Vuodenvaihde on otollinen kohta vetää yhteen vuoden aikana tapahtunut. (Meillä on itse asiassa vuoden aikana kaksikin otollista kohtaa, sillä Infobuildin tilivuosi vaihtuu vasta maalis- huhtikuun vaihteessa. Joten voimme tehdä analysointia myös keväällä… )

Vuosi 2011 toi mukanaan InfoBuildille uusia asiakkaita ja mielenkiintoisia hankkeita, olemassa olevien asiakkaiden uusia projekteja, paljon myyntikäyntejä, sopimusneuvotteluja ja demojen tekemistä, Human Capital -tutkimuksen tekemistä, tapahtumia ja muita markkinointitoimia, koulutuksia, tiivistä yhteistyötä Information Buildersin kanssa, uutta henkilökuntaa ja uusia kumppaneita. Itse summaisin vuoden kolmeen sanaan: haastavaa mutta hauskaa!

Tänä vuonna kuulimme paljon mielenkiintoisia esityksiä ja haastatteluja suoraan asiakkailtamme ja kumppaneiltamme.
Asiakkaistamme Kela oli puhumassa käyttäjäyhdistys FUSEn kevättapahtumassa ja Information Builderin Summit 2011 -tapahtumassa Dallasissa, Tallink ja Viron Poliisi puolestaan syksyn Information Builders Nordic Summitissa. Newsletterissämme vuonna 2011 kuulimme kuinka Esmerk (12/11), Suomen Akatemia (08/11) ja Viron poliisi (04/11) hyödyntävät ratkaisujamme.

Vuoden 2011 Newslettereissä saimme kuulla myös kuinka kumppanimme Logica (08/11)  ja Polar Cape (12/11) näkevät Business Intelligencen, tiedon laadun ja master datan hallinnan hyödyt liiketoiminnassa.

Päämiehemme Information Builders pärjäsi erinomaisesti monessa analyytikkoarviossa.
Voit ladata sivulta http://www.informationbuilders.com/new/analyst_reports seuraavat analyytikkoraportit:

• The BARC BI Survey 10
• Gartner BI Platforms User Survey, 2011
• Gartner 2011 Magic Quadrant for Business Intelligence Platforms
• Forrester BI Wave: Enterprise Business Intelligence Platforms: Q4, 2010
• Dresner Advisory Services Wisdom of Crowds: Business Intelligence Market Study, 2011
• Dresner Advisory Services Mobile Business Intelligence Market Study

Vuoden 2012 alkupuolen näköpiirissä on paljon vastaavaa, hauskaa mutta haastavaa työsarkaa. Näistä kerromme nettisivuillamme, tapahtumissamme, tässä blogissa, newsletterissä ja tietysti tavatessamme

Kiitokset kuluneesta vuodesta ja oikein hyvää vuotta 2012 InfoBuildin puolesta,

Mikko Muurinen

Usein WebFOCUS-sovelluskehittäjien kanssa keskustellessani esille nousee tarve tietää parhaista käytännöistä. Joskus olisi mukava tietää, miten sovelluksia kehitetään muissa organisaatioissa ja millaisia käytäntöjä muualle on kertynyt. Suomenkielistä materiaalia olisi monen mukaan mieluisampaa käyttää kuin englanninkielistä…

Tätä tarvetta varten keräsimme InfoBuildin konsulttien voimin “Parhaat WebFOCUS-käytännöt“-dokumentiin käytännönläheisiä vinkkejä WebFOCUS-sovelluskehityksestä. Dokumentissa käsitellään mm. yleisosien käyttöä, kommentointia, suorituskykyä, testausta ja virheiden etsintää, versionhallintaa ja tietoturvaa. Tätä dokumenttia on tarkoitus päivittää mahdollisimman tiuhaan aina asiakkaiden toiveiden ja kysymysten pohjalta, joten esim. tämän blogin kommenttikenttää käyttämällä voit vaikuttaa ohjeistuksen sisältöön. Dokumentti on ladattavissa osoitteesta http://www.infobuild.fi/download/Parhaat_WebFOCUS-kaytannot.pdf

Näiden suomenkielisten vinkkien lisäksi ohessa muutama syventävämpi lähde, joihin kannattaa tutustua, varsinkin, jos tavoitteena on esim. ulospäin suunnattujen sovellusten tietoturvan varmistaminen:

“Best Practices in Information Delivery – A Roadmap for Implementing Business Intelligence Solutions” – dokumentti tarjoaa yleisiä ohjeita Business Intelligence -järjestelmän suunnitteluun ja projektitoteutukseen. Se on suunnattu erityisesti projektipäällikköille ja vastuuhenkilöille, jotka vastaavat BI-järjestelmän suunnittelusta. Tämä White Paper löytyy osoitteesta

“WebFOCUS Implementation Guide for PCI Security Standards” -dokumentti kertoo, kuinka WebFOCUS konfiguroidaan täyttämään PCI (Payment Card Industry) tietoturva-standardin vaatimukset. Lue dokumentti osoitteesta

“Information Assurance Best Practices“-dokumentti puolestaan kertoo, kuinka WebFOCUS konfiguroidaan vastaamaan Open Web Application Security Project (OWASP):n määrittämiin nettisovellusten haavoittuvuuksiin ja uhkiin. Näin saadaan turvattua tietojen saatavuus, eheys, luottamuksellisuus ja kiistämättömyys. Tämä dokumentti löytyy osoitteesta

Hyviä paikkoja parhaiden käytäntöjen löytämiseen ovat myös Focal Point -keskustelupalsta ja tietysti Information Buildersin ohjepankki.

Kommentoi mitä vinkilistalta puuttuu, mistä haluat tietää lisää, mikä oli uutta, mitkä olisivat sinun parhaat vinkkisi jne.!

Mikko Muurinen

Jos lukee IT-alan julkaisuja, huomaa nopeasti, että tapetilla on taas uusi kuuma aihe, josta kaikki puhuvat. Big Datasta kirjoitettuja juttuja lentää silmille yhä useammin. Big Data nostettiin hiljan myös Gartnerin Hype Cyclen for Emerging Technologies 2011 -analyysiin.

Mitä Big Data sitten onkaan?

Big Datalla tarkoitettiin aluksi sellaista tietomäärää, jota ei käytännössä pystytty lataamaan relaatiotietokantoihin analysoitavaksi. Joko sitä oli liian paljon tai sitten se oli strukturoimatonta.

Tiedon määrän kasvu on tunnetusti ollut eksponentiaalista ja kaiken tarvittavan tiedon hakeminen, lataaminen, varastointi, jakelu, analysointi ja visualisointi on vaikeutunut kaiken aikaa. Tietoa tursuaa esim. uudenlaisista antureista, RFID-tägeistä tai reaaliaikaisemmasta prosessien seurannasta. Kaikesta tarvittavasta tiedosta on lisäksi reilusti suurin osa struktroimatonta, esim. uutistietoa, analyysejä tai dokumentteja.

Pelkkä tiedon määrä ei pysynyt pitkään ainoana Big Datan määrittäjänä. Joillain isot tietomassat saattavat tarkoittaa petatavuja, joissain yrityksissä vaikeuksia tulee jo huomattavasti pienemmillä määrillä. Useat tietokantateknologiat ja tietovarastot kykenevät fyysisesti käsittelemään suuriakin tietomassoja, mutta silti ongelmat eivät ratkenneet.

Kuvaukseen piti lisätä myös tiedon määrän (Volume) lisäksi tiedon muutos- tai tarvitsemisnopeus (Velocity) ja monipuolisuus (Variety). Mikä tahansa näistä kolmesta saattaa aiheuttaa ongelmia perinteisissä tiedon hallinnan ratkaisuissa…

Big Dataan liitetään usein myös pilvipalvelu-konsepti, sekä käsittelyn hajauttamisen, että erilaisten tietolähteiden hyödyntämisen näkökulmasta. Suhteellisen edullinen skaalautuvuus esim. MapReduce -tyyliseen käsittelyyn, jossa jaetaan sama kysely sadoille tai tuhansille koneille, mahdollistaa aivan uudentyyppisten analyysien teon. Enää ei tarvitse odottaa yön yli analyysien valmistumista.

Monessa kohtaa yllämainittua kuvausta tulee kuitenkin mieleen, että tämähän on sitä samaa asiaa, josta ollaan puhuttu jo kauan… Massiiviset tietovarastot, data mining, reaaliaikainen BI, useiden tietolähteiden yhdistäminen jne. ovat olleet osana ratkaisuja jo pitkään. Itse asiassa suurin osa kaikista Big Datan yhteydessä mainituista hyödyistä ja käytännön esimerkeistä on tehty jo aiemminkin.

Mikä sitten on muuttunut? Se, että uudet ratkaisut mahdollistavat yhä edullisemmin ja helpommin Big Data -tyyppisen tiedon hyödyntämisen. Eli tietoa voi olla aiempaa enemmän, useammasta lähteestä, jopa reaaliaikaisena, ja sitä pystytään käsittelemään ja analysoimaan yhä edullisemmin ja tehokkaammin.

