Miten hyödyntää SaaS-ohjelmien tietoja?

Internetin kautta palveluna käytettäviä myynnin, markkinoinnin ja asiakkuudenhallinnan tietoja käsitteleviä CRM-ohjelmistoja voidaan hyödyntää yrityksissä paljon nykyistä tehokkaammin. Ohjelmistojen integraatio säästäisi työaikaa, toisi liiketoimintaan enemmän ennustettavuutta ja parantaisi strategisen asiakastiedon hyödyntämistä.

Palveluna käytettävien software as a service (SaaS) -ohjelmistojen käyttö on kovaa vauhtia yleistymässä. IDC:n arvion mukaan palveluna tarjottavien ohjelmistojen käyttö kasvaa vuoden 2009 aikana 40 %, ja eri arviot ennustavat SaaS-ohjelmistoille 9–30 % markkinaosuutta muutaman vuoden sisällä. SaaS-palveluista suosittuja ovat erityisesti CRM- ja taloushallintosovellukset.

Monia yrityksiä houkuttaa SaaS-mallin helppous: ei asennuksia, ei ylläpitoa. Ongelmana on kuitenkin usein integroitavuus muihin tietojärjestelmiin. Kun SaaS-ohjelmisto pyörii muista järjestelmistä erillään, sen sisältämää tietoa ei pystytä kunnolla hyödyntämään.

Tietojen tuominen SaaS-ohjelmistoista toisi yrityksille monia hyötyjä. Esimerkiksi myynnin ja varastonhallinnan tietojen yhdistäminen helpottaisi kysynnän ennakointia, jolloin varastoja voisi optimoida entistä paremmin. Myynnin tietojen yhdistäminen taloushallintoon taas parantaisi talouskehityksen ennakoitavuutta.

Myynnin, markkinoinnin, laskutuksen, puhelinpalvelun ja muiden järjestelmien tietoja voisi myös integroida yhdeksi asiakaskohtaiseksi näkymäksi, jolloin asiakkuuksien kehitystä voitaisiin seurata paljon paremmin ja asiakaspalvelu nopeutuisi. Myös asiakaspalautteena tulevat tiedot tuotteiden ja palvelujen puutteista voitaisiin hyödyntää tehokkaammin, jos tiedot integroitaisiin myynnin, tuotekehityksen ja laadunhallinnan järjestelmiin.

Integrointipanostus kannattaa, sillä jo melko pienessäkin yrityksessä työntekijöiltä kuluu niin paljon vuosittaista työaikaa manuaaliseen tiedonhakuun ja -käsittelyyn, että investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin. Puhumattakaan sen aiheuttamista kustannuksista, kun tärkeä tieto jää kokonaan käyttämättä ja bisnespäätöksiä tehdään mutu-tuntumalla.



Markku Sillanmikko

Linkkitiistai 23.6.2009

Tällä kertaa tarkastelemme Business Intelligence -kulttuuria ja sen ihmisnäkökulmaa, Business Intelligence- ja liiketoimintasovellusten yhteiseen kehittämiseen liittyviä kuvioita sekä sitä, kuinka yritykset voivat välttää joutumasta erillisten ja keskenään keskustelemattomien data-siilojen vangiksi.


BeyeNETWORKin blogissa Dave Wells kirjoittaa Business Intelligencen ihmisaspektista ja Business Intelligence -kulttuurista. Business Intelligence pitäisi määrittää enemmän ihmiskeskeisesti. Intelligence - älykkyys syntyy siitä, että pystytään järkeistämään, suunnittelemaan, ratkaisemaan ongelmia, abstraktoimaan, ymmärtämään, innovoimaan ja oppimaan. Nämä ovat inhimillisiä ominaisuuksia. Teknologian tulee avustaa, ei olla lähtökohta.

