikkea jakaa tietoa siitä, kuinka yritykset saavat heille räätälöidyistä business intelligence -ratkaisuista parhaan mahdollisen tuloksen irti. Oli ilahduttavaa huomata, kuinka avoimesti vieraat olivat myös kokemuksiaan valmiita jakamaan. Kuten aiemmin todettua, varsinkin nyt on erityisen tärkeää, että oikea tieto tavoittaa oikeat henkilöt, jotta näistä haastavista ajoista myös päästäisiin yli. Tätä tarkoitusta tämänvuotinen käyttäjäkonferenssi palveli onnistuneesti.

Anssi Falk