Enää ei tarvitse lisätä rautaa rajalle, tehdä hirveitä virityksiä  tai jatkuvaa optimointia tietokantoihin tietomassojen kasvaessa. Jos lähtisi esim. analysoimaan perinteisellä tavalla Twitter- ja muun sosiaalisen median viestien vaikutusta myyntiin ja asiakastyytyväisyyteen, saisi pistää melkoisesti rahaa tietovaraston rautaan, lisensseihin ja latausprosesseihin.

Kannattaa kuitenkin tehdä tässäkin asiassa “reality check” – miksei parikin. Suurta osaa bisnes-ongelmista ei ratkota lisäämällä tiedon määrää tai päivitysnopeutta. Tärkein osa koneistoa on analysoijan ja tiedon hyödyntäjän pääkopan sisällä. Jos ei osata muodostaa oikeita kysymyksiä, ei pystytä hyödyntämään suurta osaa tiedosta. Mikään kone ei tuota tietämystä ihmisen puolesta.

Tiedon laatu on myös entistä tärkeämpää. Mitä väliä on valtavista tietomassoista, jos tiedot ovat vääriä tai ristiriitaisia, poissa kontekstistaan tai muuten laaduttomia? Millaisin oletuksin tietoja kerätään, millaisin prosessein tieto on syntynyt ja mitä on mahdollisesti jätetty pois? Onko nämä seikat kuvattu tiedon hyödyntäjälle?

Big Data on vielä alkuvaiheissaan. Aikaiset omaksujat ovat alkaneet tutkia asiaa ja Big Data tulee nousemaan vielä hypetyksessä hieman ylemmäs, ennen kuin ensimmäiset isot epäonnistumiset ilmaantuvat ja turhat kuvitelmat karisevat.

Kypsyessään Big Data mahdollistaa useilla aloilla – ja yhä pienemmillekin yrityksille – uudenlaista Business Intelligenceä. Mutta ei kannata pidättää hengitystä… Mainstreamia Big Datasta tulee vasta muutaman vuoden kuluttua. Tällä hetkellä uusia mahdollisuuksia kannattaa kuitenkin käyttää tietyissä erityistapauksissa, joissa tarvitaan innovatiivisia ratkaisuita ja joihin nykyiset menetelmät eivät pure.

Kuitenkin jo nyt Business Intelligence- ja integraatioratkaisuissa kannattaa ottaa huomioon Big Datan vaatimukset niin erilaisten tietolähteiden reaaliaikaisessa käytössä, skaalautuvuudessa kuin käsittelyn hajauttamisessakin. Nousevatpa esiin sitten termit, teknologiat tai tuotenimet kuten cloud computing, Hadoop, NoSQL, NewSQL, MapReduce, MPP, BigTable, 1010data, Netezza tai Teradata, on oltava valmiita. Liiketoiminnan tarpeet saattavat tarvita uusien menetelmien hyödyntämistä nopeallakin viiveellä. Älä unohda myöskään tiedon laadun hallinnan nivomista näihin…

Minua kiinnostaisi tietää, onko teillä Big Dataan liittyviä haasteita tai kokemuksia… Laita kommenttia niin saadaan keskustelua pystyyn! Jos julkinen kommentointi ei houkuta, laita vaikka suoraan meiliä mikko.muurinen -at- infobuild.fi…

Ps. Kerään seuraavaan Linkkitiistaihin parhaimpia Big Dataan liittyviä linkkejä.

Pps. Tilaa blogin RSS-syöte, niin saat uusimmat blogikirjoitukset suoraan syötteiden lukuohjelmaasi, eikä sinun tarvitse käydä tarkistamassa päivityksiä sivustolta!

Mikko Muurinen

Päämiehemme vuoden asiakastapahtumien kohokohta, Information Builders Summit 2011, pidettiin tänä vuonna Dallasissa. Tämänvuotinen tapahtuma oli suomalaisittain historiallinen, sillä ensimmäistä kertaa tapahtumassa oli asiakasesitys myös Suomesta. Kelan Petri Roponen piti loistavan esityksen Kelan tilastotietojen internet-jakelusta.

Yhteensä Summitissa oli osallistujia yli tuhat, esityksiä n. 140, joista asiakasesityksiä kolmannes, erilaisia koulutus- ja “laboratorio”-sessioita, kumppaneiden standejä ja expert-room tiukkojen kysymysten tekoa varten.

Summitin esitykset on ladattavissa osoitteesta: http://www.informationbuilders.com/events/summit/summit11/agenda.

Summitissa oli myös paljon BI-alan analyytikkoja paikalla, ohessa muutama ulkopuolinen arvio tapahtumasta.

• InformationWeek: How Information Builders Battles BI Goliaths, Cindi Howson, 20.6.2011
• WiseAnalytics: Takeaways from the Information Builders Summit, Lyndsay Wise, 16.6.2011
• Ventana Research: Information Builders Advances Business Intelligence for Smartphones and Tablets, Mark Smith, 17.6.2011
• BI Software: Summit 2011 for Networking, Doug Lautzenheiser, 14.6.2011
• The Virtual Circle: Information Builders Does Dallas, Rebecca Jozwiak, 17.6.2011

Chicagon metropolialueen suunnitteluviraston toteuttaman MetroPulseChicago.org  -palvelun esittely oli yksi Summitin suosituimpia esityksiä. Ratkaisua on kuvattu tarkemmin Sun-Timesin tekemässä Chicagon CTO:n haastattelussa.

• Sun-Times: Chicago’s chief technology officer has vision of Digital Second City, Sandra Guy, 27.5.2011

Lämpöä Dallasissa riitti, ulkona 38-39 astetta, sisällä ilmastointi kuitenkin pauhasi ja housunlahkeet lepattivat. Seminaarin virallisen osuuden lisäksi vieraita viihdytettiin mm. rodeossa.

Toivottavasti pääset ensi vuonna mukaan!

Mikko Muurinen

Kuinka sisäinen liiketoimintatieto ja ulkoinen tieto esim. asiakkaista ja toimintaympäristöstä voidaan yhdistää kokonaiskuvaksi?

Esimerkiksi asiakkaisiin liittyvää tietoa on valtavasti sisäisissä järjestelmissä, mutta myös ulkoisissa tietolähteissä, kuten uutisissa, analyytikkoarvioissa ja rekistereissä. Miten näitä tietoja pystytään käyttämään yhdessä päätöksenteon tukena?

Suomalaisille yrityksille helmikuussa tekemämme selvityksen mukaan yrityksen ulkopuolisen tiedon hyödyntäminen onnistuu hyvin tai melko hyvin ainoastaan neljällä prosentilla vastaajista (lataa kysely osoitteesta http://www.infobuild.fi/human_capital_intelligence.php).

Perinteisiä tietovarastoratkaisuja on mahdotonta taivuttaa sisältämään kaikkea erilaista tietoa. Raportoinnin onkin käytettävä tietoja useasta ulkoisesta ja sisäisestä lähteestä reaaliaikaisesti ja lukuisissa eri muodoissa. Myöskään kuutio-ajattelu ei esim. uutistietojen yhdistelyyn sovellu.

Tietojen visualisointimenetelmät, kuten kartat, helpottavat kokonaiskuvan ymmärtämistä ja sisäistämistä. Esim. kilpailijoiden ja asiakkaiden sijainnit, uutiset tärkeistä projekteista ja aluekohtaiset indeksit on helppo nähdä yhdellä silmäyksellä.

Kun tätä yhdisteltyä tietoa analysoidaan monipuolisesti, saadaan päätöksenteon tueksi enemmän faktaa ja ennusteita. Muista, ettei päätöksenteko ole pelkästään pomoportaan asia. Joka päivä tehdään lukemattomia tärkeitä päätöksiä: mitä tälle asiakkaalle tulisi tarjota, millainen asiakassuhde on ollut, mikä on ajankohtaisia tälle asiakkalle. Tueksi tarvitaan oikeaa ja riittävää tietoa.

Mikko Muurinen

Tutkimusyhtiö Gartnerin mukaan parin vuoden sisällä kolmasosa kaikesta BI-käytöstä tulee tapahtumaan mobiililaitteilla. Suomessakin kiinnostus mobiili-BI:tä kohtaan on lisääntynyt huomattavasti. Miksi nyt, mobiiliratkaisujahan on ollut olemassa jo pitkään?

Syynä tähän ovat tabletit, iPad etunenässä. Tablettien nopea leviäminen ja helppokäyttöisyys ovat saaneet yritykset pohtimaan niiden hyödyntämistä myös bisneksen tukena. Tutkimusyhtiö Forresterin mukaan jo n. 30 %:lla yrityksiä on suunnitelma viedä liiketoimintasovelluksia tableteille. Yli 40 % on kiinnostuneita, mutta vielä ilman suunnitelmaa.

Miten iPad ja muut tabletit sitten sopivat Business Intelligence -käyttöön?