• BeyeNETWORK: Analytic Culture – Does It Matter?, Dave Wells, 3.6.2009
  

CIO Newsin artikkelissa käsitellään sitä, kuinka tärkeää on saada liiketoimintasovellusten kehittäjät työskentelemään tiiviisti BI-kehittäjien, jotta saadaan luotua integroitu liiketoimintatiedon hyödyntämisen strategia. Shaku Atre kirjoittaa BeyeNETWORKin kolumnissa samaan asiaan liittyen siitä, kuinka nykyisten BI-ratkaisuiden kehittämisessä tulee ottaa entistä laajemmalti asioita huomioon.

• CIO News: Integrated business intelligence strategy spans app, BI developers, Christina Torode, 9.6.2009
• BeyeNETWORK: What Is So Different About Business Intelligence Today?, Shaku Atre, 18.6.2009

Rick Sherman pohtii Data Doghousen kahdessa blogikirjoituksessa erilaisia syitä, joiden takia yritykset ajautuvat erillisiin data-siiloihin yhtenäisen ja keskitetyn "yksi versio totuudesta" tavoitteen sijaan. Yritykset eivät ajoissa näe integraatioon liittyviä ongelmia, vaan elävät erillisten ERP, DW, BI, CPM, MDM, CDI ja PIM -ratkaisuiden tietokantojen kanssa. Tietojen yhdistäminen kokonaisen liiketoimintanäkymän saamiseksi voi olla hyvin työlästä. Ristiriitaiset tiedot johtuvat usein siitä, että taustalla olevat järjestelmät määrittelevät samojakin tietoja eri tavoin.

• The Data Doghouse: People, Process and Politics - We All Hate Data Silos, So Why do They Happen?, 29.5.2009
• The Data Doghouse: People, Process & Politics: Stop the (Integration) Madness, 18.6.2009

Mikko Muurinen

Summit 2009 tarjosi paljon

Tämänvuotinen Information Builders Summit –käyttäjäkonferenssi Nashvillessä osoitti asennetta. Viesti oli selkeä; vaikka elämmekin globaalisti vaikeampia aikoja, tärkeiksi koettuja asioita ei tule sivuuttaa. Siispä myöskään näiden asioiden käsittelemiseen tarkoitettua foorumia ei lähdetty millään tavoin karsimaan saati peruuttamaan. Ihmiset tarvitsevat tietoa myös – tai oikeastaan etenkin – näinä vaikeina aikoina.

Maailmantalouden tilanteesta, sekä tietyn influenssapandemian uhasta huolimatta konferenssin avauspäivänä suuri sali täyttyi laajasta kirjosta business intelligence -osaajia – niin käyttäjiä kuin kehittäjiäkin. Tilaisuuden ensimmäisen ohjelmanumeron tarjonneen koomikon poistuessa lavalta hymyt konferenssivieraiden suupielillä kertoivat, ettei kukaan tullut paikalle ainakaan synkistelemään. Countrymusiikin kyllästämä Nashville ei muutenkaan ollut huono valinta konferenssin pitopaikaksi tyytyväisen ja virkeän oloisista vieraista päätellen.

Itse konferenssin informaatioanti jakaantui karkeasti teknis- ja businesspainotteisiin linjoihin. Teknisemmille osaajille tarjottiin pintaa syvemmälle meneviä esityksiä Information Buildersin tuotepaletista sekä erityisiä tilaisuuksia ("labroja") joissa käyttäjä itse pääsi käsiksi työkaluihin.
Enemmän liiketoimintapuolelle kallellaan oleville vieraille mielenkiintoista antia olivat erityisesti luennot, joissa asiakkaat itse esittelivät edellä mainitun tuotepaletin kautta toteutettuja yrityskohtaisia ratkaisuja.

Esitellyt ratkaisut osoittivat, kuinka erilaisin ja innovatiivisin tavoin oikeanlaisen liiketoimintatiedon jakaminen ja hyväksikäyttö voidaan valjastaa kilpailuetua luovaksi tekijäksi yrityksissä. Ratkaisujen tuottamat tulokset puhuivat myös omaa kieltään; oikeanlaisen informaation jakaminen ja niiden pohjalta oikeiden päätösten tekeminen on tärkeä tekijä yrityksen menestyksessä. Menestyskään ei tarkoita ainoastaan kustannussäästöjä tai kasvaneita tulovirtoja; esimerkiksi yhdysvaltalaisen kaupungin Richmondin poliisilaitos esitteli oman business intelligence -ratkaisunsa, jonka avulla rikollisuus kaupungissa oli huomattavasti vähentynyt.