Hyvin – on kolme keskeistä syytä, joiden vuoksi ne ovat kuin luotuja Business Intelligence -käyttöön:

Tieto hyvin nopeasti mihin tahansa
iPadin ja muiden tablet-koneiden avulla päästään lähemmäs tilannetta, jossa kaikki tiedontarvitsijat saavat aina ajantasaista tietoa. Tietoa voidaan jakaa kaikille, ei vain johtajille, vaan myös myyjille, asiakaspalvelun esimiehille ja kaikille liikkuville työntekijöille, jotka hyötyvät lähes reaaliaikaisesta tilannekuvasta. Tabletit ja niiden sovellukset käynnistyvät erittäin nopeasti, eikä tarvita isompien koneiden vaatimaa pöytä- tai “sylitilaa”.

Koko juuri sopiva tietojen monipuoliseen tarkasteluun
Tablet-laitteiden koko on erityisen sopiva mittaristoille ja raporteille, joissa on hieman enemmän tietoa ja mahdollisesti graafeja. Kännyköistä ainoastaan isoimpien koskentusnäyttöisten puhelinten, kuten iPhonen näytöiltä voi kuvitella raportteja käytettävän, mutta ei missään nimessä näppäimellisten puhelinten pienistä näytöistä.

Aivan uudenlaisia käyttäjiä BI:n piiriin
Tablettien avulla BI:n hyötyjä saadaan sellaiselle porukalle, joka ei käytä perinteisiä BI-ratkaisuja, varsinkaan opettele BI-työkalujen käyttöä raporttien laatimista varten. Pitää kuitenkin muistaa se, että jos käyttäjä ei ollut analyyttinen käyttäjä aiemmin, ei hänestä tule sellaista pelkästään mobiiliratkaisuilla. On pidettävä huoli siitä, että tällaisille käyttäjille tehdään erittäin helppokäyttöisiä ratkaisuja, joista he saavat tarvitsemansa informaation. Tällöin saadaan levitettyä BI:tä kaikille, ilman että käyttäjät edes ajattelevat hyödyntävänsä BI:tä.

Näiden syiden vuoksi useimmissa yrityksissä kannattaa pohtia mobiilin Business Intelligenceä. Onko teillä jo mobiili-BI-strategia?

Mikko Muurinen

Miten Business Intelligence saadaan kasvattamaan liikevaihtoa ja tehostamaan sisäisiä prosesseja entistä paremmin?

Perinteinen Business Intelligence on ollut pitkälti peruutuspeiliin katsomista. Skenaarioiden laatiminen, erilaiset “what-if”-analyysit sekä optimointi- ja simulointimallit ovat olleet erittäin vähällä käytöllä.

Useat yritykset ovat alkaneet kuitenkin tunnistaa hallussaan olevan tiedon suuren merkityksen kilpailuetuna. Päätöksentekoa halutaan perustaa enemmän faktaan ja kerättävää tietoa todella hyödyntää. Eteenpäin katsominen on keino ottaa etumatkaa kilpailijoihin.

Tämän päivän pirstaleisessa toiminta- ja järjestelmäympäristössä Business Intelligence vaatii yhä enemmän monessakin mielessä. Mitä enemmän tietoa ja tietolähteitä, sen suurempaa roolia tiedon laatu ja eheys esittää. On aivan turha laatia ennusteita, jos taustatiedot eivät ole kunnossa.

Kun tietoa tarvitaan yhä useammasta lähteestä, on integraation oltava mahdollisimman helppoa ja nopeaa. Ei voida ajatella, että koodataan liittymiä viikkotolkulla, jotta saadaan tarvittavat tiedot eri järjestelmistä. On myös varottava, ettei kerättävästä tiedosta synny taas uutta siiloa, joihin vain harvoilla on pääsy.

Jotta saadaan todellista kilpailuetua, ennustemallien tuottamia tietoja pitää pystyä jakamaan laajalti läpi organisaation, esim. dashboardeina tai eri tavoin visualisoituna. Käytön on oltava helppoa ja tiedot on tuotava osaksi jokapäiväistä päätöksentekoa ja sen prosesseja.

Jollei ratkaisuita saada otettua käyttöön pienissä vaiheissa, nopeasti, edullisesti ja helposti, eivät hankkeet pysty lunastamaan paikkaansa nopeasti muuttuvan liiketoiminnan apuna. Jos projekti kestää useita kuukausia, ovat liiketoiminnan
tarpeet ja painopisteet saattaneet muuttua jo merkittävästi. Eteenpäin katsominen ei ole myöskään  kertaluonteinen projekti, vaan malleja ja skenarioita kannattaa jatkuvasti kehittää eteenpäin…

Suurin hidaste yrityksissä ei ole teknologia, vaan se, että mallintaminen vaatii ajattelutyötä ja aikaa. Vain harvalla on liiketoimintansa ennakointiin liittyvää osaamista. Kannattaa kasvattaa asteittain tietojen analysointiin, skenario-ajatteluun ja ennustamiseen liittyvää osaamista, sillä saattaa olla ratkaiseva vaikutus yrityksen tulevaan kilpailuetuun.

Vaikkei kaikkea – varsinkaan ulkoisia vaikutuksia - kuitenkaan pystytä jatkossakaan ennakoimaan, kannattaa mm. skenarioiden avulla varautua mahdollisiin tilanteisiin. Erilaisiin skenarioihin laadittujen ennustemallien avulla voidaan nähdä mahdollisia eteen tulevia tilanteita ja arvioida niiden todennäköisyyksiä.

Katsotaanko teillä enemmän peruutuspeiliin kuin tuulilasista eteenpäin? 

Mikko Muurinen

Taas on aika katsoa, mitkä ovat olleet blogimme tämän vuoden viisi luetuinta kirjoitusta. Marraskuun lopun reaaliaikaista BI:tä käsittelevä juttu on noussut hyvin lyhyessä ajassa kärkiviisikkoon!

Pidin 24.11.2010 Sytyke ry:n syyskokouksessa esitelmän reaaliaikaisesta Business Intelligencestä. Ohessa tilaisuuden kalvot ja tiivistelmä aiheesta.

Reaaliaikainen Business Intelligence yhdistää perinteisen Business Intelligencen ja prosessikeskeisen liiketoimintatapahtumien seurannan ominaisuuksia. Datakeskeiseen ja analysointipainotteiseen, usein taaksepäin katsovaan malliin tuodaan ajankohtaisuutta ja prosessilähtöisyyttä. Reaaliaikaiseen Business Intelligenceen kuuluu myös automatisoinnin ja sääntöjen hyödyntäminen aiempaa enemmän. Perinteisen liiketoimintatiedon hyödyntämisen tietojen yhdistely tuodaan prosessien seurannan tueksi.

Termi ”Liiketoimintatiedon hyödyntäminen” ei ehkä kuvaa yhtä hyvin kuin englanninkielinen”Business Intelligence” sitä, mitkä asiat ovat tärkeimpiä tästä näkökulmasta – bisneksen edistäminen älykkäästi ja tietoon perustuen.

Päätöksenteon tueksi pitäisi saada kokonaiskuva siitä, mitä on tapahtunut, mitä tapahtuu juuri nyt, sekä myös siitä mitä tulee tapahtumaan seuraavaksi. Oleellista on saada apua päätöksiin, mitä pitäisi tehdä, jotta myönteiset tapahtumat voitaisiin hyödyntää ja kielteiset vaikutukset minimoida. Erilaiset skenariot, mallit ja trendityhdistettynä hyvinajantasaiseen taustatietoonauttavat tulevaisuuteen valmistautumisessa.

Ajantasainen,  useasta lähteestä rikastettu tieto, jonka käsittelystä on karsittu kaikki turhat manuaaliset vaiheet, luo kilpailuetua. Tämä kääntyy lopulta puhtaaksi taloudelliseksi eduksi.

On tärkeää selvitettää liiketoiminnan tiedon tarpeiden vasteaikatarpeet, jotta voidaan priorisoida kehitystä oikeisiin kohteisiin. Kaikki liiketoiminnan prosessit eivät tarvitse sekunnilleen ajantasaista tietoa. Mitä enemmän prosessin kriittiset vaiheet ovat ihmisten vastuulla, sitä suurempia viiveitä yleensä syntyy. Ihmiset eivät voi reagoida jatkuvasti reaaliaikaisesti tapahtumiin. Onkin tärkeää minimoida ja automoida sellaisia vaiheita, joihin voidaan vaikuttaa tiedon keräämis- ja käsittelyvaiheissa, analysointivaiheessa ja tiedon pohjalta tehtävän toiminnan vaiheissa.

Koska maailma ei ole yksinkertainen ja yritysten tietolähteet ja tietotarpeet syntyneet ja kehittyneet eri tavoin ja eri aikoina, on tärkeää ottaa reaaliaikaisessa Business Intelligencessä huomioon kaikki erilaiset tietojen integrointitavat. Tietoja pitää pystyä käyttämään suoraan sen syntysijoilta, suoraan operatiivisista järjestelmistä. Tietoa pitää pystyä keräämään, muuntamaan ja lataamaan esimerkiksi historiatietoja sisältäviin tietovarastoihin ja datamarteihin. Lähteiden muuttunutta tietoa pitää siirtää nähtäväksi esim. Change Data Capture –menetelmin tietokannoista tai sitten tapahtumia kuuntelemalla palveluväyläratkaisuista tai viestijonoista. Tietokantojen replikointiominaisuuksiakin voi tarvittaessa hyödyntää, unohtamatta erilaisia historiallisia järjestelmiä, tiedostoja jne.

Kuten perinteisessä Business Intelligencessä, ratkaisuissa tulisi kiinnittää huomiota joustavuuteen, sillä jollei reaaliaikainen BI-järjestelmä pysty muuttumaan jatkuvasti muuttuvan liiketoiminnan myötä, se on turha investointi. Myös tietojen konteksti ja metatietojen hyödyntäminen on tärkeää. Käyttäjille tulisi tuottaa mahdollisimman oleellista, selkeää ja helppokäyttöistä tietoa.

Oleellisinta on kuitenkin se, että reaaliaikainen BI upotetaan jokapäiväiseen operatiiviseen toimintaan, suoraan sinne, missä jokapäiväisiä pieniä päätöksiä tekevät ihmiset ovat. Jos tarvittavaa tietoa saadakseen pitää poistua esim. asiakaspalveluprosessin muusta ympäristöstä ja hakea tietoa vaikka kuinkakin hienon BI-portaalin kautta, jää oikea-aikaisuuden hyöty saavuttamatta ja usein mahdollisuudet käyttämättä. Parasta olisi jos reaaliaikaista BI:tä ei kukaan edes erikseen huomaisi, oikean muotoista ja oleellista tietoa vain olisi siellä missä sitä tarvitaan…

Mikko Muurinen

Huono tiedonlaatu ei ole välttämätön paha, jota pitäisi opetella sietämään. Huonosta laadusta kertyy kustannuksia mm. haaskatun työajan, laskutuksen tehottomuuden sekä väärin kohdistetun tiedotuksen ja markkinoinnin vuoksi.

Kuinka sitten toteutetaan jatkuva tiedonlaadun valvontaprosessi? Jatkuva prosessin käynnistäminen sisältää seuraavat vaiheet:

1. Sovitaan/määritellään yritykselle tiedonlaatukriteerit
2. Kehitetään kriteereille kvantitatiiviset mittarit
3. Rakennetaan mittarien arvojen kehitystä kuvaavat sivut esim. yrityksen sisäisille verkkosivuille (mahdollisesti rajoitettuun käyttöön)
4. Huolehditaan siitä, tiedon korjaamisen vastuut tulevat organisaatioissa määritellyiksi ja siitä, että seuranta jatkuu.

Alla kuvataan vaihejaon sisältöä, menettelytapoja ja teknologioita.

Tiedonlaadun kriteerit ja niiden määritteleminen

Tiedonlaadun hallinnan kannalta perusvaatimus on, että organisaation laatukriteerit ovat hyvin määritellyt. Yksinkertainen tapa päästä alkuun tässä määrittelyssä on profilointi. Tiedon profiloinnin avulla luodaan karkea peruskäsitys eli profiili tarkasteltavan tietolähteen sisällöstä (tiedostosta, tietokantataulusta, reaaliaikaisesta taustajärjestelmäliittymästä, sanomaliikenteestä jne.).

Alla on esimerkki erään hypoteettisen yrityksen resurssihakemiston (Active Directory / LDAP) sisällöstä.

Profiilista näkyy esim. välittömästi, että hiukan alle puolella hakemiston subjekteista (luonnollisilla henkilöillä, palvelimilla tms.) ei ole määritelty sähköpostiosoitetta.  Monissa tapauksissa ei tarvitse tai pidäkään olla, mutta joissakin tapauksissa kyse on virheestä. Profiloinnin avulla saadaan nopeasti ja helposti käsitys siitä, miten tietyn tieto-elementin arvot ovat jakautuneet, mitkä ovat tyypillisimmät arvot, maksimit, minimit jne., samoin minkälaisia sisällön muotoja (patterns) datasta löytyy.

Profiloinnin perusteella voidaan sitten määritellä kyseistä tietoa koskevat laatukriteerit, esimerkiksi:

• Jokaisella vakituisella työntekijällä pitää olla sähkopostiosoite
• Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@yritys.fi, missä nimi löytyy yrityksen työntekijälistalta, jne.

Huomattakoon, että laatukriteerit voivat olla huomattavasti ylläkuvattuja elementtikohtaisia sääntöjä monimutkaisempia; esim. voidaan vaatia, että viite-eheydet eri tietolähteiden välillä pätevät vähintään 90%:ssa tapauksista yms.  

Tiedonlaadun mittaaminen

Laatua on perinteisesti totuttu mittaamaan virheiden lukumäärillä: mitä vähemmän virheitä, sitä parempi laatu. Tiedon laadun mittaamisessa keskeistä on aika. Yleensä halutaan, että virheet paljastuvat heti (reaali-ajassa tai lähes reaali-ajassa) ja toisaalta halutaan että pitkän aikavälin (esim. vuosien mittainen) kehitys on selvästi nähtävissä. Kuvassa on yksinkertaistettu esimerkki, jossa näkyy virheiden lukumäärän väheneminen yhdeksän hypoteettisen laatukriteerin osalta.

Tyypillinen vaatimus myös on, että laatua mitataan ”on the spot”, eli paikanpäällä: esim. virheelliset sovellusliittymät halutaan kontrolliin (erikseen parametroitavilla kriteereila) ja vaikkapa hälytys lähetetyksi vastuuhenkilöille jo ennenkuin näistä sisääntulleet virheet ovat päässeet tärvelemään tietokantatauluja tai sovellusliittymiä.

Esityskerros ja tiedonlaadun valvonnan jatkuvuus

Useimmissa asiakasorganisaatiossa halutaan selvästi erilliset vastuut toisaalta tiedonlaadun seurannan ja toisaalta tiedon virheiden korjaamisen välille. Vaikka laadun seuranta kannattaa toteuttaa keskitetysti, ja operatiivisista sovelluksista erillisenä toimintona, on tietojen korjaamisen vastuu usein turvallisinta säilyttää näillä sovelluksilla ja niistä vastaavilla henkilöillä.

Tästä näkökulmasta tiedonlaadun valvonta on tyypillinen (johdon) raportointisovellus, jossa tuotettavien raporttien helppokäyttöisyys, havainnollisuus, eri kriteereillä tapahtuvat porautumiset sekä tarkentuvat haut samoin kuin raporttien jakelun helppous ja nopeus ovat avaintekijöitä eri ratkaisuja toteutettaessa.

Tiedonlaadun parantaminen vaatii jatkuvaa ja systemaattista kehittämistä. Kaikki edelläkuvattu voidaan toteuttaa ”pitkästä tavarasta” ohjelmoimalla ja yrityksen omin voimin, mutta modernit profilointi-, sovellusintegrointi- ja raportointiratkaisut voivat oikein käytettyinä tehostaa toimintaa ratkaisevasti.

Markku Sillanmikko

Management Eventsin järjestämässä Business Intelligence ja liiketoimintatiedon hallinta -konferenssissa 3.6.2010 osallistujien ryhmäkeskustelun aiheena käsiteltiin Business Intelligence -toiminnan hyötyjen mittaamista. Osallistujien tuli pohtia pöytäryhmittäin, miksi, mitä, milloin ja miten hyötyjä pitäisi mitata.

Ensi alkuun helpolta vaikuttanut aihe paljastuu kuitenkin lähemmässä tarkastelussa monimuotoiseksi vyyhdeksi. Kun puhutaan BI-toiminnasta eikä esim. BI-järjestelmistä, laajenee kysymys aika lailla…

BI-hankkeiden kustannuksia ja budjettia kyllä seurataan usein, mutta koko BI-toimintoa on vaikeaa mitata. Itse asia koko toimintoa on edes hyvin vaikea määritellä tai rajata. Ketkä itse asiassa ovat mukana yrityksen BI-toiminnossa ja mitkä kaikki tehtävät voidaan laskea liiketoimintatiedon hallinnaksi? Usein kysymyksessä on yrityksen toiminnan jatkuva kehittäminen osana muita prosesseja ja osana erilaisten ihmisten verkostoa, eivätkä pelkän yksittäisen yksikön tai vastuuhenkilön tehtävät.

Kun Business Intelligencen tavoitteena on tukea päätöksen tekoa jokaisella tasolla, pitäisi mitata päätöksentekoa, sen prosesseja, vaikuttavuutta ja tekokkuutta. 

Kyseessä on myös viestinnän tehokkuuden mittaaminen. Tiedetäänkö esim. ketkä saavat tarvitsemansa tiedot? Tai ketkä ymmärtävät ne ja pystyvät hyödyntämään niitä?

Eri osa-alueiden, kuten Business Intelligence -järjestelmien ja teknisten ratkaisuiden hyötyjen mittaamiseen löytyy kyllä keinoja, mutta on vaikeaa esim. arvioida, onko yrityksen tuloksen parantuminen peräisin paremmista päätöksistä, saati sitä, miten päätöksen tekoon on vaikuttanut se, millä tavoin BI-toiminto on järjestetty…

Helppoa on mitata, kuinka paljon järjestelmiä käytetään, ketkä hyödyntävät useita tietolähteitä ja millaisia tietoja ei käytetä niin paljon kuin muita. Voidaan myös laskea manuaalisen työn poiston vaikutusta esim. tietojen keruuseen käytettyyn työaikaan. Tiedon laadulle voidaan määritellä erilaisia mittareita. Järjestelmien vasteaikoja voidaan tarkastella ja käytettävien tietolähteiden suhteellista osuutta laskea. Näitä kaikkia voidaan verrata ja seurata ajan suhteen.