Tilaisuuksien ja esittelyjen lisäksi tämän käyttäjäkonferenssin tiedonjaossa oli kyse vieraiden keskinäisestä kanssakäymisestä. Konferenssi oli oivallinen tilaisuus verkostoitua ja ennen kaikkea jakaa tietoa siitä, kuinka yritykset saavat heille räätälöidyistä business intelligence -ratkaisuista parhaan mahdollisen tuloksen irti. Oli ilahduttavaa huomata, kuinka avoimesti vieraat olivat myös kokemuksiaan valmiita jakamaan. Kuten aiemmin todettua, varsinkin nyt on erityisen tärkeää, että oikea tieto tavoittaa oikeat henkilöt, jotta näistä haastavista ajoista myös päästäisiin yli. Tätä tarkoitusta tämänvuotinen käyttäjäkonferenssi palveli onnistuneesti.


Anssi Falk

Linkkitiistai 26.5.2009

Linkkitiistai on taas lukutiistai.

Ennustaminen, erilaisten syiden ja seurausten ymmärtäminen ja tuleviin tapahtumiin varautuminen ovat yleensä oleellinen osa liiketoiminnan johtamista ja otettava huomioon siten myös business intelligence- tai liiketoimintatiedon hallinta-ratkaisuissa. Seuraavat tiedettä popularisoivat kirjat vievät lukijan hyvin vauhdikkaalla ja kiinnostavalla tavalla mukaan monisyiseen ja ongelmalliseenkin aihepiiriin:


Taleb, Nassim Nicholas (2007): Musta Joutsen - Erittäin epätodennäköisen vaikutus
http://beta.wikiversity.org/wiki/Nassim_Nicholas_Taleb_(2007):_Musta_Joutsen

Levitt, Steven D., Dubner, Stephen, J. (2006): Freakonomics - outoustalous
http://readme.fi/product.php?isbn=9789525592436

Gladwell, Malcolm (2007): Leimahduspiste.
http://beta.wikiversity.org/wiki/Gladwell,_Malcolm_(2000):_The_Tipping_Point


Nassim Nicholas Talebin kirja Musta Joutsen kertoo erittäin epätodennäkösistä tapahtumista, joita on mahdoton ennustaa ja joiden vaikutukset ovat erittäin vakavia.
Kirjassa käsitellään ennustamista melko monipuolisesti, useasta näkökulmasta, kritisoiden asiantuntijoita ja erilaisia menetelmiä.

Levittin ja Dubnerin Freakonomics-kirja käsittelee jokapäiväisten, mutta näennäisesti toisiinsa liittymättömien asioiden välisiä syy-seuraus-yhteyksiä. Kirja nostaa esiin useita outojakin yhteyksiä, jotka todistavat usein yleistä käsitystä vastaan. Lue myös uusia juttuja Freakonimics-blogista...

Malcolm Gladwellin Leimahduspiste kuvaa ideoiden, menestystuotteiden, trendien ja käyttäytymismallien leviämisen logiikkaa. Gladwell rinnastaa niiden leviämisen epidemioihin, ja osoittaa niiden leviävän kuin virusten. Gladwellin kaikki kirjat ovat herättäneet paljon keskustelua, ja Gladwell on saanut kiertää suosittuja talk show't kertomassa esim. uusimmasta kirjastaan Outliers.


Kesä on lukemisen kulta-aikaa... Mainitut kirjat löydät hyvinvarustellusta kirjastosta tai jos pidät oman kappaleen omistamisesta, vaihtoehtoisesti kirjakaupasta.


Hyviä lukuhetkiä,
Mikko Muurinen

Maailma muuttuu, muuttuuko Business Intelligence?