Toisaalta, vaikka BI-järjestelmien tai tiedon laadun parantaminen tehostaisikin työtä, tiedon analysointia tai päätöksen tekoa, ei henkilökustannuksia ehkä voida karsia. Lisääntyvä tietomäärä ja uudenlaiset tarpeet tuovat enemmän työtä. Samoilla resursseilla voidaan ehkä tehdä enemmän kuin ennen, mutta vaatimuksetkin ovat kovemmat.

Sinänsä on sääli, että hyvin harvoin sellaisiakaan osa-alueita, joita voisi mitata, ei mitata. Näistä voisi kuitenkin saada jonkinlaista lähtökohtaa kehittämiselle.

Ryhmässämme eräs lopputulema oli, että eri puolilta tuleva palaute on yksi keskeinen tekijä BI-toiminnan hyötyjen arviointiin. Toiminnan laadullinen arviointi ja ”benchmarkkaaminen” tämän tukena antaa kuvaa siitä, millaiset BI-toiminnon hyödyt yritykselle ovat. Varsinkin, mikäli joistain osa-alueista saadaan taustatiedoksi myös “kovia” mittareita.

Asian tarkastelu voidaan tehdä hyvin Balanced Scorecard -ajattelun mukaisesti useista näkökulmista, esim. siitä, mitä hyötyä BI-toiminnosta on asiakkaille, henkilöstölle, taloudelle ja prosesseille. Eri tyyppisiä mittareita näihin näkökulmiin on mahdollista kehittää, mutta kuten aina, lopulta kyse on määrittelyistä, rajauksista ja kunkin yrityksen tarpeista ja tavoitteista.

Mikko Muurinen

Kirjoitussarja Business Intelligencen hyödyntämisvinkeistä jatkuu…

Vinkki 3: Älä tee vääriä johtopäätöksiä raportointitarpeiden kartoituksista

Miksi niin usein liiketoimintatiedon hallinnan hankkeiden lopputulokset ja ratkaisut eivät kartoituksista ja esivalmisteluista huolimatta saavuta täyttä käyttöpotentiaaliaan, eivätkä houkuta käyttäjiä niitä hyödyntämään?

Usein Business Intelligence -hankkeiden kartoitusvaiheessa kysellään käyttäjiltä heidän tarpeitaan ja odotuksiaan BI:n suhteen. Kysellään esim. mitä informaatiota tarvitaan, tai missä muodossa. Vastaukset ovat usein samankaltaisia. Käyttäjät kaipaavat joustavuutta ja vastauksia esille tuleviin “ac hoc” -kysymyksiin, sillä tarvittava tieto muuttuu jatkuvasti.

Vastaukset ovat usein melko ympäripyöreitä ja monitulkintaisia, sillä käyttäjät eivät välttämättä osaa muotoilla ja ilmaista tarpeitaan selkeästi.

IT tulkitsee nämä vastaukset usein väärin ja suunnittelee Business Intelligence -ratkaisun pohjautuen keskitettyyn tietovarastoon ja sen päällä käytettävään BI-työkaluun. Loppukäyttäjien vastaukset eivät kuitenkaan viitanneet työkaluihin tai tietovarastoon…

Muutaman asian ylimääräisellä tarkastelulla voidaan päästä käytännönläheisempiin vastauksiin ja oikeampaan tarpeiden täyttämiseen:

1. Millaiset ovat käyttäjien tietotekniset taidot?

Yleensä vain 10-15 prosenttia kaikista liiketoimintatiedon tarvitsijoista yrityksessä on tietotekniseltä osaamiseltaan sillä tasolla, että he pystyvät täyttämään tietotarpeensa käyttämällä erillistä BI-työkalua. Nyrkkisääntönä voisi pitää sitä, osaako käyttäjä esimerkiksi sujuvasti käyttää taulukkolaskentaohjelman kaavoja ja vaativampia toimintoja. Jos osaa, on BI-työkalun käyttö heille teknisesti mahdollista. Usein kuitenkin tällöinkin törmätään seuraavaan seikkaan:

2. Kuinka paljon käyttäjät voivat kuluttaa tiedon etsintään ja analysointiin?

Vain tietyillä käyttäjäryhmillä on mahdollista panostaa merkittäviä osia työajastaan tiedon etsintään ja analysointiin, useimmilla ei tällaista mahdollisuutta ole, vaan tieto pitäisi saada mahdollisimman nopeasti ja hyödynnettävässä muodossa. Analyytikoille tarkoitetut BI-työkalut ovat siis vain pienelle joukolle sopiva ratkaisu.

3. Minkä tyyppisiä kysymyksiä käyttäjät esittävät?

Eri tyyppisiin kysymyksiin löytyy vastaus eri tavoin. Kun kysytään, mikä jonkin tunnetun asian tilanne tällä hetkellä on, puhutaan usein raporteista, mittaristoista tai tuloskorteista. Sen sijaan jos tarvitaan tietoa, jota ei saada valmiina, mutta jonka tiedetään olevan olemassa, voidaan hyödyntää “ohjattua ad hoc”-, ad hoc- tai parametroitua raportointia.

Joskus ei tiedetä, mistä tieto löytyy. Kysymykset kuuluvat esim. “onko … olemassa?”, “mikä on …?”, “kuinka tehdään …?” Tämän tyyppisiä kysymyksiä hakukoneet kuten Google käsittelevät lukemattomia määriä päivässä, joten myös yritysmaailmassa lähestymistapa kysymyksiin voisi olla luontevimmin hakuteknologioihin perustuva.

Tiedon visualisointi puolestaan voi auttaa vastaamaan kysymyksiin poikkeavuuksista, trendeistä, riippuvuuksista tai eri asioiden välisistä suhteista. Ennakoivaa analytiikkaa ja mallintamista tarvitaan taas vastaamaan kysymyksiin tulevasta, erilaisista skenarioista ja riskeistä.

4. Kuinka paljon käyttäjät ovat liikkeellä (kuinka usein toimistolla)?

Sellaiset käyttäjät, jotka ovat merkittävän ajan työajastaan muualla kuin oman työpisteen äärellä, tarvitsevat monipuolisempia mahdollisuuksia päästä tietoon käsiksi. Tällaisten käyttäjien osalta puhutaan mm. mobiiliratkaisuista tai offline-analysoinnista.

5. Kuinka ajantasaista tiedon tulee olla?

Tiedon ajantasaisuuden tarve voi vaihdella käyttötarkoituksittain. Ajastettua tietojen päivittämistä voidaan käyttää silloin, kun tietojen ei tarvitse olla kuin tietyllä tarkkuustasolla ajantasaisia. “On demand”- tai tarvittaessa suoritettavat raportit tulevat kysymykseen silloin, kun tarvitaan tietää ajantasainen tieto operatiivisten järjestelmien tietokannoissa, esimerkiksi varastosaldo. Vain tietovarastoon pohjautuva arkkitehtuuri ei mahdollista tällaisten ad hoc -tarpeiden täyttämistä.

Todellinen reaaliaikaisuuden tarve tulee esille silloin, kun on tarve hallita ja seurata todellisia liiketoiminnan operatiivisia prosesseja. Informaatiota, ilmiöiden esiintymistiheyksiä ja poikkeamia saatetaan joskus haluta seurata niin reaaliaikaisesti, että tapahtumat eivät ole välttämättä ehtineet päivittyä mihinkään tietokantaan saatika tietovarastoon. Mikään käyttäjän toimia vaativa ratkaisu ei tässä yhteydessä toimi, sillä tällöin syntyy aina viivettä. Ratkaisuiden on oltava dynaamisesti tapahtumien perusteella päivittyviä.

Mitä muuta on huomioitava?

Ratkaisuja suunniteltaessa on tämän jälkeen otettava huomioon käyttäjien tarpeiden suhde erilaisiin tekijöihin.

Riippuen käytettävästä

a) päätelaitteesta (selain työasemassa, kännykässä tai kannettava tietokoneessa, sähköpostiohjelma, RSS-syötteenlukija jne.),
b) kyselymenetelmästä (hakulaatikko, lomake, OLAP- tai Ad Hoc -työkalu jne.),
c) esitysmuodosta (taulukko, kaavio, mittaristo, kartta jne.) ja
d) tulostusmuodosta (Excel, PDF, PowerPoint, XML, CSV jne.),

sekä näiden yhdistelmistä, ja yllämainituista käyttäjäryhmittäisistä ominaisuuksista, voidaan tehdä huomattavasti käytännönläheisempiä päätöksiä siitä, millaisilla ratkaisuilla erilaisten käyttäjäryhmien tarpeet voidaan täyttää.

Todennäköisesti yrityksissä tämän pohdinnan perusteella havaitaan, että parhaaseen tulokseen päästään, kun ei lähdetä yhdestä lukkoon lyödystä BI-työkalusta, vaan tarjotaan erilaista “ratkaisu-mixiä” erilaisille käyttäjille.

Ensi kerralla vinkkejä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemisesta.
 

Mikko Muurinen

Vaihtui vuosikymmen ja vuosi, kuten Hector jo niin monta vuosikymmentä sitten lauloi… Nähtäväksi jää, millaisen kuosin liiketoimintatiedon hyödyntäminen 2010-luvulla saa. Vaihtuuko esim. jokin perinteinen raportointitapa uuteen?

Vanhaan tuttuun tapaan tässäkin blogissa tehdään omia arvioita tulevan vuoden trendeistä. En nyt heittele kivoja ja uusia teknisiä trendejä, vaan pohdin sitä, mitkä hiljaiset signaalit viime vuosina ovat voimistuneet asiakkaidemme kehitysprojekteissa. Tässä siis ennusteita vuoden 2010 Business Intelligence -trendeistä:

Ulkoisen ja sisäisen tiedon kattava yhdistäminen
Yksi keskeinen, jo vahvistunut suuntaus on se, että pyritään yhdistämään sisäiseen tietoon mahdollisimman paljon tietoa ympäröivästä maailmasta. Omat talous-, projekti- ja asiakastiedot saavat tukea mm. yleisistä talousluvuista, kilpailijatiedosta, uutisista, wiki-tyyppisestä tiedosta ja analyytikkoarvioista.

Kun näitä tietoja yhdistellään, esim. karttakäyttöliittymälle, saadaan huomattavan paljon kattavampi kokonaiskuva oman yrityksen tilanteesta suhteessa markkinoihin ja kilpailijoihin. Jokapäiväistä päätöksentekoa voi tukea helposti saattamalla tällainen palvelu kaikkien tarvitsijoiden saataville.

Business Intelligencen hyödyntäminen uusilla osa-alueilla
Vuosien varrella olemme useasti törmänneet sellaisiin osa-alueisiin, joissa yrityksissä on yleisemminkin paljon kehitettävää raportointi- / liiketoimintatiedon hyödyntämisen mielessä… Alla muutamia niistä:

Asiakkaille tarjottava raportointi
Yrityksistä ulospäin lähtevä tieto on usein hyvin alkeellista tai puutteellista. Asiakaspalvelua ja asiakastyytyväisyyttäkin voitaisiin parantaa tarjoamalla parempaa laatua myös raportoinnissa.

Tällaisia asiakkaille tarjottavia lisäpalveluita voisivat olla esim. ajastetusti tai hälytysrajoihin perustuva asiakkaille lähetettävä henkilökohtainen raportointi (mm. kuukausiyhteenvedot jne.) tai asiakkalle tarjottava mahdollisuus päästä extranet-palvelun kautta pyörittelemään omia tietojaan.

HR-raportointi

HR:n tarpeet ovat jääneet usein talous- ja tuotantonäkökulmien alle niin toiminnanohjausjärjestelmien, kuin muidenkin järjestelmien raportoinnissa ja niiden tietojen hyödyntämisessä. Eri järjestelmistä löytyvää HR-tietoja voitaisiin hyödyntää huomattavasti enemmän esim. päivittäisjohtamisen tukena, työsuhteiden elinkaarten analysoinnissa ja osaamisen hallinnassa.

Henkilöstöhallinnossa pitäisi pystyä arvioimaan mahdollisimman hyvin tulevia tilanteita. Eteenpäin katsominen ja proaktiivinen toiminta kaipaisi esim. mahdollisuuksia mallintaa, simuloida ja ennustaa erilaisia skenarioita olemassa olevan tiedon pohjalta.

Tällä hetkellä monessa yrityksessä henkilöstöön liittyvien tietojen yhdistely on pitkälti käsityötä, eikä erilaisia esittämis- ja visualisointikeinoja käytetä ymmärrettävyyden parantamiseksi samalla tavalla kuin esim. johdon raportoinnissa.

Toiminnanohjausjärjestelmän tietojen raportointi

ERPeissä käyttämättä makaava tieto voisi olla erittäin tärkeä voimavara yrityksille. Toiminnanohjausjärjestelmiin on usein satsattu paljon rahaa ja resursseja, mutta raportointi on usein jäänyt vakioraporttien varaan.

Tietojen jakaminen ERP-järjestelmän käyttäjien ulkopuolelle saattaa olla mahdotonta tai vaatia ylimääräisiä työvaiheita. Tietojen yhdistäminen erp-järjestelmän ”tietosiiloista” sekä muista sisäisistä ja ulkoisista lähteistä on tehty hankalaksi. Tietojen esittäminen ja visualisointi sekä helppokäyttöisyys ei ole perinteisesti se asia, joista ERP-järjestelmiä kiitellään. Tämän lisäksi raporttien kehittämisen työmäärät voivat olla ERPien välinein melkoisia ja raportit vaikeasti toteutettavia.

Tämä vuosi on useimmissa yrityksessä liiketoimintatiedon kehittämisen aikaa. Miten pystytään ennakoimaan tapahtuvat muutokset niin taloudessa, henkilöstössä, asiakaskunnassa ja prosessien toimivuudessa? Miten varmistetaan, että päätöksen tukena oleva tieto on ajantasaista, ristiriidatonta ja luotettavaa? Miten saadaan lukuisista järjestelmistä, uutislähteistä, tiedostoista ja ulkoisista palveluista koottua kokonaiskuva liiketoiminnan sujumisesta? Uskoisin, että mm. tällaisten kysymysten parissa meilläkin riittää työsarkaa kuluvana vuonnakin.
Seuraavassa Linkkitiistai-kirjoituksessa poimin näitä pohdintoja täydentämään ja haastamaan muutamia muita näkemyksiä netistä…

Mitkä ovat teidän ennusteenne vuodelle 2010? Kommentteja?

Mikko Muurinen

Vuoden viimeisenä päivänä vedämme yhteen blogimme tämän vuoden viisi luetuinta kirjoitusta.

Luetuimmat blogikirjoitukset 2009

• Business Intelligence -trendit 2009
  16.1.2009
• Miten hyödyntää SaaS-ohjelmien tietoja?
  1.7.2009 
• OLAP ei ole kuutio
  25.3.2009 
• Maailma muuttuu, muuttuuko Business Intelligence?
  8.5.2009
• Mikä mättää tiedon hyödyntämisessä?
  31.8.2009

Palaamme taas vuodenvaihteen jälkeen mm. uusien trendien ja Business Intelligence-vinkkien kera…

Onnellista vuotta 2010!

Mikko Muurinen

Kirjoitussarja Business Intelligencen hyödyntämisvinkeistä jatkuu…

Vinkki 2: Anna asiakkaiden kanssa työskenteleville (ja työskentelevistä) tarvittava tieto

Harvemmin törmää erinomaiseen asiakaspalveluun. Kun niin tapahtuu, on usein seurauksena selkeä etu kilpailijoihin nähden. Itse sain todella hyvän kokemuksen erään aiemmin minulle tuntemattoman yrityksen asiakaspalvelusta, kun heiltä otettiin minuun yhteyttä erittäin ammattitaitoisesti. Yritys pääsi minun mielessäni heti aiemmin käyttämiemme kilpailijoiden tasalle ja harkitsemme varmasti vakavasti heidän kanssaan toimimista kun seuraava tarve tulee.

Yleisesti yrityksen tulos rakentuu asiakkaiden kanssa työskentelevien henkilöiden jokapäiväisten yksittäisten pienten päätösten seurauksena. Kun ero kilpailijoiden välillä on pieni, ratkaiseviksi tekijöiksi nousevat helposti inhimilliset seikat; kuinka asiakaspalvelija on toiminut ja käyttäytynyt sekä kuinka hyvin hän on asiansa osannut.

Jos yrityksestänne valitaan satunnaisesti henkilö, joka on nk. “operatiivisissa tehtävissä”, kuinka hyvin luulet hänen tietävän firman liiketoiminnan todellisen tilanteen ja sen, kuinka hänen toimintansa siihen vaikuttaa?

Kuinka moni tietää, onko ollut palkkansa arvoinen kuluneen viikon tai puolen vuoden aikana? Miten omat toimet ovat vaikuttaneet siihen, onko kassassa enemmän rahaa kuin kuukausi sitten? Entä asiakastyytyväisyystavoitteiden saavuttamiseen?

Monessa paikassa vielä alkutekijöissään oleva kannattavuusraportointi pitäisikin uskaltaa ulottaa – tavoitteiden seurannan ohella – mahdollisimman monen käytettäväksi.

Tämän lisäksi kokonaiskuva asiakkaasta eri järjestelmissä, ennusteineen ja arvioineen tulisi saattaa “lattiatasolle” saakka.

Miten arvokasta olisikaan asiakkaalle, että henkilöllä, joka hänen asiaansa hoitaa, olisi tarvittavat tiedot käsillä, päätöksenteon apuna ja asiakkaalle lisäarvoa tuottamassa?