Valtaosa yritysten toiminnoista on ollut huikean mylläyksen kohteena viimeisten vuosien ajan. Henkilöstöosastoja ei voi verrata muutaman vuoden takaiseen. Viestintäyksiköiden tehtävät ovat laajentuneet. Talousosastoilla ollaan aivan uudenlaisten haasteiden edessä. Kentällä vaatimukset ovat kasvaneet ja työn luonne muuttunut.

Organisaatioyksiköille on määritelty uusia tavoitteita, ulottuvuuksia, johtamismenetelmiä ja mittareita. Sama on tapahtunut yksittäisille työtehtäville ja toimenkuville.

Tämä trendi jatkuu varmasti myös jatkossa. Staattiseen yritysmaailmaan ei ole paluuta.



Keskeytä blogin lukeminen hetkeksi. Käy katsomassa nykyisestä BI- tai raportointijärjestelmästäsi, onko siinä otettu kaikki uudet kysymykset huomioon. Tee se nyt.

Siis heti.



Ok, pystytkö nyt kertomaan miten järjestelmissä otetaan muuttunut liiketoimintaympäristö huomioon? Lähestytäänkö järjestelmässä asioita työkalu- vai tuloslähtöisesti? Kuluuko asiantuntijoiden työaikaa vaikean systeemin selittämiseen? Tarkastellaanko yrityksen tilaa taustapeilistä?

Luulen, ettei suuressa osassa yrityksiä BI ole pysynyt vaatimusten mukana. Johtuisiko se väärästä ajattelumallista?

Olemassa olevia ajattelumalleja on vaikeaa kyseenalaistaa. Klaudios Ptolemaioksen maakeskeinen teoriakin vallitsi 1500 vuotta. Ihmiset uskoivat siihen, koska se toimi ainakin suurin piirtein, eikä juuri kenenkään intresseissä ollut teorian kyseenalaistaminen. Teoria murtui vasta 1600-luvun alussa Johannes Keplerin työn myötä.

Mitä uudet ajattelumallit voisivat olla Business Intelligencessä? Ehkä enemmän pitäisi viedä liiketoimintatiedon hyödyntämistä lähelle liiketoimintaa... Järjestelmien tulisi käyttäjilleen jotain eteenpäin kertomisen arvoista.

Operatiivista raportointia voi kohdentaa liiketoimintaprosesseissa todettuihin ongelmakohtiin ja tapahtumiin. Pelkkä raporttiportaaliin tai dashboardeihin tukeutuminen ei tyydytä kaikkia tarpeita. Kun esim. asiakaspalvelija saa rutiinista poikkeavan tapauksen, hänen päätöksentekoaan voidaan auttaa antamalla automaattisesti tietoa, kuinka muualla on vastaavissa tapauksissa menetelty.

Tietämystä ja toimintamalleja pitää pystyä tekemään päätöksentekoa varten jo ennakkoon. On erittäin tärkeää helpottaa mm. erilaisten skenarioiden vertailua. Sama asiakaspalvelija voisi saada huomattavaa apua siitä, jos hänellä olisi tilanteen ollessa päällä, käytössään tietoa, kuinka erilaisten päätöksen yksityiskohtien muutokset vaikuttavat lopputulokseen. Ennustemallit, simulointi ja analysointi tulisi tuoda helpossa ja kevyessä muodossa osaksi operatiivista toimintaa.

Mikään ajattelumallin muutos ei merkitse välttämättä suuria kustannuksia, päinvastoin, kustannustehokkuuden tulee olla tavoitteena ja asenteena.

Vaatikaa järjestelmätoimittajilta, meiltä ja muilta, enemmän. Vaatikaa että ratkaisut perustuvat omiin toimintamalleihinne. Nykytilanteessa kilpailuetua ei voi saavuttaa työkalulähtöisesti, samoin standardivälinein. Niillä voidaan pysyä vain pinnalla.


Onko sinun firmassasi kilpailuetu paremmassa jamassa kuin kolme vuotta sitten?

Kommentoi.


Mikko Muurinen