Sen lisäksi että tietoa annetaan jokaiselle tarvitsevalle, sitä pitää tuottaa myös henkilöstöstä. Henkilöstörakenteen ja suoritteiden lisäksi tärkeitä tietoja ovat mm. työtyytyväisyys sekä ilmapiiriin ja jaksamiseen liittyvät asiat.

Pienikin henkilöstön motivaation tai työjaksamisen parannus voi olla ratkaiseva tekijä kilpailuedun syntymisessä. Lähiesimiehet toivottavasti saavat signaaleja työssä jaksamisesta, mutta tieto saattaa olla kadoksissa jo kolmannella portaalla, jossa voitaisiin paremmin tehdä esim. osamiseen, koulutukseen ja jaksamiseen liittyviä linjauksia. Joskus tuloksen syntyminen voi olla kiinni niinkin pienestä asiasta kuin äänenpaino tai sanaton viestintä.

Kannattaa siis pitää huoli siitä, että asiakkaiden kanssa työskentelevien tietotarpeet täyttyvät, mutta myös siitä, että osaamista ja jaksamista seurataan.

Ensi kerralla vinkkejä raportointitarpeiden ja hyödyntäjien kartoituksesta, sekä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemista.

Mikko Muurinen

Business Intelligence -blogissa alkaa nyt kirjoitussarja, jossa käydään tosielämän esimerkkien kautta läpi muutamia tärkeitä asioita, joita kannattaa huomioida omien liiketoimintatietojen hyödyntämisessä.

Vinkki 1: Panosta tiedon laatuun edes ulospäin näkyvissä järjestelmissä

Kuinka monta kertaa olet saanut lehtitarjouksen lehdestä, joka sinulle tulee jo? Autohuoltotarjouksia edellisille autoillesi? Laskuja virheellisellä nimellä tai osoitteella? Virheellistä saatavuustietoa nettipalvelusta?

Vaihdoin itse muutama vuosi takaperin sähköntoimittajaa. Jostain syystä uuden toimittajan järjestelmiin oli kirjaantunut osoite vähän virheellisesti kirjoitettuna. Posti toi joskus laskut oikeaan aikaan, mutta joinain kertoina erillisen selvitysmerkinnän kanssa… Halusin selvittää asian ja otin yhteyttä asiakaspalveluun. Asiakaspalvelu ottikin korjaustiedot vastaan ja laskut tulivat taas oikeaan osoitteeseen. Jonkin ajan kuluttua laskut alkoivat taas kiertää postin selvityksen kautta, osoite oli palautunut vääräksi, mutta asiakaslehti tuli kummallista kyllä oikealla osoitteella…

Pyysin asiaa korjattavaksi ja näin taas tapahtui. Jostain kumman syystä aiempi virheellinen osoite ponnahti taas hiljattain laskujen ongelmaksi. Kun tällä kertaa otin asiaa korjattaessa puheeksi sen, että voisimme tulla keskustelemaan tiedon laatuun liittyvissä asioissa, todettiin yrityksestä, että kaikki tiedon laatuun liittyvät ratkaisut ovat kunnossa. Ovatkohan?

Tämän esimerkin kaltaisia tapauksia sattuu tässäkin maassa varmasti jollekulle päivittäin. Liiketoimintatietojen lähteet alkavat itsepalvelun lisäämisen ja järjestelmien liittymien ansiosta olla yhä moninaisempia. Huonot tietojen syöttämisen käyttöliittymät, ohjeistukset ja prosessit tuovat lisää mahdollisuuksia inhimillisille virheille. Kerran jossain järjestelmässä korjattu tieto ei leviä muualle ja saattaa korvautua satunnaisesti virheellisellä tiedolla muualta.

Se mitä huono tiedon laatu maksaa, ei synny ainoastaan siitä, että jokin prosessi ei toimi ja se joudutaan tekemään uudestaan. Kustannuksia voi tulla myös laadun varmistamisen manuaalisesta työstä, sekä siitä, että jotkin prosessit eivät toimi niin tehokkaasti kuin olisi mahdollista. Huono tiedon laatu voi tarkoittaa turhia kustannuksia esim. suoralähetysten kohderyhmän väärin mitoittamisessa, vastuukysymyksiä virhetilanteissa, asiakastyytymättömyyttä, turhaa manuaalityötä, toistettavia työvaiheita tai menetettyjä liiketoimintamahdollisuuksia.

Liiketoimintatiedon oikeellisuus on yksi yrityksen luotettavuuden kulmakivistä. Ainakin ulospäin näkyvissä palveluissa sen kannattaisi olla kunnossa. Tiedon laadun pitää näkyä viivan alapuolella.

Seuraavissa kirjoituksissa käsitellään mm. asiakaspalvelun tarvitsemia tietoja, raportointitarpeiden ja hyödyntäjien kartoitusta sekä eri toteutusvaihtoehtojen punnitsemista.

Mikko Muurinen

Nyt jos koskaan on firmoille elintärkeää hyödyntää olemassa olevia tietojaan. Firmat, jotka eivät päästä henkilöstöään tai tärkeitä sidosryhmiään tietoon, tulevat jäämään jalkoihin nousun taas koittaessa. Ne jotka eivät anna kaikkien hyödyntää tietoa, menettävät monta mahdollisuutta. Ne, jotka eivät pidä huolta siitä, että tieto on oikeaa, tekevät vääriä johtopäätöksiä ja suunnittelevat toimintaansa väärin perustein.

Tyypillisesti liiketoimintatietoja pystyy hyödyntämään ainoastaan pieni osa yritysten henkilöstöstä. Lisäksi hyvin harva yritys hyödyntää yli puolta siitä tiedosta, mitä heillä on kerättynä.

Jos tietoihin kuitenkin päästään, ongelmaksi nousee usein se, että kokonaiskuvaa täytyy metsästää usealta luukulta. Jos tiedot pitää vielä yhdistää käsin, vaikeiden työkalujen ehdoilla, jää tämä usein tekemättä.

Kaiken lisäksi tiedot eivät usein ole ajantasaisia, oikealla tarkkuustasolla, ristiriidattomia tai ylipäätään laadukkaita.

Miksi ihmeessä tietämykseen tehtyjä investointeja ei hyödynnetä paremmin? Henkilöt ja asiakkaat vaihtuvat, teknologiat muuttuvat, mutta tieto, joka on kerätty, on pysyvä pääoma.

Ongelmat eivät ole ihan pieniä. Suomessakin yli puolet työvoimasta kuuluu Tilastokeskuksen mukaan nk. informaatioammattilaisiin. Jos esimerkiksi keskikokoisessa firmassa puolet porukasta yrittää turhaan etsiä, koota ja analysoida tietoa päivän viikossa, merkitsee se miljoonien kustannuksia vuodessa. IDC:n tutkimus¹ kertoo jopa 20% tietotyöläisten työajasta menevän tällaisiin tehtäviin… Ajatella, jos tästä saisi nipistettyä vaikkapa 5% pois!

Usein unohdetaan, että päätöksiä ja kilpailuetua syntyy jokapäiväisessä toiminnassa, ei ainoastaan johdon ja analyytikoiden työpöydillä. Jos taataan helppokäyttöinen pääsy informaatioon kaikille tarvitsijoille, hoidetaan jakelu kuntoon, yhdistellään tietoa valmiiksi ja huolehditaan tiedon oikea-aikaisuudesta ja oikeellisuudesta, ollaan jo ihan eri tasolla yrityksen lähtökohdissa päihittää kilpailijat.

Kannattaa nähdä hieman vaivaa ja miettiä, miten oikeasti oma yritys saadaan hyödyntämään jo tehtyjä investointeja ja tietopääomaa, tekniikasta asia ei ole kiinni. Vaatikaa sekä sisäisesti että yhteistyökumppaneilta Business Intelligence- eli liiketoimintatiedon hyödyntämisen alueella enemmän.

Haasteena voisi ehkä heittää ajatuksen; jos Business Intelligence ei ole säästänyt tai tuottanut miljoonaa, ei sitä käytetä oikein. Käytetäänkö teillä?

Oikein hyvää syksynalkua,

Mikko Muurinen

Internetin kautta palveluna käytettäviä myynnin, markkinoinnin ja asiakkuudenhallinnan tietoja käsitteleviä CRM-ohjelmistoja voidaan hyödyntää yrityksissä paljon nykyistä tehokkaammin. Ohjelmistojen integraatio säästäisi työaikaa, toisi liiketoimintaan enemmän ennustettavuutta ja parantaisi strategisen asiakastiedon hyödyntämistä.

Palveluna käytettävien software as a service (SaaS) -ohjelmistojen käyttö on kovaa vauhtia yleistymässä. IDC:n arvion mukaan palveluna tarjottavien ohjelmistojen käyttö kasvaa vuoden 2009 aikana 40 %, ja eri arviot ennustavat SaaS-ohjelmistoille 9–30 % markkinaosuutta muutaman vuoden sisällä. SaaS-palveluista suosittuja ovat erityisesti CRM- ja taloushallintosovellukset.

Monia yrityksiä houkuttaa SaaS-mallin helppous: ei asennuksia, ei ylläpitoa. Ongelmana on kuitenkin usein integroitavuus muihin tietojärjestelmiin. Kun SaaS-ohjelmisto pyörii muista järjestelmistä erillään, sen sisältämää tietoa ei pystytä kunnolla hyödyntämään.

Tietojen tuominen SaaS-ohjelmistoista toisi yrityksille monia hyötyjä. Esimerkiksi myynnin ja varastonhallinnan tietojen yhdistäminen helpottaisi kysynnän ennakointia, jolloin varastoja voisi optimoida entistä paremmin. Myynnin tietojen yhdistäminen taloushallintoon taas parantaisi talouskehityksen ennakoitavuutta.

Myynnin, markkinoinnin, laskutuksen, puhelinpalvelun ja muiden järjestelmien tietoja voisi myös integroida yhdeksi asiakaskohtaiseksi näkymäksi, jolloin asiakkuuksien kehitystä voitaisiin seurata paljon paremmin ja asiakaspalvelu nopeutuisi. Myös asiakaspalautteena tulevat tiedot tuotteiden ja palvelujen puutteista voitaisiin hyödyntää tehokkaammin, jos tiedot integroitaisiin myynnin, tuotekehityksen ja laadunhallinnan järjestelmiin.

Integrointipanostus kannattaa, sillä jo melko pienessäkin yrityksessä työntekijöiltä kuluu niin paljon vuosittaista työaikaa manuaaliseen tiedonhakuun ja -käsittelyyn, että investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin. Puhumattakaan sen aiheuttamista kustannuksista, kun tärkeä tieto jää kokonaan käyttämättä ja bisnespäätöksiä tehdään mutu-tuntumalla.

Markku Sillanmikko

Tämänvuotinen Information Builders Summit –käyttäjäkonferenssi Nashvillessä osoitti asennetta. Viesti oli selkeä; vaikka elämmekin globaalisti vaikeampia aikoja, tärkeiksi koettuja asioita ei tule sivuuttaa. Siispä myöskään näiden asioiden käsittelemiseen tarkoitettua foorumia ei lähdetty millään tavoin karsimaan saati peruuttamaan. Ihmiset tarvitsevat tietoa myös – tai oikeastaan etenkin – näinä vaikeina aikoina.

Maailmantalouden tilanteesta, sekä tietyn influenssapandemian uhasta huolimatta konferenssin avauspäivänä suuri sali täyttyi laajasta kirjosta business intelligence -osaajia – niin käyttäjiä kuin kehittäjiäkin. Tilaisuuden ensimmäisen ohjelmanumeron tarjonneen koomikon poistuessa lavalta hymyt konferenssivieraiden suupielillä kertoivat, ettei kukaan tullut paikalle ainakaan synkistelemään. Countrymusiikin kyllästämä Nashville ei muutenkaan ollut huono valinta konferenssin pitopaikaksi tyytyväisen ja virkeän oloisista vieraista päätellen.

Itse konferenssin informaatioanti jakaantui karkeasti teknis- ja businesspainotteisiin linjoihin. Teknisemmille osaajille tarjottiin pintaa syvemmälle meneviä esityksiä Information Buildersin tuotepaletista sekä erityisiä tilaisuuksia (“labroja”) joissa käyttäjä itse pääsi käsiksi työkaluihin.
Enemmän liiketoimintapuolelle kallellaan oleville vieraille mielenkiintoista antia olivat erityisesti luennot, joissa asiakkaat itse esittelivät edellä mainitun tuotepaletin kautta toteutettuja yrityskohtaisia ratkaisuja.

Esitellyt ratkaisut osoittivat, kuinka erilaisin ja innovatiivisin tavoin oikeanlaisen liiketoimintatiedon jakaminen ja hyväksikäyttö voidaan valjastaa kilpailuetua luovaksi tekijäksi yrityksissä. Ratkaisujen tuottamat tulokset puhuivat myös omaa kieltään; oikeanlaisen informaation jakaminen ja niiden pohjalta oikeiden päätösten tekeminen on tärkeä tekijä yrityksen menestyksessä. Menestyskään ei tarkoita ainoastaan kustannussäästöjä tai kasvaneita tulovirtoja; esimerkiksi yhdysvaltalaisen kaupungin Richmondin poliisilaitos esitteli oman business intelligence -ratkaisunsa, jonka avulla rikollisuus kaupungissa oli huomattavasti vähentynyt.

Tilaisuuksien ja esittelyjen lisäksi tämän käyttäjäkonferenssin tiedonjaossa oli kyse vieraiden keskinäisestä kanssakäymisestä. Konferenssi oli oivallinen tilaisuus verkostoitua ja ennen kaikkea jakaa tietoa siitä, kuinka yritykset saavat heille räätälöidyistä business intelligence -ratkaisuista parhaan mahdollisen tuloksen irti. Oli ilahduttavaa huomata, kuinka avoimesti vieraat olivat myös kokemuksiaan valmiita jakamaan. Kuten aiemmin todettua, varsinkin nyt on erityisen tärkeää, että oikea tieto tavoittaa oikeat henkilöt, jotta näistä haastavista ajoista myös päästäisiin yli. Tätä tarkoitusta tämänvuotinen käyttäjäkonferenssi palveli onnistuneesti.

Anssi Falk

Valtaosa yritysten toiminnoista on ollut huikean mylläyksen kohteena viimeisten vuosien ajan. Henkilöstöosastoja ei voi verrata muutaman vuoden takaiseen. Viestintäyksiköiden tehtävät ovat laajentuneet. Talousosastoilla ollaan aivan uudenlaisten haasteiden edessä. Kentällä vaatimukset ovat kasvaneet ja työn luonne muuttunut.

Organisaatioyksiköille on määritelty uusia tavoitteita, ulottuvuuksia, johtamismenetelmiä ja mittareita. Sama on tapahtunut yksittäisille työtehtäville ja toimenkuville.

Tämä trendi jatkuu varmasti myös jatkossa. Staattiseen yritysmaailmaan ei ole paluuta.

Keskeytä blogin lukeminen hetkeksi. Käy katsomassa nykyisestä BI- tai raportointijärjestelmästäsi, onko siinä otettu kaikki uudet kysymykset huomioon. Tee se nyt.

Siis heti.

Ok, pystytkö nyt kertomaan miten järjestelmissä otetaan muuttunut liiketoimintaympäristö huomioon? Lähestytäänkö järjestelmässä asioita työkalu- vai tuloslähtöisesti? Kuluuko asiantuntijoiden työaikaa vaikean systeemin selittämiseen? Tarkastellaanko yrityksen tilaa taustapeilistä?

Luulen, ettei suuressa osassa yrityksiä BI ole pysynyt vaatimusten mukana. Johtuisiko se väärästä ajattelumallista?

Olemassa olevia ajattelumalleja on vaikeaa kyseenalaistaa. Klaudios Ptolemaioksen maakeskeinen teoriakin vallitsi 1500 vuotta. Ihmiset uskoivat siihen, koska se toimi ainakin suurin piirtein, eikä juuri kenenkään intresseissä ollut teorian kyseenalaistaminen. Teoria murtui vasta 1600-luvun alussa Johannes Keplerin työn myötä.

Mitä uudet ajattelumallit voisivat olla Business Intelligencessä? Ehkä enemmän pitäisi viedä liiketoimintatiedon hyödyntämistä lähelle liiketoimintaa… Järjestelmien tulisi käyttäjilleen jotain eteenpäin kertomisen arvoista.

Operatiivista raportointia voi kohdentaa liiketoimintaprosesseissa todettuihin ongelmakohtiin ja tapahtumiin. Pelkkä raporttiportaaliin tai dashboardeihin tukeutuminen ei tyydytä kaikkia tarpeita. Kun esim. asiakaspalvelija saa rutiinista poikkeavan tapauksen, hänen päätöksentekoaan voidaan auttaa antamalla automaattisesti tietoa, kuinka muualla on vastaavissa tapauksissa menetelty.

Tietämystä ja toimintamalleja pitää pystyä tekemään päätöksentekoa varten jo ennakkoon. On erittäin tärkeää helpottaa mm. erilaisten skenarioiden vertailua. Sama asiakaspalvelija voisi saada huomattavaa apua siitä, jos hänellä olisi tilanteen ollessa päällä, käytössään tietoa, kuinka erilaisten päätöksen yksityiskohtien muutokset vaikuttavat lopputulokseen. Ennustemallit, simulointi ja analysointi tulisi tuoda helpossa ja kevyessä muodossa osaksi operatiivista toimintaa.

Mikään ajattelumallin muutos ei merkitse välttämättä suuria kustannuksia, päinvastoin, kustannustehokkuuden tulee olla tavoitteena ja asenteena.

Vaatikaa järjestelmätoimittajilta, meiltä ja muilta, enemmän. Vaatikaa että ratkaisut perustuvat omiin toimintamalleihinne. Nykytilanteessa kilpailuetua ei voi saavuttaa työkalulähtöisesti, samoin standardivälinein. Niillä voidaan pysyä vain pinnalla.

Onko sinun firmassasi kilpailuetu paremmassa jamassa kuin kolme vuotta sitten?

Kommentoi.

Mikko Muurinen